Umowy z sieciami handlowymi jako alternatywa dla zamówień podprogowych

Z punktu widzenia jednostki sektora finansów publicznych zawarcie umowy z marketem może być ekonomicznie uzasadnione, o ile następuje w warunkach zapewniających równe traktowanie wykonawców oraz zgodnie z regulaminem zamówień podprogowych. Sieć handlowa powinna być traktowana jak każdy inny wykonawca – musi mieć możliwość złożenia oferty, wystawiać faktury VAT na jednostkę, a jej warunki handlowe mogą stanowić kryterium wyboru - pisze dr Beata Potemska.

W praktyce jednostek sektora finansów publicznych, w szczególności jednostek oświatowych i innych placówek żywieniowych, coraz częściej pojawia się pytanie o możliwość zawierania umów bezpośrednio z sieciami handlowymi. Sieci te oferują warunki handlowe, których producenci lub dystrybutorzy branżowi nie są w stanie zapewnić – zarówno w zakresie poziomu cen, jak i elastyczności oraz szerokości asortymentu. Dotyczy to zwłaszcza segmentu FMCG, w którym ceny promocyjne w marketach bywają znacząco niższe niż ceny oferowane w umowach rocznych przez producentów, a jednocześnie dostępny jest szeroki koszyk produktów niezbędnych do bieżącego funkcjonowania jednostek.

Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie uwarunkowań prawnych i praktycznych zawierania umów podprogowych z sieciami handlowymi jako alternatywy dla tradycyjnych umów z producentami i dostawcami, ze szczególnym uwzględnieniem: różnorodności asortymentu, zmienności cen, ryzyka zarzutów dzielenia zamówienia oraz konsekwencji przekroczenia progu 170 000 zł. Sieci handlowe, jako podmioty prowadzące działalność gospodarczą, spełniają definicję wykonawcy w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, co oznacza, że mogą być traktowane na równi z producentami i hurtowniami.

Czytaj wcześniejsze teksty: Dlaczego sztywne umowy w zamówieniach podprogowych są nieskuteczne

Elastyczne modele kontraktowania w zamówieniach podprogowych – propozycje rozwiązań

Umowy z sieciami handlowymi jako alternatywa dla producentów i dostawców

W przypadku produktów FMCG sieci handlowe oferują szereg przewag konkurencyjnych względem producentów i dystrybutorów, w szczególności:

• ceny promocyjne, często znacząco niższe niż ceny z cenników producentów,
• odroczone terminy płatności,
• rabaty wolumenowe i programy lojalnościowe,
• gwarancję dostępności towaru,
• szeroki asortyment obejmujący różne grupy produktów (żywność, chemia, artykuły eksploatacyjne).

Z punktu widzenia jednostki sektora finansów publicznych zawarcie umowy z marketem może być ekonomicznie uzasadnione, o ile następuje w warunkach zapewniających równe traktowanie wykonawców oraz zgodnie z regulaminem zamówień podprogowych. Sieć handlowa powinna być traktowana jak każdy inny wykonawca – musi mieć możliwość złożenia oferty, wystawiać faktury VAT na jednostkę, a jej warunki handlowe mogą stanowić kryterium wyboru.

Kluczowe jest, aby zakupy nie były realizowane w trybie detalicznym „na paragon”, lecz na podstawie umowy lub zamówień cząstkowych, z pełną dokumentacją fakturową. Taki model eliminuje ryzyko zarzutu dzielenia zamówienia oraz pozwala na powiązanie wydatków z konkretnym wykonawcą i postępowaniem.

Umowa z marketem może być szczególnie korzystna, gdy:

• ceny promocyjne są znacząco niższe niż ceny producentów,
• jednostka dokonuje regularnych zakupów w jednej lokalizacji,
• market zapewnia fakturowanie B2B,
• koszty logistyczne są minimalne lub nie występują w ogóle,
• jednostka potrzebuje szerokiego koszyka produktów, którego żaden producent nie jest w stanie samodzielnie zapewnić.

