Cyfryzacja na papierze - firmy wdrażają KSeF i nadal drukują faktury
Mimo iż efektem wdrożenia KSeF ma być uproszczenie fakturowania i automatyzacja firmowych procesów, to na taki rezultat trzeba będzie poczekać. Na razie dość powszechny jest podwójny obieg dokumentów, drukowanie faktur z KSeF do segregatora i angażowanie dodatkowych osób do obsługi systemu. Eksperci oczekują, że wdrożenie KSeF będzie ułatwieniem dla przedsiębiorców, kiedy już wszyscy (lub prawie wszyscy) podatnicy przystąpią do systemu.
25 maja upływa termin rozliczenia VAT za kwiecień, czyli pierwszy miesiąc, w którym większość podatników musiała obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF. Jednak – jak zauważają eksperci – nadal wielu podatników pozostaje poza KSeF.
- Nadal powszechnym problemem jest wystawianie przez sprzedawców faktur w KSeF i dodatkowo przesyłanie ich poza KSeF. W efekcie nabywca otrzymuje fakturę dotyczącą tej samej transakcji w systemie i dodatkowo mailem w formacie PDF. W praktyce może to oznaczać problemy z ustaleniem daty jej wystawienia. Zwiększa się też ryzyko podwójnego zaksięgowania tej samej faktury - mówi Joanna Rudzka, doradca podatkowy.
Dodaje, że to test dla producentów systemu oprogramowania. Sprawnie działający program umożliwia wychwycenie przypadków, w których podatnik otrzymuje tę samą fakturę zarówno w KSeF, jak i poza systemem. Nie wszystkie programy radzą sobie z tym zadaniem.
Jak zauważa Katarzyna Stawowa, doradca podatkowy w ITNINE, KSeF wpływa na praktycznie każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jego wdrożenie wymaga dodatkowego zaangażowania pracowników, przygotowania właściwych procedur, a czasem nawet zatrudnienia dodatkowych osób do obsługi systemu.
- Może się to wydawać absurdalne, bo KSeF miał uprościć proces fakturowania, a w niektórych przypadkach niestety go skomplikował. Przykładem są chociażby jednostki samorządu terytorialnego, gdzie przypisanie faktur zakupowych do właściwej jednostki podrzędnej bywa w praktyce często problematyczne. Nierzadko zatrudnia się nawet dodatkowe osoby tylko po to, aby odpowiednio alokować faktury - mówi Katarzyna Stawowa.
Chaos na początku, ale sytuacja w samorządach powoli się poprawia
Według Joanny Rudzkiej, w jednostkach samorządu terytorialnego oraz w firmach wystawiających faktury na rzecz JST od początku panował duży chaos. Część programów do fakturowania nie pozwala bowiem na wypełnienie pola Podmiot3, co w praktyce bardzo utrudnia przyporządkowanie zakupów do jednostki podległej JST. Zdarza się też, że programy, które umożliwiają wypełnienie np. danych zakładu budżetowego, nie pozwalają już na podanie ID Wew.
Przypomnijmy, że w wyniku centralizacji gmina oraz jej zakłady i jednostki budżetowe są jednym podatnikiem VAT. Wcześniej zakłady i jednostki budżetowe wystawiały i otrzymywały od kontrahentów faktury z dodatkowymi danymi. Przykładowo na fakturze wystawionej przez jednostkę budżetową (np. osir czy mops) gmina była oznaczona jako sprzedawca, a jednostka jako wystawca faktury. I odwrotnie – na fakturze wystawionej przed kontrahenta gmina oznaczona jest jako nabywca, a jednostka jako podmiot otrzymujący fakturę. Takie oznaczenia, które porządkowały obieg faktur, nie wynikały jednak z przepisów, ale z dobrej woli wystawcy faktury, niekiedy z postanowień umownych. W KSeF nie ma obowiązku wypełnienia pola Podmiot3, w którym podmiot wystawiający fakturę na rzecz gminy podaje dane jednostki podległej. Ministerstwo Finansów zapewniało natomiast, że w KSeF „zostanie wprowadzona konstrukcja sprzyjająca wypełnianiu elementu Podmiot3”.
- Sytuacja samorządów i ogólnie sektora publicznego (bo takie problemy mają też m.in. instytuty badawcze) poprawia się bardzo powoli dzięki działaniom pracowników. Również dostawcy oprogramowania poprawiają funkcjonowanie programów. W samorządach, z którymi współpracuję, nie zatrudniono co prawda dodatkowych osób, ale do obsługi KSeF zostali oddelegowani pracownicy innych działów. Ma to być rozwiązanie tymczasowe. Samorządowcy liczą na to, że problemy będą miały charakter przejściowy. Jednocześnie są rozczarowani komunikacją ze strony Ministerstwa Finansów, które bagatelizuje zgłaszane przez nich uwagi albo wydaje komunikaty niezgodne z rzeczywistością - mówi Joanna Rudzka.
Na razie daleko jest do pełnej automatyzacji
Na utrudnienia skarżą się też mali przedsiębiorcy.
