KSeF a kody GTU

Czy w przypadku prowadzenia przeze mnie działalności gospodarczej, w ramach której sprzedaję również towary podlegające oznaczeniu kodami GTU, w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych (format XML) przesyłanych do KSeF mam obowiązek stosowania tych kodów? Do tej pory oznaczenia GTU stosowałem – na potrzeby JPK V7 – do całych faktur dokumentujących sprzedaż towarów objętych odpowiednimi kategoriami GTU - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Stosowanie kodów GTU na fakturze ustrukturyzowanej ma charakter fakultatywny.

Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, ustawodawca określił katalog elementów obligatoryjnych, jakie powinna zawierać faktura. Wśród tych elementów znajdują się m.in. data wystawienia, numer faktury, dane stron transakcji, nazwa towaru lub usługi, miara i ilość, cena jednostkowa oraz kwoty podatku. Jednocześnie należy podkreślić, że przepisy te nie przewidują obowiązku zamieszczania oznaczeń GTU jako elementu faktury. Oznacza to, że z punktu widzenia przepisów materialnych prawa podatkowego, kody GTU nie stanowią obligatoryjnego składnika faktury – niezależnie od jej formy, w tym również faktury ustrukturyzowanej.

Kwestia ta znajduje również potwierdzenie w dokumentacji technicznej dotyczącej funkcjonowania KSeF, w szczególności w broszurze informacyjnej odnoszącej się do struktury logicznej FA(3). Z dokumentu tego wynika, że poszczególne pola w strukturze XML faktury zostały podzielone na obligatoryjne, opcjonalne oraz fakultatywne. Pola obligatoryjne muszą zostać wypełnione, aby faktura została poprawnie przetworzona przez system, natomiast pola fakultatywne mogą być uzupełniane według uznania podatnika. Oznaczenia GTU zostały jednoznacznie zakwalifikowane jako pola fakultatywne, co oznacza, że brak ich wypełnienia nie wpływa na poprawność faktury ani na możliwość jej przesłania do KSeF.

Stosowanie kodów GTU na fakturze jest dobrowolne

W konsekwencji należy stwierdzić, że stosowanie kodów GTU w fakturach ustrukturyzowanych ma charakter dobrowolny. Jako podatnik nie jest Pan/Pani zobowiązany(a) do ich zamieszczania w strukturze XML faktury przesyłanej do KSeF. Decyzja w tym zakresie może być uzależniona od przyjętych w przedsiębiorstwie rozwiązań organizacyjnych, systemów księgowych lub potrzeb analitycznych, jednak nie wynika ona z obowiązujących przepisów prawa.

Jednocześnie należy wyraźnie rozróżnić obowiązki związane z fakturowaniem w KSeF od obowiązków ewidencyjnych w zakresie JPK V7. W tym drugim przypadku przepisy nie uległy zmianie, co oznacza, że nadal istnieje obowiązek oznaczania odpowiednich transakcji kodami GTU w ewidencji sprzedaży VAT. Dotychczasowa praktyka polegająca na przypisywaniu oznaczeń GTU do całych faktur w systemie księgowym – na potrzeby sporządzania pliku JPK V7 – pozostaje zatem w pełni prawidłowa.

Potwierdzenie powyższego stanowiska znajduje się również w przywołanej broszurze informacyjnej, w której wskazano, że w strukturze JPK VAT z deklaracją oznaczenia GTU stosowane są na poziomie ewidencji sprzedaży i odnoszą się do całej faktury dokumentującej daną transakcję. Tym samym, mimo wprowadzenia obowiązkowego systemu KSeF, zasady raportowania GTU w JPK V7 nie zostały zmodyfikowane.

Gdzie podawać kody GTU

Warto jednak zwrócić uwagę na istotny aspekt techniczny związany z ewentualnym stosowaniem kodów GTU w fakturach ustrukturyzowanych. W odróżnieniu od JPK V7, gdzie oznaczenie dotyczy całego dokumentu, struktura FA(3) przewiduje możliwość przypisywania kodów GTU na poziomie poszczególnych pozycji faktury, tj. elementu „FaWiersz”. Oznacza to, że w przypadku podjęcia decyzji o stosowaniu oznaczeń GTU w KSeF, konieczne będzie ich przypisywanie do konkretnych towarów lub usług wykazywanych na fakturze.

Rozwiązanie to zapewnia większą szczegółowość danych, jednak może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami po stronie podatnika, w szczególności w zakresie dostosowania systemów sprzedażowych i księgowych oraz prawidłowego przyporządkowania kodów GTU do poszczególnych pozycji asortymentowych. W praktyce może to oznaczać większy nakład pracy oraz konieczność wdrożenia odpowiednich procedur wewnętrznych.

Podsumowując, w aktualnym stanie prawnym:

• nie istnieje obowiązek stosowania kodów GTU w fakturach ustrukturyzowanych przesyłanych do KSeF – ich stosowanie ma charakter fakultatywny,
• brak oznaczeń GTU w fakturze ustrukturyzowanej nie wpływa na jej prawidłowość ani ważność,
• obowiązek stosowania kodów GTU w ewidencji sprzedaży na potrzeby JPK V7 pozostaje bez zmian,
• dotychczasowy sposób oznaczania faktur GTU w systemach księgowych dla celów JPK V7 jest nadal prawidłowy,
• w przypadku dobrowolnego stosowania GTU w KSeF, oznaczenia te należy przypisywać na poziomie pozycji faktury (FaWiersz), a nie całego dokumentu.

Reasumując, może Pan kontynuować dotychczasową praktykę w zakresie oznaczania GTU dla celów JPK V7, natomiast w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych decyzja o stosowaniu tych kodów pozostaje dobrowolna i powinna być uzależniona od potrzeb organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Rafał Styczyński, doradca podatkowy