Działalność gospodarcza, najem prywatny a faktury w KSeF
Faktury dokumentujące najem prywatny lokalu użytkowego powinny być wystawiane za pośrednictwem KSeF, jeżeli najemcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i wykorzystująca lokal na potrzeby tej działalności. Decydujące znaczenie ma nie to, że lokal należy do majątku prywatnego wynajmującego, lecz to, że usługa najmu jest świadczona na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą.
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. Niezależnie od tej działalności uzyskuję przychody z najmu prywatnego lokalu użytkowego, który stanowi mój majątek prywatny. Lokal nie jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej, nie został ujęty w ewidencji środków trwałych i nie jest wynajmowany w ramach działalności wpisanej do CEIDG. Najem ma charakter odpłatny, długoterminowy i ciągły. Najemcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która wykorzystuje lokal na potrzeby tej działalności. Miesięczny czynsz najmu przekracza 10 000 zł. W związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF powziąłem wątpliwość, czy jako osoba prowadząca działalność gospodarczą i będąca czynnym podatnikiem VAT mam obowiązek wystawiać faktury dokumentujące najem prywatny lokalu użytkowego za pośrednictwem KSeF? - pyta Czytelnik.
W opisanej sytuacji faktury dokumentujące najem prywatny lokalu użytkowego powinny być wystawiane za pośrednictwem KSeF, jeżeli najemcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i wykorzystująca lokal na potrzeby tej działalności. Decydujące znaczenie ma nie to, że lokal należy do majątku prywatnego wynajmującego, lecz to, że usługa najmu jest świadczona na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, dorada podatkowy.
Najem prywatny też podlega VAT
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i zarejestrowana jako czynny podatnik VAT jest na gruncie VAT jednym podatnikiem. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy dana czynność jest wykonywana w ramach działalności wpisanej do CEIDG, czy w ramach tzw. najmu prywatnego, osoba ta posługuje się tym samym numerem NIP dla celów VAT. Nie występuje odrębny podatnik VAT dla działalności gospodarczej i odrębny podatnik VAT dla najmu prywatnego.
Ma to znaczenie dla sposobu dokumentowania najmu. Jeżeli wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, to wystawiając fakturę za najem powinien posługiwać się swoim numerem NIP, którym posługuje się również w działalności gospodarczej. Bez względu na liczbę aktywności wykonywanych przez osobę fizyczną, jeżeli aktywności te podlegają VAT, podatnik występuje jako jeden podatnik i posługuje się jednym numerem podatkowym.
Należy przy tym odróżnić status podatnika VAT od kwalifikowania nieruchomości jako składnika majątku prywatnego. To, że lokal użytkowy nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych działalności gospodarczej, nie jest wykorzystywany w działalności wpisanej do CEIDG i stanowi majątek prywatny, nie przesądza o braku obowiązków na gruncie VAT. Najem ma charakter odpłatny, ciągły i zarobkowy, a więc może być czynnością podlegającą VAT, nawet jeżeli dla innych celów jest określany jako najem prywatny.
W konsekwencji faktura dokumentująca najem lokalu użytkowego powinna zawierać dane wynajmującego jako osoby fizycznej będącej podatnikiem. Danymi obligatoryjnymi są przede wszystkim imię i nazwisko, adres oraz NIP. Wystawiając fakturę, osoba fizyczna powinna zatem wskazać swoje imię i nazwisko oraz numer NIP właściwy dla celów VAT.
Kwestia wskazania na fakturze dodatkowo nazwy działalności gospodarczej pozostaje decyzją podatnika. Jeżeli osoba fizyczna prowadzi działalność pod określoną nazwą, może tę nazwę umieścić na fakturze, ale nie jest to konieczne w każdym przypadku. Podatnik może więc zdecydować, że na fakturach związanych z działalnością gospodarczą będzie wskazywał imię, nazwisko i nazwę firmy, natomiast na fakturach dotyczących najmu prywatnego będzie posługiwał się wyłącznie imieniem, nazwiskiem i NIP. Takie rozróżnienie może być praktyczne, ale nie jest obowiązkowe.
Najważniejsze jest, aby faktura pozwalała na prawidłową identyfikację podatnika. W przypadku osoby fizycznej zapewnia to imię i nazwisko oraz NIP. Sama nazwa działalności gospodarczej ma charakter dodatkowy. Jej użycie może pomóc organizacyjnie w oddzieleniu dokumentów dotyczących działalności wpisanej do CEIDG od dokumentów dotyczących najmu prywatnego, ale z perspektywy VAT nadal jest to jeden i ten sam podatnik.
Faktura dla przedsiębiorcy w KSeF
Odnosząc się do obowiązku stosowania KSeF, należy wskazać, że zasadą jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy przewidują jednak wyjątki, w tym dotyczący faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli więc usługa jest świadczona na rzecz konsumenta, faktura nie musi być wystawiana w KSeF.
W przedstawionym przypadku najemcą nie jest jednak konsument, lecz osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która wykorzystuje lokal użytkowy na potrzeby tej działalności. Oznacza to, że nabywcą usługi najmu jest przedsiębiorca. W takiej sytuacji nie ma zastosowania wyjątek dotyczący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Faktura dokumentująca najem powinna więc zostać wystawiona w KSeF.
Nie ma decydującego znaczenia, że po stronie wynajmującego lokal jest składnikiem majątku prywatnego i nie został przypisany do działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG. Dla obowiązku KSeF istotne jest to, że faktura jest wystawiana przez podatnika oraz że nabywcą usługi jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Jeżeli faktura dokumentuje odpłatne świadczenie usługi najmu na rzecz przedsiębiorcy, powinna mieć postać faktury ustrukturyzowanej.
Obowiązek wystawienia faktury w KSeF może dotyczyć również podatników zwolnionych z VAT. Tym bardziej dotyczy więc podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny. Skoro wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, a najemca jest przedsiębiorcą, faktura za najem lokalu użytkowego powinna zostać wystawiona w formie faktury ustrukturyzowanej, o ile nie zachodzi szczególny wyjątek przewidziany przepisami.
W praktyce faktura za najem prywatny lokalu użytkowego powinna zostać wystawiona w KSeF z danymi wynajmującego jako osoby fizycznej. Po stronie sprzedawcy należy wskazać imię i nazwisko oraz NIP. Można dodatkowo wskazać nazwę działalności gospodarczej, jeżeli podatnik uzna to za zasadne, ale nie jest to warunek prawidłowości faktury.
Po stronie nabywcy należy wskazać dane najemcy jako przedsiębiorcy, w tym jego NIP, skoro lokal jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Faktura nie jest wówczas wystawiana na rzecz osoby fizycznej działającej prywatnie, lecz na rzecz przedsiębiorcy korzystającego z lokalu w działalności.
Podsumowując, w opisanej sytuacji faktury dokumentujące najem prywatny lokalu użytkowego powinny być wystawiane przez KSeF. Wynajmujący, mimo że lokal należy do jego majątku prywatnego i nie jest związany z działalnością wpisaną do CEIDG, pozostaje jednym podatnikiem VAT jako osoba fizyczna. Powinien posługiwać się swoim NIP oraz imieniem i nazwiskiem. Wskazanie nazwy działalności gospodarczej jest dopuszczalne, ale zależy od decyzji podatnika. Ponieważ najemcą jest osoba prowadząca działalność gospodarczą i wykorzystująca lokal na jej potrzeby, nie ma zastosowania wyjątek dotyczący faktur dla konsumentów. W konsekwencji faktura za najem powinna zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana w KSeF.
Rafał Styczyński, dorada podatkowy
