Zbiorcza płatność za faktury objęte mechanizmem podzielonej płatności wystawione w KSeF
Otrzymałem od jednego kontrahenta kilka faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności. Faktury zostały wystawione w KSeF i posiadają numery identyfikujące je w KSeF. Zamierzam uregulować należności wynikające z tych faktur jednym przelewem zbiorczym, z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. Czy mogę zapłacić zbiorczo za kilka faktur wystawionych przez jednego kontrahenta w KSeF, które są objęte MPP, a jeżeli tak, to w jaki sposób technicznie powinienem wykonać taki przelew - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Tak, można dokonać jednej zbiorczej płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności za kilka faktur otrzymanych od jednego kontrahenta, jeżeli faktury te zostały wystawione w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc. W przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF w komunikacie przelewu zamiast numerów poszczególnych faktur należy podać identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF.
Kiedy stosuje się MPP
W opisanym stanie faktycznym powstała wątpliwość, czy należności wynikające z tych faktur mogą zostać uregulowane jednym przelewem zbiorczym w mechanizmie podzielonej płatności oraz jak technicznie należy taki przelew wykonać.
Zgodnie z art. 108a ustawy o VAT podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku, przy dokonywaniu płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury mogą zastosować mechanizm podzielonej płatności. W przypadkach określonych w ustawie, w szczególności gdy faktura dokumentuje nabycie towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł oraz transakcja jest dokonywana między podatnikami, zapłata w mechanizmie podzielonej płatności ma charakter obowiązkowy.
Mechanizm podzielonej płatności polega na tym, że zapłata dokonywana jest przy użyciu specjalnego komunikatu przelewu udostępnionego przez bank albo spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową. W komunikacie tym podatnik wskazuje zasadniczo kwotę VAT, kwotę sprzedaży brutto, NIP dostawcy lub usługodawcy oraz numer faktury, której dotyczy płatność. W przypadku faktur ustrukturyzowanych, w związku z wdrożeniem KSeF, znaczenie ma jednak nie tylko numer faktury nadany przez sprzedawcę, ale również numer identyfikujący fakturę w KSeF albo — przy płatności za więcej niż jedną fakturę — identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF.
Ustawa o VAT przewiduje możliwość dokonania zbiorczej płatności w mechanizmie podzielonej płatności. Jeżeli jeden dostawca lub usługodawca wystawił na rzecz podatnika więcej niż jedną fakturę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc, zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności może dotyczyć więcej niż jednej faktury. Oznacza to, że podatnik nie musi wykonywać osobnego przelewu MPP dla każdej faktury, lecz może objąć jednym komunikatem przelewu kilka faktur od tego samego kontrahenta.
Należy jednak zwrócić uwagę na różnicę pomiędzy zbiorczą płatnością za faktury wystawione poza KSeF a zbiorczą płatnością za faktury ustrukturyzowane. W przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane komunikat przelewu powinien obejmować wszystkie faktury wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w danym okresie. Okres ten nie może być krótszy niż jeden dzień i nie może być dłuższy niż jeden miesiąc. W takim przypadku w komunikacie przelewu, w miejscu przeznaczonym na numer faktury, wpisuje się okres, za który dokonywana jest płatność.
Inaczej wygląda to w przypadku faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF. Przy płatności za faktury ustrukturyzowane komunikat przelewu może obejmować dowolne faktury wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc. Oznacza to, że w przypadku faktur KSeF podatnik nie ma obowiązku obejmowania zbiorczą płatnością wszystkich faktur wystawionych przez danego kontrahenta w danym okresie. Może wybrać tylko te faktury, które chce opłacić danym przelewem, pod warunkiem że są to faktury od tego samego dostawcy lub usługodawcy oraz mieszczą się w okresie przewidzianym w ustawie.
Jest to istotne ułatwienie w stosunku do zasad dotyczących faktur wystawionych poza KSeF. Przy fakturach papierowych albo elektronicznych wystawionych poza KSeF płatność zbiorcza w MPP zasadniczo powinna obejmować wszystkie faktury od danego kontrahenta z danego okresu. Natomiast przy fakturach ustrukturyzowanych można objąć zbiorczą płatnością wybrane faktury. Wynika to z tego, że KSeF umożliwia wygenerowanie identyfikatora zbiorczego dla konkretnego zestawu faktur ustrukturyzowanych.
Techniczne szczegóły płatności
Technicznie płatność powinna zostać dokonana w następujący sposób: Najpierw należy ustalić, które faktury od danego kontrahenta mają zostać opłacone jednym przelewem. Faktury te powinny być fakturami ustrukturyzowanymi wystawionymi w KSeF przez tego samego dostawcę lub usługodawcę i powinny mieścić się w okresie nie krótszym niż jeden dzień oraz nie dłuższym niż jeden miesiąc. Następnie dla wybranego zestawu faktur należy wygenerować w KSeF identyfikator zbiorczy. Identyfikator ten agreguje numery KSeF faktur objętych daną płatnością.
Po wygenerowaniu identyfikatora zbiorczego należy wykonać przelew przy użyciu komunikatu mechanizmu podzielonej płatności. W komunikacie tym należy wskazać kwotę brutto płatności, kwotę VAT odpowiadającą sumie kwot podatku wykazanych w fakturach objętych przelewem, NIP sprzedawcy oraz — zamiast numerów poszczególnych faktur lub numerów KSeF każdej z nich — identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. To właśnie identyfikator zbiorczy pozwala powiązać jedną płatność z kilkoma fakturami ustrukturyzowanymi.
W praktyce oznacza to, że jeżeli otrzymałem od jednego kontrahenta np. pięć faktur ustrukturyzowanych objętych MPP i chcę opłacić trzy z nich jednym przelewem, mogę to zrobić, jeżeli te trzy faktury mieszczą się w wymaganym okresie. Dla tych trzech faktur powinienem wygenerować identyfikator zbiorczy KSeF, a następnie w komunikacie przelewu MPP wskazać ten identyfikator. Nie wpisuję wówczas okresu płatności, jak przy fakturach wystawionych poza KSeF, ani nie wpisuję numerów wszystkich faktur oddzielnie. Właściwym oznaczeniem płatności jest identyfikator zbiorczy.
W komunikacie przelewu należy również pamiętać o prawidłowym określeniu kwoty VAT. Przepisy wymagają, aby komunikat zawierał kwotę odpowiadającą sumie kwot podatku wykazanych w fakturach objętych płatnością. Jeżeli zatem przelew obejmuje kilka faktur ustrukturyzowanych, kwota VAT wykazana w komunikacie MPP powinna odpowiadać sumie VAT wynikającej z tych faktur albo tej części należności, która jest regulowana w danym przelewie. Kwota brutto powinna odpowiadać łącznej kwocie płaconej kontrahentowi.
Podsumowując, w opisanym stanie faktycznym możliwe jest dokonanie jednej zbiorczej płatności w mechanizmie podzielonej płatności za kilka faktur wystawionych przez jednego kontrahenta w KSeF. Warunkiem jest, aby faktury pochodziły od tego samego dostawcy lub usługodawcy oraz były wystawione w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc. Ponieważ są to faktury ustrukturyzowane, nie trzeba obejmować przelewem wszystkich faktur z danego okresu — można wybrać dowolne faktury spełniające te warunki. Technicznie należy wygenerować dla nich identyfikator zbiorczy w KSeF i wpisać go w komunikacie przelewu MPP w miejscu przeznaczonym na identyfikację faktury lub faktur objętych płatnością.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
