Zgodnie z Objaśnieniami Ministerstwa Finansów obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie ogranicza się wyłącznie do przedsiębiorstw mających siedzibę w Polsce. Dla podmiotów zagranicznych, które nie mają siedziby w Polsce, lecz posiadają w kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD), aktywnie uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, przewidziano obowiązek korzystania z KSeF. Objaśnienia wskazują na poszczególne wymogi oraz przesłanki, kiedy należy uznać podmiot zagraniczny za posiadający SMPD.

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży części samochodowych w sklepie stacjonarnym. Obsługuję zarówno klientów indywidualnych, jak i przedsiębiorców. Każdą transakcję dokonaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności ewidencjonuję przy użyciu kasy fiskalnej, a klientom wydaję paragony fiskalne. W przypadku sprzedaży na rzecz podatników VAT, gdy wartość transakcji nie przekracza 450 zł brutto, wystawiam faktury uproszczone w formie paragonów fiskalnych zawierających numer NIP nabywcy. Czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nadal będę mógł stosować faktury uproszczone, czy każda sprzedaż na rzecz podatnika VAT będzie musiała być dokumentowana fakturą w KSeF - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie pełni roli archiwów państwowych – jest systemem transakcyjnym obsługującym obieg e‑faktur. Cyfryzacja nie eliminuje obowiązków archiwalnych ani nadzoru archiwów, przeciwnie - wzmacnia ich znaczenie i odpowiedzialność za długotrwałe zachowanie dokumentacji - pisze dr Paweł Pietrzyk, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Od kwietnia bieżącego roku muszę rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W ramach działalności wystawiam faktury zarówno dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych (posiadających siedzibę poza terytorium Polski). Czy będę zobowiązany do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF również dla kontrahentów zagranicznych, którzy nie mają dostępu do KSeF i nie będą w stanie odebrać faktury w tym systemie? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę działalność gospodarczą i jestem podatnikiem VAT, którego obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie 1 kwietnia 2026 r. Z posiadanych przeze mnie informacji wynika, że pomimo wejścia w życie obowiązkowego KSeF w obrocie gospodarczym nadal będą funkcjonować faktury wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF. Mam wątpliwości dotyczące zasad odbioru faktur zakupowych po stronie nabywcy. Czy muszę je pobierać z KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

W najbliższą środę, 18 lutego, resort finansów wznawia cykl szkoleń dla przedsiębiorców pod nazwą „Środy z KSeF”. Jak wskazuje MF, szkolenia będą odbywać się w izbach administracji skarbowej oraz urzędach skarbowych w całej Polsce (z wyłączeniem wyspecjalizowanych urzędów skarbowych). Cykl potrwa do 29 kwietnia 2026 r. Od marca 2026 r. ruszy z kolei nowy, poświęcony określonym sektorom gospodarki cykl „KSeF – szkolenia dla branży”.

Jestem osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Czasami dokonuję zakupów od różnych przedsiębiorców, w sklepach stacjonarnych, jak i online. Część zakupów jest dokumentowana tzw. fakturą konsumencką, którą otrzymuję do ręki, w formie papierowej lub jako plik PDF wysyłany na adres e-mail. Czy od 1 lutego 2026 r., jako konsument będę otrzymywał faktury wyłącznie w formie elektronicznej w systemie KSeF, czy też nadal będę mógł otrzymywać faktury tradycyjne? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. W ramach firmy korzystam z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawiłem fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, która została poprawnie przesłana do systemu i otrzymała numer identyfikujący nadany przez KSeF. Po jej wystawieniu okazało się, że faktura została wystawiona omyłkowo i nie powinna dokumentować żadnej rzeczywistej transakcji. W związku z powyższym powstała wątpliwość, czy istnieje możliwość usunięcia faktury, która została już wystawiona i przyjęta w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców Agnieszka Majewska wystąpiła do Ministra Finansów i Gospodarki z wnioskiem o podjęcie pilnych działań w związku z barierami, jakie dla mikro i małych firm stwarza wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Zwróciła się rozważenie wycofania obowiązku stosowania KSeF lub znaczącego przesunięcia terminu jego pełnego wdrożenia, Stanowisko zostało przygotowane w oparciu o wieloletnie doświadczenia Rzecznika w pracach legislacyjnych nad KSeF oraz liczne sygnały napływające od przedsiębiorców - poinformowało w piątek biuro Rzecznika MŚP.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, który przyspiesza wprowadzenie możliwości logowania do KSeF przez aplikację mObywatel. Taka opcja pojawi się już 14 lutego. Projekt zakłada, że do uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF może być użyty tzw. Węzeł Krajowy. To odpowiedź na duże zainteresowanie podatników podpisem zaufanym, który - jako narzędzie bezpłatne - cieszy się największym zainteresowaniem jako metoda logowania do KSeF.

Od 1 lutego przedsiębiorcy muszą nie tylko odbierać faktury w KSeF, ale również wdrożyć zmiany w raportowaniu JPK VAT, by do 25 marca móc złożyć deklarację z nowymi oznaczeniami. Eksperci alarmują, że nie jest to tylko dostosowanie do KSeF, ale duża i kosztowna modyfikacja. Nawet małe firmy, które będą wystawiać faktury w KSeF od 2027 r., muszą już teraz przystosować JPK VAT do nowym wymagań. Przedsiębiorców niepokoi też kwestia kar. Mimo iż Ministerstwo Finansów zapewnia, że wszystkie sprawy będą rozpatrywane indywidualnie, to kary nie zostały wyłączone.

