Korekta faktury uproszczonej a KSeF
Dokonałem sprzedaży towaru na rzecz klienta. Wartość sprzedaży nie przekroczyła kwoty 450 zł brutto, dlatego udokumentowałem ją fakturą uproszczoną. Obecnie klient zwrócił zakupiony towar, w związku z czym jestem zobowiązany do dokonania korekty tej sprzedaży poprzez wystawienie faktury korygującej do uprzednio wystawionej faktury uproszczonej. Czy w opisanym stanie faktycznym korektę faktury uproszczonej powinienem wystawić i ująć w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Tak, co do zasady korekta faktury uproszczonej powinna zostać wystawiona i ujęta w KSeF. Fakt, że faktura pierwotna została wystawiona poza KSeF, nie wyłącza obowiązku sporządzenia faktury korygującej w KSeF, jeżeli na moment wystawienia korekty podatnik jest już objęty obowiązkiem stosowania KSeF.
Kiedy wystawia się fakturę uproszczoną
W opisanym stanie faktycznym dokonałem sprzedaży towaru na rzecz klienta, a wartość sprzedaży nie przekroczyła kwoty 450 zł brutto. Sprzedaż została więc udokumentowana fakturą uproszczoną. Następnie klient zwrócił zakupiony towar, co oznacza, że po wystawieniu dokumentu pierwotnego wystąpiło zdarzenie mające wpływ na podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego. W takim przypadku konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Faktura uproszczona, mimo że zawiera ograniczony zakres danych, pozostaje fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Wynika to z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, który dopuszcza wystawienie faktury o ograniczonym zakresie danych, jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, pod warunkiem że dokument zawiera dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek. Paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł może więc stanowić fakturę uproszczoną, a w konsekwencji jego korekta powinna zostać dokonana w trybie właściwym dla faktur korygujących.
Podstawę wystawienia korekty stanowi art. 106j ustawy o VAT. Przepis ten przewiduje obowiązek wystawienia faktury korygującej między innymi wtedy, gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów lub opakowań, dokonano zwrotu całości albo części zapłaty, udzielono rabatu lub obniżki ceny albo gdy podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie. Zwrot towaru przez klienta jest więc klasyczną przesłanką wystawienia faktury korygującej.
W odniesieniu do KSeF istotne jest, że faktura korygująca jest odrębną fakturą, wystawianą w momencie zaistnienia przyczyny korekty. Jeżeli zatem w dacie wystawienia korekty podatnik jest już objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, korekta powinna zostać sporządzona w KSeF. Co do zasady, faktury korygujące wystawiane po wejściu podatnika w obowiązkowy KSeF powinny przyjmować postać faktur ustrukturyzowanych, nawet jeżeli odnoszą się do faktur pierwotnych wystawionych wcześniej poza KSeF.
Takie podejście znajduje potwierdzenie w konstrukcji przepisów oraz w wyjaśnieniach dotyczących struktury KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wskazuje, że faktura korygująca powinna zawierać m.in. numer KSeF faktury, której dotyczy korekta, ale wymóg ten nie dotyczy sytuacji, gdy fakturze korygowanej nie został nadany numer KSeF. Oznacza to, że system przewiduje możliwość wystawienia w KSeF faktury korygującej do faktury pierwotnej, która numeru KSeF nie posiadała. W takim przypadku w korekcie należy wskazać dane faktury korygowanej, w szczególności numer faktury nadany przez podatnika oraz datę jej wystawienia, bez podawania numeru KSeF faktury pierwotnej.
Z Podręcznika KSeF 2.0 wynika również, że w sekcji dotyczącej danych faktury korygowanej należy podawać dane faktury pierwotnej, w tym jej numer, datę wystawienia oraz numer KSeF, jeżeli faktura pierwotna była wystawiona w KSeF. Skoro numer KSeF podaje się tylko wtedy, gdy faktura pierwotna była wystawiona w KSeF, to oznacza to, że faktura korygująca może dotyczyć również faktury pierwotnej wystawionej poza KSeF.
