Dostęp do faktur przy samofakturowaniu

Współpracuję z firmą, z którą zawarłem umowę o samofakturowanie. Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania są wystawiane jako faktury ustrukturyzowane i przechowywane w KSeF, zarówno w kontekście nabywcy, jak i sprzedawcy. Czy podmiot dokonujący samofakturowania będzie miał dostęp do wszystkich faktur sprzedażowych i zakupowych danego podatnika przechowywanych w KSeF, czy wyłącznie do tych faktur, które sam wystawił w ramach umowy o samofakturowanie oraz do faktur wystawionych na jego rzecz? Na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Podmiot dokonujący samofakturowania będzie miał dostęp wyłącznie do faktur, które sam wystawił w związku z umową o samofakturowanie oraz tych, które wystawił Pan dla niego. Nie będzie miał dostępu do żadnych innych faktur dotyczących sprzedaży Państwa firmy, jak i faktur otrzymywanych przez niego od innych kontrahentów.

Samofakturowanie w KSeF

Samofakturowanie stanowi szczególną formę dokumentowania sprzedaży, w której – na mocy zawartego porozumienia – nabywca przejmuje techniczną czynność wystawienia faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Nie oznacza to jednak zmiany statusu stron transakcji. Sprzedawca nadal pozostaje podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku należnego, a nabywca działa wyłącznie jako podmiot uprawniony do wystawienia dokumentu w jego imieniu. Uprawnienie to ma charakter ściśle określony i wynika wyłącznie z zawartej umowy oraz przepisów ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:

• 1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
• 2) zaliczkowe,
• 3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b)

- jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT (czyli organ egzekucyjny).

Wystawienie faktury przez nabywcę nie powoduje jednak przejęcia przez niego statusu sprzedawcy ani nie skutkuje uzyskaniem ogólnego dostępu do dokumentacji podatkowej tego sprzedawcy.

Podmiot dokonujący samofakturowania (nabywca) operuje w KSeF w oparciu o uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy. System KSeF został zaprojektowany tak, aby chronić tajemnicę handlową i dane wrażliwe podatników.

W konsekwencji dostęp do faktur w KSeF przysługuje podmiotowi w takim zakresie, w jakim jest on stroną danej transakcji albo działa w charakterze wystawcy dokumentu. W przypadku samofakturowania nabywca ma dostęp do faktur, które sam wystawił w imieniu sprzedawcy, ponieważ jest ich technicznym wystawcą i jednocześnie stroną transakcji jako nabywca. Ponadto ma on dostęp do faktur wystawionych przez sprzedawcę bezpośrednio na jego rzecz, ponieważ występuje w nich jako odbiorca świadczenia.

Uprawnienia podmiotu wystawiającego faktury

Nie ma natomiast podstaw prawnych ani systemowych do przyjęcia, że podmiot dokonujący samofakturowania uzyskuje dostęp do innych faktur sprzedażowych sprzedawcy, wystawionych na rzecz pozostałych kontrahentów. Fakt, że nabywca posiada umocowanie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, nie skutkuje przyznaniem mu generalnego wglądu w całość jego obrotu gospodarczego. Taki dostęp naruszałby zasadę poufności danych gospodarczych oraz wykraczałby poza zakres wynikający z przepisów o samofakturowaniu.

Analogicznie należy ocenić kwestię faktur zakupowych sprzedawcy. Faktury te dokumentują nabycia dokonywane przez podatnika od innych dostawców i nie pozostają w żadnym związku z relacją prawną łączącą go z podmiotem dokonującym samofakturowania. Nabywca wystawiający faktury w imieniu sprzedawcy nie jest stroną tych transakcji i nie posiada żadnego tytułu prawnego do dostępu do dokumentów je potwierdzających. System KSeF nie przewiduje automatycznego udostępniania takich faktur podmiotowi trzeciemu wyłącznie z tego powodu, że współpracuje on ze sprzedawcą w zakresie samofakturowania.

Należy również podkreślić, że ewentualne rozszerzenie dostępu do faktur w KSeF wymagałoby nadania odpowiednich uprawnień w systemie przez podatnika. Co do zasady jednak zakres dostępu wynikający z samej konstrukcji samofakturowania ogranicza się do dokumentów bezpośrednio związanych z relacją między stronami umowy. Samofakturowanie nie jest równoznaczne z ustanowieniem pełnomocnictwa do reprezentowania podatnika w całym zakresie jego działalności ani z udzieleniem dostępu do całości jego danych księgowych i podatkowych.

W konsekwencji podmiot dokonujący samofakturowania nie będzie miał dostępu do wszystkich faktur sprzedażowych i zakupowych danego podatnika przechowywanych w KSeF. Będzie on posiadał dostęp wyłącznie do faktur wystawionych przez siebie w ramach zawartej umowy o samofakturowanie oraz do faktur wystawionych na jego rzecz jako nabywcy. Nie uzyska natomiast dostępu do pozostałych faktur sprzedażowych podatnika wystawionych na rzecz innych kontrahentów ani do faktur zakupowych dokumentujących nabycia od innych dostawców.

Podsumowując, zakres dostępu podmiotu dokonującego samofakturowania do dokumentów przechowywanych w KSeF jest ograniczony i ściśle związany z jego rolą w konkretnych transakcjach. Sam fakt zawarcia umowy o samofakturowanie nie skutkuje uzyskaniem pełnego wglądu w całość dokumentacji fakturowej podatnika.