Zakres danych przekazywanych do KSeF obejmuje informacje, które w realiach obrotu gospodarczego stanowią w istocie tajemnicę przedsiębiorstwa, w tym w szczególności: strukturę cen i rabatów, warunki współpracy z kontrahentami, modele rozliczeń, sezonowość działalności oraz sieć relacji handlowych. Dane te mają bezpośrednią wartość ekonomiczną i ich ochrona stanowi element konstytucyjnej ochrony wolności działalności gospodarczej i praw majątkowych - firmy skarżą się rzecznikowi praw obywatelskich.

24, 25 i 31 stycznia 2026 roku w urzędach skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) odbędą się dni otwarte w temacie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dodatkowo w dniach 26-30 stycznia praca urzędów skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) będzie wydłużona do godziny 20:00. Do 11 lutego trwa akcja Środy z KSeF – KSeF w pigułce – przypomina Ministerstwo Finansów.

1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. To jedna z największych zmian w obszarze dokumentowania transakcji w VAT, która obejmie zdecydowaną większość podatników. Jednak w praktyce nie wszystkie czynności będą musiały być dokumentowane w KSeF. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. wprowadza istotne wyjątki, uwzględniając specyfikę niektórych usług i ograniczenia techniczne systemu - pisze Sławomir Buszko, partner ID Advisory, doradca podatkowy.

Już od 1 lutego do Krajowego Systemu e-Faktur przystąpi ponad 4200 największych przedsiębiorstw. Od 1 kwietnia będą to pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem najmniejszych (których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto). Do końca 2026 r. przedsiębiorcy nie będą karani za błędy w KSeF. System zapewnia bezpieczeństwo danych - poinformowali na piątkowej konferencji przedstawiciele Krajowej Administracji Skarbowej.

Im bliżej daty wdrożenia, tym więcej pojawia się apeli o odroczenie obligatoryjnego KSeF. Najczęściej są to głosy małych i średnich firm oraz biur rachunkowych. Nie brakuje też opinii, że reforma - mimo kilku lat prac - nie została odpowiednio przygotowana, a rozporządzenia wykonawcze pojawiły się w ostatniej chwili. Ministerstwo Finansów nie zamierza przesuwać daty wdrożenia KSeF i uspokaja, że w 2026 r. nie będzie kar dla tych, którzy nie zdążą lub popełnią błędy. Jednak KSeF wprowadza też zmiany w JPK VAT, a za błędy w pliku JPK kary będą już od 1 lutego.

W 2026 roku podatnicy przedsiębiorcy nie będą karani za nieprzystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur ani za błędy, które są związane z KSeF-em - powiedział w poniedziałek w Studiu PAP Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej. Przypomniał, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest podzielony na etapy w zależności od wielkości firmy, ale odbierać faktury w systemie będą wszyscy przedsiębiorcy już od 1 lutego.

Numer KSeF faktury będzie nadawany po jej przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur. Ze względów technologicznych i założeń KSeF, plik XML nie będzie zawierał nadanego fakturze numeru KSeF. Producenci oprogramowania powinni powiązać numer nadany w systemie z wysłanym plikiem XML - wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów.

Mijający 2025 rok pod względem wydarzeń prawnych upłynął pod znakiem wet prezydenckich, prób uporządkowania sądownictwa przez nowego ministra sprawiedliwości, przygotowań do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, a także - zastąpienia „ozusowania” wszystkich umów zleceń i nowych uprawnień PIP w zakresie przekształcania umów cywilnoprawnych i B2B w umowy o pracę.

Krajowa Administracja Skarbowa organizuje „Dzień otwarty z KSeF”, który odbędzie się w sobotę, 24 stycznia 2026 r., we wszystkich urzędach skarbowych w Polsce. Każdy zainteresowany będzie mógł wziąć udział w dodatkowym szkoleniu, spotkać się z ekspertami KSeF i uzyskać indywidualne wyjaśnienia. Dodatkowo od 7 stycznia 2026 r. rusza kolejna edycja akcji szkoleniowej „Środy z KSeF - KSeF w pigułce”.

Minister finansów i gospodarki podpisał cztery rozporządzenia wykonawcze dotyczące funkcjonowania KSeF – potwierdził we wtorek resort finansów. Rozporządzenia określają m.in.: zasady korzystania z KSeF, w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA, przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a także zasady wystawiania faktur uproszczonych.

Na dwa miesiące przed wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF nie ma rozporządzeń wykonawczych. Firmy dostarczające przedsiębiorcom oprogramowanie nie nadążają ze zmianami w programach finansowo-księgowych, a małe firmy wciąż nie przetestowały KSeF i nie dociera do nich, że to ich obowiązek, a nie księgowych. Wielu klientów wystawia faktury, korzystając z exela lub worda. Dla nich to będzie rewolucja. Są też wątpliwości co do możliwości odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF, mimo, że skarbówka wydała interpretacje indywidualne w tym zakresie.