Powyższe ma znaczenie także przy korekcie faktury uproszczonej. Jeżeli pierwotna sprzedaż została udokumentowana fakturą uproszczoną, a dokument ten nie posiada numeru KSeF, to nie stanowi to przeszkody do wystawienia korekty w KSeF. Korekta powinna wówczas zawierać dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować fakturę pierwotną, czyli przede wszystkim numer dokumentu, datę jego wystawienia oraz dane stron i towaru objętego korektą w zakresie wymaganym dla faktury korygującej.
Jak wystawić korektę
Ministerstwo Finansów wskazuje również, że faktury uproszczone do 450 zł, czyli paragony fiskalne z NIP nabywcy, są do 31 grudnia 2026 r. wyłączone z obowiązkowego KSeF. Wyjaśnienie to odnosi się jednak do wystawiania samych paragonów z NIP do 450 zł jako faktur uproszczonych oraz do ich niewliczania do limitu sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem KSeF. MF wskazuje, że do limitu 10 000 zł nie wlicza się m.in. faktur uznanych za uproszczone, czyli paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do 450 zł, ponieważ ich wystawianie zostało czasowo wyłączone z obowiązkowego KSeF.
Nie oznacza to jednak automatycznie, że każda późniejsza faktura korygująca do takiej faktury uproszczonej powinna być wystawiona poza KSeF. Korekta jest bowiem nowym dokumentem fakturowym, wystawianym już po wystąpieniu zdarzenia korygującego. Jeżeli w momencie wystawienia korekty podatnik jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a korekta jest wystawiana jako faktura korygująca, to właściwe jest wystawienie jej w KSeF, z zaznaczeniem, że faktura pierwotna nie posiada numeru KSeF.
Za takim stanowiskiem przemawia również techniczna konstrukcja struktury FA(3). Skoro struktura przewiduje sposób oznaczenia faktury pierwotnej, której nie nadano numeru KSeF, to ustawodawca i Ministerstwo Finansów zakładają możliwość wystawiania w KSeF korekt do faktur pierwotnych wystawionych poza tym systemem. W przeciwnym razie regulacje dotyczące korekt do faktur bez numeru KSeF byłyby zbędne.
W przypadku całkowitego zwrotu towaru korekta powinna prowadzić do „wyzerowania” wartości pierwotnej sprzedaży. Podręcznik KSeF 2.0 wskazuje, że przykładem korekty może być całkowity zwrot towaru, gdzie ujemna wartość wiersza zeruje wartość wykazaną w fakturze pierwotnej. W opisanym przypadku, jeżeli klient zwrócił cały zakupiony towar, faktura korygująca powinna więc zmniejszać podstawę opodatkowania i VAT należny do zera w zakresie tej sprzedaży.
Należy również odnotować, że w interpretacjach indywidualnych organy podatkowe potwierdzają charakter paragonu z NIP do 450 zł jako faktury uproszczonej. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 14 listopada 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.768.2025.1.PRM, Dyrektor KIS wskazał, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający NIP nabywcy oraz pozostałe wymagane dane, stanowi fakturę uproszczoną traktowaną jak zwykła faktura. Organ podkreślił również, że wystawienie takiego dokumentu realizuje obowiązek wystawienia faktury.
Skoro zatem faktura uproszczona jest fakturą, to jej korekta również powinna być dokonana przez wystawienie faktury korygującej. Nie byłoby prawidłowe traktowanie zwrotu towaru wyłącznie jako technicznego storna paragonu bez wystawienia faktury korygującej, jeżeli dokument pierwotny pełnił funkcję faktury uproszczonej dla podatnika. Korekta powinna odnosić się do dokumentu pierwotnego i wskazywać przyczynę korekty, tj. zwrot towaru.
Podsumowując, w opisanym stanie faktycznym należy wystawić fakturę korygującą do faktury uproszczonej. Co do zasady, jeżeli w dacie wystawienia korekty podatnik jest objęty obowiązkiem KSeF, korekta powinna zostać wystawiona w KSeF, mimo że faktura pierwotna została wystawiona poza KSeF. W korekcie należy wskazać dane faktury pierwotnej, ale bez numeru KSeF, ponieważ faktura uproszczona takiego numeru nie posiadała. Korekta powinna zostać następnie ujęta w ewidencji VAT zgodnie z zasadami właściwymi dla faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania i podatek należny.
Rafał Styczyński, doradca podatkowy
