Musimy przygotować się na to, że po 1 lutego, a w niektórych przypadkach po 1 kwietnia, pojawią się trudności, coś nie zadziała. To normalne sytuacje przy tak dużej zmianie, jaką jest KSeF. Myślę jednak, że w ciągu kilku tygodni wszystko powinno zacząć działać relatywnie sprawnie. Jestem przekonany, że kiedy sytuacja się uspokoi, opadnie kurz, wszyscy będą zadowoleni – mówi Tomasz Michalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.

Musimy mieć narzędzia pozwalające podatnikom weryfikować, czy dokumenty, które są w KSeF, dotyczą ich przedsiębiorstwa. Istnieje bowiem możliwość oszustw. Biura rachunkowe obawiają się, że mniejsi przedsiębiorcy będą przerzucać na nie odpowiedzialność za wdrożenie KSeF. Tymczasem biura rachunkowe powinny być wsparciem dla przedsiębiorców, ale nie we wszystkim mogą ich wyręczyć – takie wnioski płyną z dwudniowego Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych.

Cyfrowa transformacja systemu podatkowego, jak np. wprowadzenie e-fakturowania poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF), ma duży potencjał, by znacząco uprościć codzienne obowiązki przedsiębiorców, szczególnie w zakresie rozliczeń VAT. Automatyzacja i integracja procesów mogą z czasem ograniczyć liczbę ręcznych działań i poprawić jakość danych, co teoretycznie powinno ułatwić prowadzenie biznesu - mówi Kinga Baran, partner działu doradztwa podatkowego w Forvis Mazars w Polsce.

Mimo iż mniejsze firmy będą miały obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., to odbierać je w nowym systemie muszą wcześniej - od 1 lutego 2026 r. Eksperci zwracają uwagę, że to odbiór faktur może być dla przedsiębiorców największym wyzwaniem. Bez załączników w takiej formie jak obecnie, trudniej będzie je powiązać z zakupem. Chociaż KSeF miał zautomatyzować firmowe procesy, to część firm zapowiada, że w obawie przed chaosem utrzyma podwójny obieg dokumentów.

1 września zostało wyłączone środowisko testowe obecnej wersji KSeF 1.0. To kolejny krok do wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur. 30 września obecną wersję środowiska zastąpi KSeF 2.0. Jak podkreśla MF, dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026 roku. Aby zostać nowym użytkownikiem KSeF, należy poczekać na nowe środowisko testowe KSEF 2.0.

To już pewne, obligatoryjny KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. Jego wdrożenie będzie wymagało nie tylko zmian w księgowości i systemach informatycznych. Przedsiębiorcy muszą opracować nowe procedury obiegu faktur i przeszkolić w tym zakresie pracowników wszystkich działów. Konieczna będzie też zmiana umów z biurami rachunkowymi oraz dostosowanie rozliczeń i ustaleń z kontrahentami. Warto też przy okazji zweryfikować kwalifikacje podatkowe różnych transakcji, by ograniczyć ryzyko sporów.

Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, co kończy proces legislacyjny na poziomie ustawodawczym. To oznacza, że przedsiębiorcy - o ile jeszcze tego nie zrobili - powinni szybko przystąpić do wdrożenia systemu. Doradcy podatkowi wskazują jednak, że mimo długich prac i procesu konsultacji ustawa ciągle budzi szereg wątpliwości.

Parlament zakończył prace nad ustawą wprowadzającą Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 r. i skierował ją do podpisu prezydenta. To oznacza, że przedsiębiorcy - o ile jeszcze tego nie zrobili - powinni szybko przystąpić do wdrożenia systemu. Doradcy podatkowi wskazują jednak, że mimo długich prac i procesu konsultacji ustawa ciągle budzi szereg wątpliwości. Parlament nie skorzystał z okazji, by ją poprawić, a wprowadził w zasadzie tylko poprawki redakcyjne.

Sejm przyjął we wtorek dwie z trzech poprawek Senatu do ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Mają one charakter redakcyjny i doprecyzowujące. Ustawa zakłada, że KSef będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r. Podstawowy termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni. Ustawa trafi teraz do podpisu prezydenta.

W parlamencie trwają prace nad ostateczną wersją przepisów wprowadzających w Polsce obowiązek fakturowania elektronicznego (druk sejmowy 1407). Rozwiązanie to będzie realizowane za pośrednictwem centralnej platformy internetowej do wymiany faktur, Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System, uruchomiony już przez Krajową Administrację Skarbową, jest obecnie dostępny dla chętnych na zasadzie dobrowolności. W 2026 roku stanie się jednak obowiązkowy dla podatników VAT, głównie przedsiębiorców.