- Nie widzę na razie korzyści z wdrożenia KSeF, ale wiele utrudnień - mówi przedsiębiorca z Lublina. - Korzystam z usług biura rachunkowego, a moja księgowa nadal drukuje wszystkie faktury, ponieważ panuje duży chaos. Tylko część sprzedawców wystawia dokumenty w KSeF, nadal więc otrzymuję faktury papierowe i mailowe (w formacie PDF). Zdarza się też, że wizualizacja różni się od faktury. Zamiast zapowiadanej automatyzacji, mam więcej pracy. Przykładowo jeden z hoteli wystawił mi niedawno fakturę papierową za pobyt w podróży służbowej, bo - jak się okazało - hotel mimo iż miał taki obowiązek, nie przystąpił do KSeF. Musiałem dokładnie opisać cel podróży i uzasadnić potrzebę jej zaksięgowania, bo księgowa miała obawy, czy faktura wystawiona poza systemem nie zostanie później zakwestionowana przez urząd skarbowy. Wcześniej takie faktury nie budziły wątpliwości - tłumaczy przedsiębiorca.
Jak zauważa Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski Doradcy Podatkowi, wdrożenie KSeF będzie ułatwieniem dla przedsiębiorców, kiedy już wszyscy (lub prawie wszyscy) podatnicy przystąpią do systemu. Tymczasem do końca 2026 r. poza KSeF pozostają mikroprzedsiębiorcy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie oraz firmy wystawiające faktury przy użyciu kas rejestrujących (paragony z NIP do 450 zł, czyli tzw. faktury uproszczone). Bezterminowo faktury poza KSeF będą wystawiać podmioty zagraniczne, nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Inny problem polega jednak na tym, że nadal wiele polskich przystąpiło do KSeF, mimo iż powinny to zrobić najpóźniej 1 kwietnia. Korzystają jednak z zawieszenia sankcji do końca 2026 r.
- Na razie daleko jest do pełnej automatyzacji. Zaskakująco wiele firm nadal nie przystąpiło do KSeF, mimo iż miały taki obowiązek. Mamy więc w obrocie faktury polskie, które pozostają legalnie lub nielegalnie poza KSeF oraz faktury zagraniczne funkcjonujące poza systemem. To oznacza, że nabywcy wciąż odbierają faktury różnymi kanałami i nadal część firm prowadzi dokumentację papierową. Poza tym część firm nie wdrożyła jeszcze KSeF w pełni, ponieważ nadal mają problemy techniczne, m.in. z wizualizacjami czy samofakturowaniem. Cześć przedsiębiorców dla pewności drukuje dokumenty z KSeF. Z drugiej strony, te podmioty, które w pełni wdrożyły KSeF, zauważają korzyści i wymuszają wdrożenie na swoich kontrahentach. Przyspieszenie procesów wymuszą tez Ministerstwo Finansów, poprzez m.in. planowane zwiększenie odpowiedzialności członków zarządu - mówi Arkadiusz Łagowski.
- Należy jednak pamiętać, że podstawowy cel wprowadzenia KSeF był taki, by administracja skarbowa zyskała na bieżąco dostęp do większej ilości danych o podatnikach i mogła jeszcze skuteczniej typować ich do kontroli. Chodziło więc o zwiększenie wpływów z podatków, bez podnoszenia podatków. Korzyści dla firm, czyli automatyzacja i uproszczenie fakturowania, to cel poboczny - zaznacza Arkadiusz Łagowski.
Jakie będą korzyści dla gospodarki
- KSeF to ogromny projekt cyfryzacyjny, ale jego wdrożenie nie przyniesie już tak spektakularnych efektów dla Skarbu Państwa, jak wcześniejsze narzędzia, np. mechanizm podzielonej płatności, czy pierwsze wersje JPK. „Łatwe wygrane” w uszczelnianiu systemu podatkowego już zostały wykorzystane. Korzyści z KSeF nadal istnieją, ale będą wyraźnie mniejsze, zwłaszcza jeśli porównać je z kosztami po stronie państwa i gospodarki - mówi Ernest Frankowski, doradca podatkowy, prezes zarządu ITNINE oraz wspólnik w iTrust sp. z o.o.
- Poza tym, korzyści te będą miały charakter bardziej pośredni. Administracja zyskuje pełniejszy obraz gospodarki, może lepiej szacować skalę szarej strefy oraz skuteczniej typować do kontroli i analizować trendy. Miejmy też nadzieję, że skupi się na wykrywaniu świadomych nadużyć podatkowych, a nie zwykłych pomyłek, uczciwych podatników które w tak złożonym systemie podatkowym są nieuniknione. Największe korzyści dla budżetu państwa mogą pojawić się dopiero wtedy, gdy e‑fakturowanie zostanie ujednolicone na poziomie UE, co pozwoli skuteczniej walczyć z przestępstwami VAT w obrocie wewnątrzunijnym - dodaje.
W poniedziałek opublikujemy rozmowę z Katarzyną Stawową i Ernestem Frankowskim, współautorami książki "Krajowy System e-Faktur, wdrożenie, funkcjonowanie, bezpieczeństwo danych”.
