Wizualizacje faktur nadal sprawiają problemy

Fiskus nie wyklucza w interpretacjach, że wizualizacja, czyli odzwierciedlenie faktury wystawionej w KSeF, może zostać uznana za pustą fakturę. Wystarczą niewielkie różnice dotyczące opisu danego pola, aby organ podatkowy uznał, że doszło do podwójnego wystawienia tego samego dokumentu. Konsekwencją może być podwójna zapłata VAT – wynikającego zarówno z faktury, jak i wizualizacji.

Od początku obowiązywania obligatoryjnego KSeF wielu przedsiębiorców przekazuje kontrahentom wizualizacje dokumentów wystawionych w systemie, np. mailem w formacie PDF. Mimo iż wizualizacja jest co do zasady obrazem faktury wystawionej w KSeF, nie innym dokumentem, to w praktyce powstaje coraz więcej wątpliwości.

Czy wizualizacja odpowiada fakturze

Skarbówka ostrzega przedsiębiorców, że przekazując wizualizacje, mogą narazić się na problemy. - W sytuacji gdy wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy o VAT - takie stanowisko zajął dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w kilku interpretacjach, m.in. z 5 maja 2026 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST).

Chodziło o spółkę, która wystawia faktury w KSeF i dodatkowo przesyła kontrahentom wizualizacje tych faktur w formacie PDF. Wizualizacja może zawierać dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji (nie będą to żadne z elementów z art. 106e oraz 106j ustawy o VAT). Może się również zdarzyć, że faktura ustrukturyzowana zawiera informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w wizualizacji PDF, np. pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty. Ponadto, niektóre elementy wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”, ale nie wpłynie to na treść.  

Spółka chciała uzyskać potwierdzenie, że wizualizacji PDF nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z czym nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich VAT. Dyrektor KIS stwierdził jednak, że tego typu różnice mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej. Jego zdaniem, wątpliwości budzą też różnice prezentowania danych, np.  zamiast nagłówka „opis pozycji” -„nazwa produktu” - Struktura logiczna FA (3) zawiera element "FaWiersz", w którym znajduje się m.in. pole "P_7" dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola "opis pozycji", który został wskazany we wniosku przez podatnika – stwierdził dyrektor KIS.

Takie samo stanowisko dyrektor KIS zajął również w interpretacji z 30 kwietnia br. (nr 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC) i 29 kwietnia (nr 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG).

Kiedy trzeba zapłacić podwójny VAT

Według ekspertów, podatnicy powinni zachować ostrożność. Problem jest jednak na tyle istotny, że stanowisko w tej sprawie powinno zająć Ministerstwo Finansów.

- Wizualizacja to obraz faktury wystawionej w KSeF (w formacie XML). Zawarte w niej dane powinny być zgodne z danymi XML, ale zmiana nagłówka poszczególnych pozycji nie powinna powodować, że mamy do czynienia z podwójnym fakturowaniem. Tymczasem dyrektor KIS uznał za niedopuszczalne zastąpienie nagłówka „opis pozycji” nagłówkiem „nazwa produktu”. Takie stanowisko jest zbyt daleko idące. Podobny problem może dotyczyć np. podanego w wizualizacji numeru KRS czy logo firmy – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.

Dodaje, że wątpliwości można mieć natomiast w przypadku, gdy faktura w KSeF zawiera dodatkowe informacje dotyczące rozliczeń, których nie ma w wizualizacji PDF. Taka sytuacja może w przyszłości być przyczyną sporów z fiskusem.

Jak wyjaśnia Rafał Styczyński, doradca podatkowy, ryzyko zastosowania art. 108 ustawy o VAT pojawia się wtedy, gdy wizualizacja PDF, mimo że zawiera kluczowe dane faktury, różni się od faktury ustrukturyzowanej w sposób merytoryczny. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której faktura ustrukturyzowana zawiera określone dane dodatkowe, np. dotyczące płatności, rozliczeń, obciążeń, odliczeń lub warunków transakcji, a dane te nie zostaną odzwierciedlone w wizualizacji PDF. - W takim przypadku może powstać obowiązek zapłaty VAT wykazanego w wizualizacji PDF na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT - dodaje Styczyński.

Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej albo osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Przepis ten ma charakter szczególny i ma na celu ochronę interesów Skarbu Państwa przed ryzykiem nieuprawnionego posługiwania się fakturami wykazującymi podatek VAT.