Ministerstwo Finansów wprowadza mechanizm, który ma chronić przed oszustwami fakturowymi w KSeF. Nabywcy będą mogli zgłaszać tzw. faktury scamowe, jeśli istnieje uzasadnione przypuszczenie, że np. zostały wystawione przez nieistniejący podmiot lub dotyczą fikcyjnej transakcji. Administracja skarbowa będzie weryfikować zgłoszenia. Według ekspertów to dobre rozwiązanie, jednak warto zautomatyzować kwestie uzasadnienia zgłoszeń. Z kolei przedsiębiorcy powinni uważać, komu przyznają uprawnienia, by ich faktury nie zostały oznaczone jako scam.

Odpowiedzialność za wdrożenie i prawidłowe funkcjonowanie KSeF spoczywa na podatnikach. Oczekiwanie od księgowych przejęcia pełnej odpowiedzialności za działanie systemu, w tym za ewentualne błędy informatyczne KAS, jest nieuprawnione. Przekazy informacyjne MF i KAS powinny jasno wskazywać właściwe role i obowiązki poszczególnych podmiotów. Nie chcemy, żeby jak w przypadku tzw. Polskiego Ładu za porażkę obwiniono rzekomo nieudolnych księgowych – apeluje Stowarzyszenie Księgowych w Polsce w piśmie do ministra finansów.

W pierwszym roku obowiązywania obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcy nie będą karani za błędy, np. za wystawienie faktury poza systemem. Jednak czym innym jest sankcja VAT. Po 1 lutego 2026 r. fiskus - tak jak dotychczas – będzie mógł nakładać sankcje za nieprawidłowe rozliczenia VAT. Zaś dzięki danym z KSeF o wiele szybciej wykryje nieprawidłowości. Doradcy podatkowi obawiają się, że w efekcie może zwiększyć się liczba kontroli VAT i kwota nakładanych sankcji. Teraz jest ostatni moment na uporządkowanie rozliczeń.

Tylko 45 proc. średnich i dużych firm w Polsce jest gotowych na wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur – wynika z badania przeprowadzonego przez Biostat dla Grant Thornton. Co więcej, wyniki badania niemal nie zmieniły się w stosunku do poprzedniej edycji, ze stycznia 2024 r., co oznacza, że przesunięcie przez rząd terminu wejścia w życie reformy z lipca 2024 r. na luty 2026 r. nie przyniosło znaczącej korzyści.

Obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył co do zasady wszystkich przedsiębiorców, nawet prowadzących jednoosobową działalność niewielkich rozmiarów. Tylko najmniejsi podatnicy, których wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, mogą odroczyć wystawianie faktur w KSeF do końca 2026 r. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie ich od 2027 r. Jednak już od 1 lutego 2026 r. muszą być gotowi, by odbierać w systemie faktury wystawione przez kontrahentów.

Jeśli klient sam pobierze faktury z KSeF i dostarczy do biura, taki dokument nie będzie zawierał dwóch podstawowych informacji, koniecznych do prawidłowego rozliczenia podatku – numeru KSeF i daty wystawienia faktury. To oznacza, że aby móc rozliczyć podatki klienta, biuro musi zainstalować odpowiednie oprogramowanie, czyli w praktyce zapłacić za podłączenie wtyczki do konta klienta - mówi Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting.

Z początkiem stycznia 2026 r. wchodzi w życie szereg zmian, w tym obowiązek raportowania JPK CIT dla kolejnych grup oraz obligatoryjny KSeF. Coraz powszechniejsze będzie też wykorzystanie sztucznej inteligencji. Dodatkowym wyzwaniem staje się jednak rozrzucenie zmian w szeregu różnych projektach ustaw, na różnym etapie legislacyjnym, uchwalanych na ostatnią chwilę. Przedsiębiorcy rozpoczynają przygotowania, często nie mając pewności, które z przepisów wejdą w życie.

Od 15 listopada można korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (demo). Resort finansów zapewnia, że daje ono możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026 r. Działania w obecnej wersji nie niosą jednak ze sobą żadnych skutków prawnych.

Mimo iż KSeF nie zmienia zasad rozliczenia VAT, to przedsiębiorcy będą musieli bardziej niż dotychczas zwracać uwagę na daty wystawienia i otrzymania faktur. Datą wystawienia faktury będzie co do zasady data przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur, a datą otrzymania - nadanie numeru KSeF. By nabywca mógł odliczyć VAT za dany miesiąc, musi otrzymać fakturę dokładnie w tym miesiącu, nie na początku kolejnego. To oznacza, że przedsiębiorcy muszą na nowo przemyśleć zasady współpracy.