Wizualizacja faktur wystawionych w KSeF
Faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML, czyli pliku o charakterze technicznym, przeznaczonego do przetwarzania przez systemy informatyczne. Z tego względu w praktyce sporządza się jej wizualizację, aby dane zawarte w XML były czytelne dla człowieka. Taka wizualizacja jest jednak jedynie pochodną faktury ustrukturyzowanej. Nie zastępuje faktury znajdującej się w KSeF i nie stanowi nowej faktury.
Jestem przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą oraz czynnym podatnikiem VAT. W ramach działalności korzystam z Krajowego Systemu e-Faktur i wystawiam faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF. W dniu 8 maja 2026 r. dokonałem sprzedaży towaru na rzecz kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT. Tego samego dnia wystawiłem fakturę ustrukturyzowaną w trybie online, wskazując w polu P_1 datę 8 maja 2026 r. jako datę wystawienia faktury. Faktura została również tego samego dnia przesłana do KSeF i otrzymała numer identyfikujący fakturę w tym systemie. W dniu 20 maja 2026 r. przekazałem nabywcy na adres e-mail wizualizację tej faktury ustrukturyzowanej, opatrzoną kodem QR oraz numerem KSeF. Wizualizacja stanowiła czytelne odwzorowanie danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF. Czy w opisanej sytuacji za datę wystawienia faktury należy uznać dzień 8 maja 2026 r., wskazany w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej i będący jednocześnie dniem przesłania faktury do KSeF oraz nadania jej numeru KSeF, mimo że wizualizacja tej faktury została przekazana nabywcy dopiero w dniu 10 maja 2026 r.?
W mojej ocenie, w opisanym stanie faktycznym za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej należy uznać dzień 8 maja 2026 r., tj. dzień wskazany w polu P_1 pliku faktury ustrukturyzowanej oraz jednocześnie dzień przesłania tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur i nadania jej numeru identyfikującego w KSeF - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Data wystawienia faktury w KSeF
Decydujące znaczenie ma to, że faktura została wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przesłana do KSeF oraz otrzymała numer identyfikujący fakturę w tym systemie 8 maja 2026 r. W tym samym dniu w polu P_1 pliku faktury wskazano datę wystawienia faktury. W konsekwencji to dzień 8 maja 2026 r. jest dniem wystawienia faktury.
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT fakturą jest dokument w postaci papierowej albo elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast faktura ustrukturyzowana, zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Oznacza to, że faktura ustrukturyzowana powstaje jako dokument funkcjonujący w obrocie podatkowym wtedy, gdy zostaje wystawiona przy użyciu KSeF i otrzymuje numer identyfikujący w tym systemie. Skoro w przedstawionym stanie faktycznym nastąpiło to w dniu 8 maja 2026 r., to właśnie tę datę należy uznać za datę wystawienia faktury.
Nie ma przy tym znaczenia, że wizualizacja faktury została przekazana kontrahentowi dwa dni później, tj. 10 maja 2026 r. Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej nie jest odrębną fakturą. Jest wyłącznie czytelnym przedstawieniem danych zawartych w pliku XML faktury ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF. Jej celem jest umożliwienie odbiorcy zapoznania się z treścią faktury w formie zbliżonej do tradycyjnego dokumentu, np. jako plik PDF albo wydruk.
Faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML, czyli pliku o charakterze technicznym, przeznaczonego do przetwarzania przez systemy informatyczne. Z tego względu w praktyce sporządza się jej wizualizację, aby dane zawarte w XML były czytelne dla człowieka. Taka wizualizacja jest jednak jedynie pochodną faktury ustrukturyzowanej. Nie zastępuje faktury znajdującej się w KSeF i nie stanowi nowej faktury.
Przekazanie wizualizacji nabywcy na adres e-mail należy więc traktować jako czynność techniczną i informacyjną. Nie jest to moment wystawienia faktury, lecz jedynie moment przekazania kontrahentowi czytelnego obrazu faktury, która została już wcześniej wystawiona w KSeF.
Przekazanie wizualizacji to nie wystawienie dwóch faktur
Nie dochodzi również do wystawienia dwóch faktur. Jedyną fakturą dokumentującą sprzedaż jest faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF w dniu 8 maja 2026 r. Wizualizacja przesłana 10 maja 2026 r. nie dokumentuje odrębnej sprzedaży, nie kreuje samodzielnego dokumentu księgowego i nie powinna być traktowana jako kolejna faktura.
Kod QR oraz numer KSeF umieszczone na wizualizacji potwierdzają jedynie, że wizualizacja odnosi się do konkretnej faktury ustrukturyzowanej znajdującej się w Krajowym Systemie e-Faktur. Służą one identyfikacji faktury i weryfikacji danych zawartych w KSeF. Nie wpływają natomiast na datę wystawienia faktury.
Podsumowując, w przedstawionej sytuacji prawidłowe jest przyjęcie, że faktura została wystawiona w dniu 8 maja 2026 r. Data 10 maja 2026 r. jest jedynie datą przekazania nabywcy wizualizacji faktury ustrukturyzowanej i nie ma wpływu na moment wystawienia faktury dla celów VAT.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