Definicja momentu wystawienia faktury to podstawa prowadzenia biznesu, ponieważ faktura to kluczowy dokument w obrocie gospodarczym. Tymczasem pół roku przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF, definicja ta budzi poważne wątpliwości interpretacyjne. Projekt nowelizacji ustawy o VAT, nad którym pracuje obecnie Sejm, wprowadza odmienną definicję od obowiązującej - mówi Ewa Sokołowska, doradca podatkowy.

Mimo że do wejścia w życie obligatoryjnego KSeF zostało nieco ponad pół roku, to data wystawienia faktury w systemie wciąż budzi poważne wątpliwości. Projekt nowelizacji ustawy o VAT, nad którym pracuje obecnie Sejm, inaczej definiuje moment wystawienia faktury, niż obowiązujące przepisy. A to wprowadza duże zamieszanie. Według ekspertów przepisy należy jak najszybciej poprawić.

Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie zgodnie z planem, czyli 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. W lipcu lub sierpniu br. ustawa wdrażająca KSeF zostanie przedstawiona do podpisu prezydenta - zakłada Ministerstwo Finansów, które obecnie chce się skupić na szkoleniu podatników i apeluje, by nie zostawiać prac na ostatnią chwilę. Eksperci zwracają uwagę, że wiele firm wciąż odkłada ten obowiązek. Wyjaśniają też, co może być dla przedsiębiorców największym wyzwaniem.

Polska droga do e-fakturowania jest długa i wyboista. Po drodze były zmiany na stanowisku ministra finansów, przesunięcie wdrożenia o ponad rok, szereg konsultacji z ekspertami i przedsiębiorcami. Choć KSeF wydaje się być na ostatnie prostej – i za kilka miesięcy podatnicy będą musieli zacząć go stosować – zasadnym pozostaje pytanie, czy w obecnym kształcie jest to na pewno optymalne rozwiązanie? Odpowiedzi warto szukać w doświadczeniach innych państw UE - piszą Szymon Raut i Sławomir Szczodroński z kancelarii Paczuski Taudul.

Zagraniczna firma będzie musiała wystawiać faktury w KSeF, jeśli ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. To oznacza problemy zarówno dla tych firm - z ustaleniem, czy dotyczy ich ten obowiązek, jak też ich polskich kontrahentów - z weryfikacją, czy otrzymali prawidłowo wystawioną fakturę. Zaś sądy administracyjne w pierwszych orzeczeniach wyrażają wątpliwości, czy Polska może nakładać na zagraniczne podmioty obowiązki związane z KSeF.

Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF datą wystawienia faktury będzie data przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. By nabywca mógł odliczyć VAT za dany miesiąc, musi otrzymać fakturę dokładnie w tym miesiącu, nie na początku kolejnego. W praktyce może jednak dojść do sytuacji, w której przedsiębiorca zapłaci za dany miesiąc VAT należny, a VAT naliczony z faktur zakupowych odliczy dopiero za kolejny miesiąc, w którym otrzyma fakturę.

Krajowy System e-Faktur uprości i zautomatyzuje obieg firmowych dokumentów, ale nie w każdym przypadku. Mimo iż wszyscy przedsiębiorcy będą mogli przesyłać do KSeF faktury z załącznikami, to skorzystają na tym wybrane branże, m.in. telekomunikacyjna i paliwowa. Załącznik nie może zawierać np. zakresu i specyfikacji czasu wykonanych prac czy protokołu odbioru. To oznacza, że część firm, np. z branży budowlanej, będzie musiała nadal przesyłać dokumentację mailem.

Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać e-faktury w trybie offline i przesyłać je do KSeF następnego dnia. Tryb offline zostanie wprowadzony jako stałe rozwiązanie. Jednak by z niego korzystać, konieczne będzie pobranie nowego certyfikatu wystawcy faktury. By móc wysyłać w KSeF faktury z załącznikami, trzeba będzie wcześniej dokonać odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Według ekspertów zmiany idą w dobrym kierunku, ale firmom zostaje mało czasu na ich wdrożenie.

Już za rok polscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Z kolei za pięć lat będą musieli wdrożyć rozwiązania unijne i wystawiać faktury elektroniczne zgodnie z pakietem VIDA. Nadal nie ma pewności, w jaki sposób wdrożenie VIDA wpłynie na funkcjonowanie KSeF i czy możliwa będzie ewentualna konwersja struktury KSeF do formatu unijnego.

Wystawiając fakturę korygująca in minus w postaci faktury ustrukturyzowanej (z KSeF) sprzedawca nie musi posiadać tzw. dokumentacji uzgodnieniowej, aby pomniejszyć podstawę opodatkowania i podatek należny. Faktury ustrukturowanej nie można skorygować poprzez wystawienie faktury korygującej w tradycyjnej formie tj. faktury w formie papierowej lub „zwykłej” faktury elektronicznej, np. w PDF.