Do limitu 10 000 zł należy wliczać łączną wartość brutto wszystkich faktur, które co do zasady powinny być wystawione w KSeF, a więc takich, które nie korzystają z żadnego ustawowego wyłączenia. O tym, czy dana sprzedaż zwiększa limit, decyduje przede wszystkim to, czy dana faktura podlegałaby obowiązkowi wystawienia w KSeF. Szczegóły w uzasadnieniu.
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
Co jest wyłączone z limitu
Obliczając wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami w danym miesiącu dla potrzeb ustalenia, czy został przekroczony próg 10 000 zł, należy w pierwszej kolejności prawidłowo określić, jakie dokumenty podlegają uwzględnieniu w tym limicie oraz w jaki sposób ustalić ich wartość.
Podstawową zasadą jest to, że do limitu 10 000 zł wlicza się wszystkie kwoty brutto, a więc łącznie z należnym VAT, wynikające z faktur, które – co do zasady – podatnik byłby zobowiązany wystawić przy użyciu KSeF. Oznacza to, że sumowaniu podlegają pełne wartości sprzedaży wykazane na tych fakturach, bez pomniejszania ich o VAT. W praktyce zatem nie bierze się pod uwagę wyłącznie wartości netto sprzedaży, lecz całą kwotę należną od nabywcy, wskazaną na fakturze jako kwota do zapłaty.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
Kluczowe znaczenie ma ustalenie, które faktury są objęte potencjalnym obowiązkiem wystawienia w KSeF, ponieważ tylko one wchodzą do limitu. Jeżeli dana faktura – ze względu na przepisy szczególne – w ogóle nie podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF, wówczas jej wartość nie powinna być wliczana do progu 10 000 zł.
Do limitu nie wlicza się w szczególności wartości sprzedaży z faktur wystawionych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli podatnik wystawia fakturę dla konsumenta (np. na jego żądanie), taka faktura – choć formalnie jest dokumentem sprzedaży – nie podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF. W konsekwencji jej wartość brutto nie zwiększa limitu 10 000 zł. Dotyczy to sytuacji, gdy sprzedaż pierwotnie została zarejestrowana na kasie fiskalnej, a następnie – na wniosek klienta indywidualnego – wystawiono fakturę.
Kolejną kategorią wyłączoną z limitu są faktury wystawione przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadku gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym kasy. Chodzi tu o sprzedaż zaewidencjonowaną na kasie fiskalnej, która została już ujęta w ewidencji fiskalnej i rozliczona na podstawie raportów dobowych lub miesięcznych. Jeżeli taka sprzedaż została udokumentowana paragonem fiskalnym, a następnie – zgodnie z przepisami – wystawiono do niej fakturę w trybie właściwym dla sprzedaży z kasy, to jej wartość nie powinna być wliczana do analizowanego limitu, o ile przepisy przewidują wyłączenie jej z obowiązku KSeF.
Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >
Do limitu nie wlicza się również tzw. faktur uproszczonych, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, czyli paragonów fiskalnych z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro). Taki paragon – zawierający NIP nabywcy i spełniający warunki ustawowe – stanowi fakturę uproszczoną. Wartość sprzedaży udokumentowanej w ten sposób nie powiększa progu 10 000 zł, ponieważ faktury uproszczone są wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF.
Wyłączeniu podlegają także faktury, których wystawianie w KSeF zostało wyłączone na podstawie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT. Chodzi tu o szczególne przypadki wskazane w rozporządzeniach, w których ustawodawca przewidział możliwość wystawiania faktur poza systemem, np. ze względu na specyfikę danej branży lub rodzaju transakcji. Skoro przepisy wprost wyłączają te dokumenty z obowiązku KSeF, ich wartości nie należy uwzględniać przy obliczaniu limitu.
Jak obliczyć limit
Z drugiej strony, do limitu należy wliczać wszystkie faktury, które co do zasady powinny zostać wystawione w KSeF, niezależnie od tego, czy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z VAT. Oznacza to, że faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT – zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo – na rzecz innych podatników również mogą podlegać obowiązkowi wystawienia w KSeF, o ile nie zachodzą żadne szczególne wyłączenia. W takim przypadku ich wartość brutto (czyli wartość sprzedaży, mimo że bez wykazanego podatku VAT) powinna być uwzględniana przy ustalaniu progu 10 000 zł.
Czy faktury korygujące do sprzedaży z kas fiskalnych należy wysyłać do KSeF? - sprawdź w LEX >
Analogicznie, jeżeli podatnik wykonuje wyłącznie czynności zwolnione z VAT, ale wystawia faktury dla innych przedsiębiorców, a przepisy nie przewidują dla tych faktur wyłączenia z KSeF, to ich wartości również wlicza się do limitu. Sam fakt zwolnienia z VAT nie oznacza automatycznie wyłączenia z obowiązku stosowania KSeF ani z obowiązku uwzględniania tych faktur w analizowanym progu.
Istotne jest również to, że limit 10 000 zł odnosi się do danego miesiąca. Oznacza to konieczność comiesięcznej weryfikacji, czy suma wartości brutto faktur podlegających obowiązkowi wystawienia w KSeF przekroczyła wskazany próg. Jeżeli w danym miesiącu suma tych faktur nie przekracza 10 000 zł, podatnik może korzystać z przewidzianego wyłączenia. Natomiast przekroczenie limitu w danym miesiącu skutkuje utratą prawa do niestosowania KSeF zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Sprawdź w LEX: Czy omyłkowe przesłanie do KSeF faktury z 2024 r. wymaga jej korekty? >
Podsumowując, przy obliczaniu limitu 10 000 zł należy:
- zsumować wszystkie kwoty brutto z faktur, które podlegałyby obowiązkowi wystawienia w KSeF,
- uwzględnić faktury wystawiane między przedsiębiorcami, w tym także przez podatników zwolnionych z VAT, o ile nie są objęte wyłączeniem,
- pominąć faktury wystawione na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- pominąć sprzedaż zaewidencjonowaną na kasie fiskalnej w zakresie objętym wyłączeniem,
- pominąć faktury uproszczone (paragony z NIP do 450 zł brutto),
- pominąć faktury wyłączone z KSeF na podstawie przepisów wykonawczych.
Zobacz też szkolenie online w LEX: KSeF - modele współpracy klienta z biurem rachunkowym >
Decydujące znaczenie ma zatem nie sama forma dokumentu, lecz to, czy dana faktura w świetle przepisów powinna być wystawiona w KSeF. Tylko takie faktury – w pełnej kwocie brutto – zwiększają miesięczny limit 10 000 zł.
Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