Różnorodność asortymentu i zmienność cen – ograniczenia tradycyjnych dostawców

Jednostki oświatowe i placówki żywieniowe realizują zakupy obejmujące szeroki wachlarz produktów: nabiał, mięso i wędliny, pieczywo, warzywa i owoce, produkty suche, chemię gospodarczą, środki higieniczne, artykuły eksploatacyjne. Żaden pojedynczy producent ani dystrybutor branżowy nie jest w stanie dostarczyć pełnego asortymentu potrzebnego jednostce. Producenci oferują wyłącznie swoje kategorie produktowe, co w praktyce oznacza, że:

• mleczarnia dostarcza wyłącznie nabiał,
• zakład mięsny – mięso i wędliny,
• hurtownia chemiczna – środki czystości,
• dostawca pieczywa – wyłącznie pieczywo.

W postępowaniu obejmującym cały koszyk zakupowy producenci i hurtownie nie są w stanie złożyć ofert obejmujących pełny zakres zamówienia. W efekcie:

• producenci nie składają ofert, bo nie mają pełnego asortymentu,
• hurtownie składają oferty częściowe,
• jedynym wykonawcą zdolnym do złożenia kompletnej oferty jest sieć handlowa.

Dodatkowo ceny w poszczególnych kategoriach zmieniają się niezależnie od siebie. Może wystąpić sytuacja, w której:

• jednego dnia masło jest tańsze w markecie,
• jednocześnie środki czystości są tańsze u producenta,
• następnego dnia relacja cenowa jest odwrotna.

Rynek FMCG jest z natury niejednorodny – każda kategoria ma własną dynamikę cenową, cykle promocyjne i strategie handlowe. Zawarcie jednej umowy obejmującej cały koszyk prowadzi do sytuacji, w której część produktów jest kupowana taniej, część drożej, a jednostka traci możliwość reagowania na zmiany cen w poszczególnych grupach asortymentowych.

Postępowanie „na wszystko” a faktyczna konkurencja

Ogłoszenie postępowania na cały koszyk (żywność, chemia, artykuły eksploatacyjne) jest formalnie dopuszczalne, jednak w praktyce prowadzi często do ograniczenia realnej konkurencji. Producenci i hurtownie nie są w stanie złożyć ofert obejmujących pełny zakres zamówienia, co powoduje, że:

• postępowanie spełnia wymogi formalne konkurencyjności,
• ale realnie konkurencja ogranicza się do jednego wykonawcy – sieci handlowej,
• sytuacja ta wynika z konstrukcji rynku, a nie z naruszenia procedur przez jednostkę.

W takich przypadkach umowa z marketem staje się jedynym realnym rozwiązaniem, które zapewnia:

• pełne pokrycie asortymentu,
• możliwość korzystania z cen dynamicznych i promocyjnych,
• odroczone płatności,
• uproszczenie logistyki (zakupy w jednym miejscu),
• przewidywalność dostaw.

Z punktu widzenia kontroli istotne jest, aby jednostka była w stanie wykazać, że:

• postępowanie zostało przeprowadzone zgodnie z regulaminem,
• zaproszono potencjalnych wykonawców z różnych segmentów rynku (producenci, hurtownie, sieci handlowe),
• brak ofert od producentów wynikał z obiektywnych ograniczeń asortymentowych, a nie z konstrukcji zapytania „pod jednego wykonawcę”.

Przekroczenie progu 170 000 zł przy umowie z marketem

Zawarcie umowy z marketem nie zwalnia jednostki z obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku przekroczenia progu 170 000 zł. Jeżeli łączna wartość planowanych zakupów produktów FMCG w danym roku przekracza ten próg, jednostka jest zobowiązana do zastosowania procedury przewidzianej w ustawie, niezależnie od tego, czy wykonawcą jest producent, hurtownia czy sieć handlowa.

W praktyce zawierania umów z sieciami handlowymi pojawia się pytanie o możliwość określenia wartości zamówienia oraz sposobu ustalania cen jednostkowych w sytuacji, w której market nie jest w stanie zagwarantować stałych cen na okres 12 miesięcy. Wynika to z charakterystyki rynku detalicznego FMCG, w którym ceny zmieniają się dynamicznie, a polityka promocyjna jest planowana w krótkich cyklach i nie może być przewidziana z wyprzedzeniem rocznym.