Prowadzę działalność gospodarczą i jestem podatnikiem VAT, którego obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie od 1 kwietnia 2026 r. Z informacji, które posiadam, wynika, że w obrocie nadal będą funkcjonować faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. W związku z tym chciałbym zapytać, czy mogę odliczyć VAT z faktur zakupowych otrzymanych poza KSeF, a jeżeli tak – na jakich zasadach i czy obowiązują jakieś ograniczenia w porównaniu z fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

W 2025 roku wykryto ponad 376 tys. fikcyjnych faktur, czyli o 30 proc. więcej niż w roku 2024 - poinformował Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów i wiceszef KAS. Jednocześnie zauważył, że liczba wykrytych nieprawidłowości rośnie pomimo malejącej liczby kontroli celno-skarbowych. Pytany o statystyki z dziewięciu pierwszych dni funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, odpowiedział, że w KSeF jest już blisko 11 mln faktur wystawionych przez ponad 67 tys. podmiotów, z których 4800 jest zobligowanych do wystawiania faktur w systemie od 1 lutego.

Krajowy System e-Faktur powinien docelowo zautomatyzować obieg faktur i ułatwić rozliczenia - oceniają doradcy podatkowi i księgowi. Jednak aby to było możliwe, administracja powinna przede wszystkim rozwiązać problemy z logowaniem do systemu. Jeśli będą się powtarzać, grozi to opóźnieniami w płatnościach i w rozliczeniu podatków. Ministerstwo Finansów powinno też określić konsekwencje prawne podobnych sytuacji. Eksperci zwracają uwagę, że skutkiem stosowanego przez firmy podwójnego obieg faktur - wystawiania ich w KSeF oraz wysyłania wizualizacji mailem - zamiast uproszczeń, mogą być problemy z zaksięgowaniem.

Prowadzę niewielką działalność gospodarczą, w której miesięczne przychody co do zasady nie przekraczają kwoty 10 tys. zł. Z tego względu obecnie nie planuję korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Co w sytuacji, gdy przekroczenie limitu ma charakter incydentalny? Czy jeśli w jednym miesiącu przekroczę próg 10 tys. zł przychodu, a w kolejnym miesiącu przychody ponownie spadną poniżej tego limitu, będę zobowiązany do stosowania KSeF wyłącznie w miesiącu, w którym doszło do przekroczenia? Czy obowiązek korzystania z KSeF będzie mnie obejmował również w kolejnych okresach rozliczeniowych? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Od 1 lutego jednostki samorządu terytorialnego mogą mieć problem z przyporządkowaniem faktur do swoich jednostek podrzędnych, np. szkół. Część dostawców, którzy obowiązkowo wystawiają faktury w KSeF, nie jest w stanie wypełnić pola Podmiot3, a to uniemożliwia alokację faktur. Gminom nie pomogło formułowanie wymogu wypełnienia pola Podmiot3 w umowach z kontrahentami i zamówieniach publicznych (specyfikacji istotnych warunków zamówienia). Zdarza się, że nikt nie składa ofert przetargu, ponieważ potencjalni wykonawcy nie są w stanie spełnić wymogów związanych z oznaczaniem faktur w KSeF.

Prowadzę działalność gospodarczą i od kwietnia będę zobowiązany do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W celu przetestowania działania systemu chciałbym już w lutym wystawić jedną fakturę za pośrednictwem KSeF, wyłącznie w celach sprawdzających. Czy wystawienie pojedynczej faktury w KSeF przed datą wejścia obowiązku spowoduje, że kolejne faktury również będę musiał wystawiać wyłącznie za pośrednictwem tego systemu? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę niewielką działalność gospodarczą. W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będę zobowiązany do wystawiania faktur za jego pośrednictwem. Chciałbym uzyskać informację, czy korzystanie z KSeF jest bezpłatne. Obecnie wystawiam faktury przy użyciu programu do fakturowania i chciałbym wiedzieć, czy mogę nadal z niego korzystać po wdrożeniu KSeF. Jak najprościej zalogować się do systemu KSeF i rozpocząć jego użytkowanie - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Poniedziałkowe utrudnienia w logowaniu do KSeF wywołują wiele pytań o to, jakie konsekwencje będzie miała ewentualna awaria dla sprzedawców i nabywców. Problem polega na tym, że przepisy odnoszą się do awarii KSeF, ale nie awarii systemu logowania. Eksperci wskazują, że przedsiębiorcy nie poniosą w tym roku konsekwencji, jeśli wystawią fakturę poza KSeF. Poważniejsze mogą być jednak konsekwencje biznesowe, w tym problemy z zapłatą.

Już w pierwszym dniu roboczym obowiązywania KSeF doszło do problemów z logowaniem do systemu. Największym rozczarowaniem jest jednak komunikat Ministerstwa Finansów, iż „KSeF działa bez zakłóceń”. Trudno się zgodzić z takim stwierdzeniem, skoro większość podatników – tych którzy logują się za pośrednictwem Profilu Zaufanego - miała problem z dostępem do KSeF – pisze Joanna Rudzka, doradca podatkowy.