Czy firma z UE jako samofakturujący wystawia w imieniu polskiego kontrahenta faktury w KSeF

Firma z UE wystawiająca w ramach procedury samofakturowania faktury w imieniu i na rachunek polskich dostawców nie wystawienia faktur ustrukturyzowanych. Wyjątek mogą tu stanowić faktury dokumentujące WDT w sytuacji, gdy unijny kontrahent jest zarejestrowany w innym państwie UE jako podatnik VAT UE, lecz i w tym przypadku jest to jedynie uprawnienie , a nie obowiązek.

Przyjrzyjmy się temu na przykładzie firmy z UE (podatnika podatku od wartości dodanej) nie zarejestrowanego dla celów podatku VAT w Polsce i nie posiadającemu w Polsce numeru NIP. Czy zatem taka firma z UE (podatnik podatku od wartości dodanej)  jako samofakturujący wystawia w imieniu polskiego kontrahenta faktury w KSeF?

Warunki samofakturowania

Na wstępie należy wskazać, że m.in. sprzedaż (np. odpłatne dostawy towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów)  oraz tzw. eksport usług dokonywane na rzecz  podatników podatku od wartości dodanej (tj. podatników z innych państw UE) powinna być dokumentowana fakturą (zob. art. 106b ust. 1 w zw. z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT).

Regułą jest, że fakturę dokumentującą sprzedaż wystawia sprzedawca (podatnik VAT). Od tej reguły ustawodawca przewidział kilka wyjątków.

W interesującym nas zakresie należy wskazać, że stosownie do art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, podmiot, o którym mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (tj. min. Podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT), nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:

1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,

2) o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT,

3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b  ustawy o VAT

- jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

 Faktura wystawiana w procedurze samofakturowania powinna zawierać wyraz "samofakturowanie" (zob. art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT).

Należy wskazać, że od 1 lutego 2026 r., podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu  e-Faktur (art. 106ga ustawy o VAT). Przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (zob. art. art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).

Oznacza to, że również w przypadku „samofakturowania” faktura powinna być wystawiona w postaci faktury ustrukturyzowanej jeżeli na sprzedawcy ciąży obowiązek wystawienia faktury w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Czy firma z UE musi wystawiać faktury w KSeF

Istota analizowanego problemu sprowadza się do ustalenia, czy firma z UE - podatnik podatku od wartości dodanej (nie zarejestrowanej dla celów podatku VAT w Polsce i nie posiadającej w Polsce numeru NIP) jako samofakturujący wystawia w imieniu polskiego kontrahenta faktury w KSeF.

Jak zostało jest wskazane regułą jest wystawienie faktur ustrukturyzowanych. Dotyczy to również przypadków tzw. „samofakturowania”.

Jednak w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki  z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. z 2025 r., poz. 1740), dalej rozporządzenie określono m.in. przypadki  w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W interesującym nas zakresie należy wskazać, że obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie ma w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli nabywca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP) (zob. par. 2 pkt 5 rozporządzenia).

Zatem jeżeli nabywca towaru lub usługi (unijny kontrahent – podatnik podatku od wartości dodanej) nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą identyfikatora podatkowego NIP, to nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku „samofakturowania”. W tym przypadku nie będzie technicznej możliwości nadania unijnemu kontrahentowi odpowiednich uprawnień w systemie KSeF. W tych przypadkach podmioty zobowiązane do wystawienia faktur będą dokumentować transakcje poza KSeF, na dotychczasowych zasadach tj.: fakturami wystawionymi w postaci papierowej lub fakturami elektronicznymi (tj. bez możliwości ich wystawiania w KSeF) (por. Podręcznik KSeF 2.0 cz. II Ministerstwa Finansów).

Jak wskazało Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0., wyłączenia w ramach procedury samofakturowania o których mowa w par. 2 pkt 5 rozporządzenia będą miały zastosowanie w szczególności do:

• eksportu towarów,
•  dostawy towarów lub świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy w przypadku, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego,
• dostawy towarów lub świadczenia usług, na rzecz podatnika z kraju trzeciego lub innego kraju UE, dla których miejscem opodatkowania jest Polska,

-  jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą identyfikatora podatkowego (NIP). 

Od tej zasady w par. 3 rozporządzenia zawarty jest przypadek, w którym unijny kontrahent , w przypadku „samofakturowania” nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, ale może to zrobić dobrowolnie.

Na podstawie par. 3 rozporządzenia, faktury ustrukturyzowane można wystawiać, mimo braku obowiązku ich wystawiania na podstawie par. 2 pkt 5 rozporządzenia, w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w której nabywca wystawiający faktury zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności w państwie członkowskim Unii Europejskiej innym niż Rzecz pospolita Polska za pomocą numeru, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy o VAT (tj. numeru, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego).

Jak wskazało Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0.: "Wówczas polski podatnik może nadać w KSeF uprawnienie do samofakturowania dla nabywcy z kraju UE (posługującemu się numerem VAT UE). Taki podmiot zagraniczny będzie mógł więc wystawiać faktury ustrukturyzowane, w których występuje jako nabywca. Podkreślić jednak należy, że to rozwiązanie ma charakter uprawnienia, a nie obowiązku dla tego podmiotu".

Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy