Po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcy mają szereg problemów z rozliczeniem wydatków pracowniczych. Wcześniej pracownik podawał sprzedawcy numer NIP swojego pracodawcy, a otrzymaną fakturę (w formie papierowej lub elektronicznej) przekazywał do działu księgowości, uzupełniając ewentualnie o opis celu. Wdrożenie KSeF oznacza, że sprzedawcy wystawiają faktury w systemie, a wyzwaniem jest podanie na fakturze odpowiednich danych, by firma bez problemu mogła ją przypisać do konkretnego pracownika czy projektu.
Faktury na nazwisko pracownika kosztem firmy
Możliwe jest jednak inne rozwiązanie. Magdalena Jaworska, doradczyni podatkowa, partnerka w Quidea, zwraca uwagę, że ostatnio kształtuje się korzystna dla podatników linia interpretacyjna dotycząca wydatków pracowniczych.
- Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza możliwość wyłączenia z systemu KSeF faktur związanych z delegacjami i drobnymi wydatkami pracowniczymi (jak np. hotel, gastronomia czy transport), które często nie dają prawa do odliczenia VAT. Rozwiązanie jest proste - pracownik w delegacji nie pobiera faktury na firmę, ale na swoje nazwisko. Taka faktura, wystawiona na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, nie trafia więc do KSeF, ale jest przekazywana pracownikowi w formie z nim uzgodnionej. Fiskus potwierdza, że pracodawca może zaliczyć udokumentowane w ten sposób wydatki do kosztów uzyskania przychodu. Odliczeniu podlega cała kwota brutto, wraz z podatkiem VAT – mówi Magdalena Jaworska.
Przykładem jest interpretacja dyrektora KIS z 10 kwietnia 2026 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.63.2026.2.RK/AS). Sprawa dotyczyła spółki, której pracownicy ponoszą wydatki w trakcie podróży służbowych czy spotkań biznesowych (np. hotele, bilety lotnicze, koszty paliwa lub opłaty postojowe) regulowane przy użyciu służbowych kart płatniczych. Wydatki te pozostają w związku z działalnością gospodarczą. Spółka planuje przyjąć model, w którym faktury będą wystawiane imiennie na pracowników, bez wskazania danych spółki (bez je nazwy oraz numeru NIP). Będą opłacane służbową kartą i obciążać konto firmowe pracodawcy.
Dyrektor KIS stwierdził, że skoro wydatki te mają charakter biznesowy, są ponoszone w interesie spółki i opłacane przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych, spełniają one przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. W konsekwencji spółka ma prawo zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów na podstawie przedstawionych dowodów księgowych.
Firma odliczy wydatki wraz z VAT
Dyrektor KIS zauważył też, że na gruncie podatku dochodowego VAT nie stanowi co do zasady kosztu uzyskania przychodu. Wyjątkiem są sytuacje, gdy:
- podatnik jest zwolniony z VAT lub nabywa towary/usługi w celu świadczenia usług zwolnionych z VAT,
- albo w tej części, w której – zgodnie z przepisami o VAT – podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, o ile podatek ten nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
Oznacza to, że naliczony VAT, który nie podlega odliczeniu, może zostać zaliczony do kosztów w podatku dochodowym.
Zobacz procedurę w LEX: VAT naliczony jako koszt uzyskania przychodów >
- Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów równowartość wydatków pracowniczych opłaconych przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników spółki w pełnej wysokości (w tym w części odpowiadającej VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach), stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT. Podsumowując, spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w kwocie brutto ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika – stwierdził dyrektor KIS.
W interpretacji z 26 maja 2026 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.150.2026.1.JG) dyrektor KIS potwierdza, że wydatki pracownicze mogą być dokumentowane w postaci sporządzonych przez pracowników w systemie spółki raportów wydatków, wraz z dołączoną w tym systemie dokumentacją. Do raportu dołączane będą zdjęcia (skany) dokumentów lub dokumenty w formie elektronicznej wystawione na pracownika, w tym faktury imienne. Wydatki są ujmowane w wartości brutto. Dyrektor KIS potwierdził, że spółka ma prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.
Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT po KSeF – jak bezpiecznie podejmować decyzje w praktyce >
W innej interpretacji z 10 kwietnia (nr 0114-KDIP3-1.4011.198.2026.2.AK) dyrektor KIS potwierdził, że pracownik płacący służbową kartą działa wyłącznie jako osoba upoważniona, a rzeczywistym nabywcą towarów i usług pozostaje spółka. Wydatki są ponoszone w interesie pracodawcy, finansowane z jego środków i nie służą zaspokajaniu potrzeb osobistych pracowników. Nie dochodzi więc do powstania nieodpłatnego świadczenia, a po stronie pracownika nie powstaje przychód w rozumieniu ustawy o PIT. W konsekwencji spółka nie ma obowiązku obliczania, pobierania ani odprowadzania zaliczki na PIT z tytułu takich wydatków.
Czy zagraniczny VAT może stanowić koszt jeśli nie może zostać odliczony ani odzyskany? - sprawdź w LEX >
- Z perspektywy podatników oznacza to zielone światło dla rozliczania wydatków pracowniczych w dotychczasowy sposób, bez konieczności ewidencjonowania ich w KSeF i bez obowiązku ograniczania się do wartości netto. Organ podatkowy potwierdza, że cała kwota brutto może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, a dokumentem księgowym jest raport zbiorczy, a nie pojedyncza faktura. Jest to bez- wątpienia korzystna i praktyczna linia interpretacyjna – podsumowuje Magdalena Jaworska. Niemiej – dodaje – kwestią do zarządzenia w tym zakresie jest również sposób odpowiedniego ujęcia omawianych transakcji na gruncie JPK_CIT, o czym również firmy wdrażające tego typu rozwiązania powinny pamiętać.
.
Faktura na firmę
- Należy zgodzić się ze stanowiskiem organów podatkowych, że jeśli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, sprzedawca może wystawić fakturę poza KSeF. Jeśli zaś chodzi o dokumentowanie wydatków, to do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatek udokumentowany nie tyko fakturą wystawioną na dane spółki, ale również m.in. fakturą wystawioną na dane imienne pracownika – mówi Joanna Rudzka, doradca podatkowy.
Przypomina, że jeśli pracownik bierze fakturę na NIP firmy, rozwiązaniem pozwalającym zidentyfikować osobę dokonującą zakupu jest wskazanie w polu Podmiot3 Roli 11 (Pracownik). Jednak element Podmiot3 ma charakter fakultatywny. Oznacza to, że jego wypełnienie zależy od decyzji wystawcy faktury oraz ustaleń pomiędzy stronami transakcji.
Czytaj też w LEX: Wykorzystywanie przez organy danych z KSeF >
Przypomnijmy, że w modelu faktury ustrukturyzowanej podstawowe role uczestników transakcji przypisane są do określonych elementów struktury XML:
- Podmiot1 – sprzedawca,
- Podmiot2 – nabywca,
- Podmiot3 – dodatkowy uczestnik transakcji.
Element Podmiot3 może zostać wykorzystany do wskazania pracownika, który faktycznie dokonał zakupu w imieniu przedsiębiorstwa.
Czytaj też w LEX: KSeF – kluczowe pola i węzły faktury ustrukturyzowanej >