- Wizualizacja faktur to obecnie jeden z najbardziej problematycznych obszarów w korzystaniu z KSeF. Warto więc, by Ministerstwo Finansów wydało w tej sprawie objaśnienia lub interpretację ogólną. Należy bowiem mieć świadomość, że w przypadku uznania przez organ podatkowy wizualizacji PDF za pustą fakturę, sprzedawca będzie musiał zapłacić podwójnie VAT – zarówno wynikający z faktury, jak i z wizualizacji. Może też zapłacić odsetki oraz ponieść odpowiedzialność na podstawie kodeksu karnego skarbowego – mówi Janina Fornalik.

Problem mają tez nabywcy

Na problemy naraża się też przedsiębiorca, który przekazuje wizualizacje bez numeru KSeF i kodu QR.

W interpretacji z 15 maja (nr 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK) dyrektor KIS za nieprawidłowe uznał sytuacje, w których firma wystawi fakturę w trybie offline24, offline – niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym i wyda klientowi wizualizację faktury. Spółka chciała wyjść naprzeciw klientom, z których część, niezależnie od dostępności faktur w KSeF, oczekuje przesyłania faktur w sposób dotychczasowy – elektronicznie lub papierowo.

Chodzi o sytuacje, w których:

1. wizualizacja zostanie wygenerowana przed wysłaniem faktury do KSeF. Nie ma na niej kodów QR ani numeru KSeF. Według KIS, w przypadku polskiego nabywcy wizualizacja nie powinna być wystawiona przed wysyłką do KSeF, a w przypadku zagranicznego nabywcy powinna zawierać dwa kody QR – offline i certyfikat.
2. faktura została już zarejestrowana w KSeF, ale nabywca otrzymał wizualizację bez numeru KSeF i bez kodu QR, albo nabywca otrzyma fakturę bez jednego z tych elementów. Według dyrektora KIS wizualizacja bez kodu QR i numeru KSeF może zostać potraktowana jako odrębna faktura od tej wystawionej w KSeF, powodująca obowiązek zapłaty wykazanego w niej VAT.

- Jednocześnie spółka będzie mogła skorygować powyższą fakturę, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez nią VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy – stwierdził dyrektor KIS. To oznacza, że aby uniknąć podwójnego opodatkowania, należy skorygować nieprawidłowy dokument do zera.

Jak zaznacza Leszek Lewandowicz, doradca podatkowy, sekretarz Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, problem dotyczy nie tylko sprzedawców, ale też nabywców.

- Wszystkie dokumenty otrzymane poza KSeF-em rodzą w tej chwili pewne ryzyko. W praktyce obserwujemy, że mogą się zdarzać niezamierzone błędy, których sprzedawcy nie są często świadomi. Wizualizacje generowane przez systemy księgowe nie zawsze są w pełni zgodne z fakturą ustrukturyzowaną. Dlatego w księgach podatkowych należy uwzględniać faktury pobrane z KSeF – mówi Leszek Lewandowicz.

Nie ma not korygujących, ale jest więcej korekt

Eksperci zwracają też uwagę, że inny istotny problem wynika z likwidacji not korygujących od 1 lutego 2026 r. Przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF przedsiębiorcy poprawiali w ten sposób drobne błędy, jak np. pomyłki w adresie czy literówka w nazwie firmy. Teraz to już niemożliwe.

- Efektem jest duża liczba korekt, ponieważ wszystkie błędy wymagają skorygowania pierwotnej faktury. Przedsiębiorcy odbierają to jako uciążliwość – mówi Janina Fornalik. - Dodatkowo, w niektórych firmach system nie umożliwia wystawienia faktury korygującej bez zmiany kwot i stosują techniczne rozwiązanie polegające na korekcie pierwotnej faktury do zera i wystawieniu nowej na prawidłowe dane. Takie rozwiązanie wiąże się z ryzykiem zakwestionowania obniżenia VAT na podstawie faktury korygującej ”zerującej”, co może skutkować obowiązkiem zapłaty VAT dwukrotnie.

- W praktyce zdarza się, że przy wystawianiu faktur korygujących dochodzi do powstanie kolejnych błędów. Efektem tego jest konieczność wystawienia kolejnych korekt – mówi Leszek Lewandowicz.