Wysyłanie faktur do KSeF następnego dnia

Przesyłanie faktur do KSeF w następnym dniu roboczym po dacie sprzedaży, która będzie jednocześnie datą wystawienia faktury wskazaną w polu P_1, należy uznać za prawidłowe, o ile faktury będą wystawiane zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, będą przesyłane do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia, oraz nie będą wcześniej udostępniane nabywcom poza KSeF.

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Obsługą procesu sprzedaży w moim imieniu zajmuje się firma, której udzieliłem odpowiedniego upoważnienia do wystawiania faktur sprzedaży w moim imieniu. Osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur sprzedaży wykonują swoje obowiązki zasadniczo do godziny 17:00. Jednocześnie wydania towarów z magazynu mogą następować przez całą dobę, w tym również po zakończeniu pracy osób wystawiających faktury. W przypadku odbioru towaru z magazynu w godzinach od 17:00 do 24:00 danego dnia, w systemie sprzedażowym zostanie utworzona faktura elektroniczna z datą sprzedaży oraz datą wystawienia przypadającą na ten sam dzień, tj. dzień wydania towaru. Przesłanie tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur nastąpi natomiast w następnym dniu roboczym. Czy przesyłanie faktur do KSeF w następnym dniu roboczym po dacie sprzedaży, która będzie jednocześnie datą wystawienia faktury wskazaną w polu P_1, będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Odpowiedź

W mojej ocenie jeżeli faktura zostanie wystawiona z datą odpowiadającą momentowi sprzedaży, natomiast jej przesłanie do KSeF nastąpi dopiero w następnym dniu roboczym, faktura ta zostanie zakwalifikowana jako faktura wystawiona w jednym z trybów offline, najczęściej w trybie offline24. W takiej sytuacji, jeżeli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana przez podatnika w polu P_1, to — zgodnie z art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT — za datę wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, uznaje się datę wskazaną przez podatnika w polu P_1, a nie datę faktycznego przesłania faktury do KSeF.

Uzasadnienie

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną na rzecz innego podatnika VAT, podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Faktura pełni funkcję dokumentacyjną i dowodową, ponieważ potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, w szczególności dokonanie dostawy towarów albo wykonanie usługi.

Faktura powinna zawierać elementy wymagane ustawą o VAT, w tym między innymi datę wystawienia, kolejny numer identyfikujący fakturę, dane sprzedawcy i nabywcy oraz numery identyfikacyjne stron transakcji. Z punktu widzenia analizowanego stanu faktycznego szczególne znaczenie ma data wystawienia faktury, wykazywana w strukturze faktury ustrukturyzowanej w polu P_1.

Od 1 lutego 2026 r. zasadą będzie wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie. Co do zasady faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z właściwym wzorem dokumentu elektronicznego.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Reguła ta znajduje zastosowanie przede wszystkim do faktur wystawianych w trybie online, a więc w sytuacji, gdy data wskazana przez podatnika w polu P_1 odpowiada dacie faktycznego przesłania faktury do KSeF.

Przepisy przewidują jednak również szczególne rozwiązania dla sytuacji, w których faktura zostaje wystawiona z datą wcześniejszą niż data jej przesłania do KSeF. Dotyczy to w szczególności trybu offline24. Tryb ten został uregulowany w art. 106nda ustawy o VAT, który ma obowiązywać od 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Następnie, stosownie do art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury, przesłać ją do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w systemie.

Jednocześnie zgodnie z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT za datę wystawienia faktury wystawionej w tym trybie uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze, tj. datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Oznacza to, że w przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 decydująca jest data wykazana w polu P_1, a nie data późniejszego przesłania dokumentu do KSeF.

Dodatkowo art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT przewiduje, że za fakturę wystawioną w tym trybie uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do KSeF jest późniejsza niż data wskazana na tej fakturze jako data wystawienia. Oznacza to, że jeżeli faktura zostanie utworzona z datą wystawienia przypadającą na dzień sprzedaży, natomiast przesłana do KSeF dopiero następnego dnia roboczego, to zostanie ona potraktowana jako faktura wystawiona w trybie offline24.

Stanowisko dyrektora KIS

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.1007.2025.1.KOM. Organ uznał w niej, że wysyłka faktur do KSeF w następnym dniu roboczym po dacie sprzedaży, tożsamej z datą wystawienia faktury wskazaną w polu P_1, jest zgodna z przepisami ustawy o VAT. W interpretacji wskazano, że jeżeli data przesłania faktury do KSeF jest późniejsza niż data wskazana przez podatnika w polu P_1, faktura zostaje uznana za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia pozostaje data wskazana w polu P_1.

W analizowanym przypadku wydania towarów z magazynu mogą następować przez całą dobę, także po godzinie 17:00, a więc po zakończeniu pracy osób odpowiedzialnych za wystawianie i obsługę faktur sprzedaży. Z tego względu w przypadku odbioru towaru z magazynu w godzinach od 17:00 do 24:00 danego dnia faktura będzie tworzona w systemie sprzedażowym z datą sprzedaży i datą wystawienia przypadającą na dzień wydania towaru. Następnie faktura zostanie przesłana do KSeF w następnym dniu roboczym.

Taki sposób postępowania odpowiada konstrukcji trybu offline24. Skoro bowiem faktura zostanie utworzona z datą wystawienia wskazaną w polu P_1 przypadającą na dzień wydania towaru, a następnie zostanie przesłana do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym, to zostanie zachowany termin wynikający z art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT. W takim przypadku za datę wystawienia faktury należy przyjąć datę wykazaną w polu P_1, czyli dzień sprzedaży, a nie dzień technicznego przesłania faktury do KSeF.

Nie stoi temu na przeszkodzie okoliczność, że przesłanie faktury do KSeF nastąpi dopiero następnego dnia roboczego. Przepisy dotyczące trybu offline24 wprost przewidują możliwość późniejszego przesłania faktury do KSeF, o ile nastąpi to niezwłocznie i nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Właśnie na tym polega istota tego trybu — faktura może zostać wystawiona z określoną datą, a następnie przesłana do KSeF w terminie następczym przewidzianym w ustawie.

Znaczenie ma również to, że faktura wygenerowana w systemie sprzedażowym nie będzie przed przesłaniem do KSeF udostępniana nabywcy w formie wizualizacji ani w żadnej innej formie. Nabywca otrzyma fakturę dopiero po jej skutecznym przesłaniu do KSeF i nadaniu numeru identyfikującego. Takie rozwiązanie jest racjonalne i bezpieczne, ponieważ ogranicza ryzyko, że w obrocie gospodarczym będzie funkcjonował dokument, który nie został jeszcze prawidłowo obsłużony w KSeF.

W konsekwencji należy uznać, że opisany model postępowania jest zgodny z przepisami ustawy o VAT obowiązującymi od 1 lutego 2026 r. Faktura wystawiona z datą sprzedaży i datą wystawienia przypadającą na dzień wydania towaru, a następnie przesłana do KSeF w następnym dniu roboczym, będzie fakturą wystawioną w trybie offline24. Datą wystawienia takiej faktury będzie data wskazana w polu P_1.

Podsumowując, przesyłanie faktur do KSeF w następnym dniu roboczym po dacie sprzedaży, która będzie jednocześnie datą wystawienia faktury wskazaną w polu P_1, należy uznać za prawidłowe, o ile faktury będą wystawiane zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, będą przesyłane do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia, oraz nie będą wcześniej udostępniane nabywcom poza KSeF.

Rafał Styczyński, doradca podatkowy