Sieci handlowe nie stosują stałych cenników rocznych, dlatego nie są w stanie podać z góry konkretnych cen jednostkowych obowiązujących przez cały okres umowy. Nie oznacza to jednak, że umowa z marketem jest niemożliwa do zawarcia. W takich przypadkach stosuje się modele cenowe oparte na mechanizmach dynamicznych, które są akceptowane zarówno w zamówieniach podprogowych, jak i w postępowaniach prowadzonych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

Najczęściej stosowane modele to:

• ceny według cennika obowiązującego w dniu zakupu,
• ceny nie wyższe niż określona cena maksymalna,
• ceny ustalane jako rabat procentowy od aktualnego cennika detalicznego.

Każdy z tych modeli zapewnia mierzalność i weryfikowalność ceny, co spełnia wymogi przejrzystości i kontroli. Jednocześnie umożliwia jednostce korzystanie z bieżących promocji i obniżek cen, co jest kluczowe dla efektywności ekonomicznej zakupów FMCG.

Należy podkreślić, że sposób ustalania ceny w umowie nie ma wpływu na obowiązek stosowania ustawy PZP. Jeżeli szacunkowa wartość zamówienia przekracza 170 000 zł, jednostka jest zobowiązana do przeprowadzenia postępowania zgodnie z ustawą, niezależnie od tego, czy ceny są stałe, czy dynamiczne. Wartość zamówienia ustala się na podstawie przewidywanego rocznego zapotrzebowania, a nie na podstawie rodzaju wykonawcy, czy konstrukcji cen w umowie.

W przypadku przekroczenia progu 170 000 zł jednostka może:

• przeprowadzić postępowanie PZP i wybrać market jako wykonawcę,
• podzielić zamówienie na odrębne kategorie asortymentowe, o ile podział odpowiada strukturze rynku i nie ma charakteru sztucznego,
• zastosować modele elastyczne w ramach kilku mniejszych umów, pod warunkiem że podział nie służy obejściu progu ustawowego.

Podział zamówienia jest dopuszczalny, jeżeli wynika z obiektywnych różnic asortymentowych i odrębności rynkowej poszczególnych kategorii, a nie z chęci uniknięcia stosowania ustawy. W każdym z powyższych wariantów możliwe jest zastosowanie modelu cen dynamicznych, który pozwala na korzystanie z bieżących cen rynkowych, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z zasadami konkurencyjności i gospodarności.

Znaczenie umów z marketami w systemie elastycznego kontraktowania

Umowy z sieciami handlowymi mogą stanowić realną i racjonalną alternatywę dla tradycyjnych umów z producentami i dostawcami, szczególnie w obszarze produktów o wysokiej zmienności cenowej i szerokim asortymencie. Pozwalają one na:

• korzystanie z cen dynamicznych i promocji,
• ograniczenie ryzyka „legalnego przepłacania” wynikającego z długoterminowych sztywnych umów,
• uproszczenie logistyki zakupowej poprzez koncentrację dostaw w jednym miejscu,
• zmniejszenie ryzyka zarzutów dzielenia zamówienia, jeśli zakupy są realizowane w ramach jednej umowy,
• zwiększenie efektywności ekonomicznej wydatkowania środków publicznych.

Jednocześnie wymagają one:

• odpowiedniego ukształtowania regulaminów zamówień podprogowych (dopuszczenie sieci handlowych jako wykonawców, możliwość stosowania cen dynamicznych, modeli koszykowych, zakupów interwencyjnych),
• prawidłowego ustalenia wartości zamówienia z uwzględnieniem progu 170 000 zł,
• rzetelnego udokumentowania przebiegu postępowania i przyczyn wyboru danego modelu kontraktowego.

Umowy z marketami, stosowane w sposób przemyślany i udokumentowany, mogą stać się ważnym elementem systemu elastycznego kontraktowania w jednostkach sektora finansów publicznych, pozwalając na lepsze dostosowanie zakupów do realiów rynku FMCG przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z zasadami gospodarności i wymogami kontroli.

Autor: Beata Potemska, doktor nauk ekonomicznych w zakresie zarządzania, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji UŁ oraz studiów podyplomowych z audytu wewnętrznego. Posiada wieloletnie doświadczenie w administracji samorządowej, w tym na stanowiskach kierowniczych i zarządczych. Autorka publikacji naukowych dotyczących zarządzania i kontroli w jednostkach samorządu terytorialnego.