Listy przewozowe a KSeF
Mam firmę i zajmuję się sprzedażą sprzętu RTV. Do tej pory przy wystawianiu faktur przesyłałem je do moich kontrahentów wraz z dokumentami dodatkowymi, takimi jak listy przewozowe, w jednym mailu. Faktura oraz dokument przewozowy trafiały do odbiorcy w tym samym załączniku. Od 1 kwietnia będę korzystać z KSeF. W tym systemie faktury muszą być przesyłane w formie ustrukturyzowanego pliku XML. Dokumenty dodatkowe, takie jak listy przewozowe, nie są częścią faktury w KSeF i nie można ich dołączać do pliku XML przesyłanego do systemu. Jak powinienem wysyłać listy przewozowe do kontrahentów – osobno, razem z fakturą, czy w jakiś inny sposób?- na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Dokumenty takie jak list przewozowy nie stanowią części faktury i nie są przekazywane za pośrednictwem KSeF. Należy je nadal udostępniać kontrahentowi poza systemem, na przykład drogą mailową lub w inny wcześniej uzgodniony sposób.
Co zmieni KSeF
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży sprzętu RTV. Do tej pory faktury VAT były przesyłane Pańskim kontrahentom wraz z dokumentami dodatkowymi, w tym listami przewozowymi, w ramach jednej wiadomości e-mail i jednego załącznika. Taki sposób umożliwiał kontrahentom łatwe skojarzenie faktury z dokumentem transportowym.
Od 1 kwietnia 2026 roku zostanie wprowadzony obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w którym faktury muszą być przesyłane w formie ustrukturyzowanego pliku XML. W świetle przepisów o podatku od towarów i usług fakturę uważa się za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego w systemie KSeF. Ustawa nie nakłada natomiast obowiązku przesyłania dokumentacji pozafakturowej za pośrednictwem systemów administracji skarbowej, co pozostawia Panu swobodę w wyborze kanału komunikacji z kontrahentem w zakresie dokumentów logistycznych.
Faktura ustrukturyzowana wystawiana w ramach KSeF posiada ściśle określoną strukturę logiczną w formacie XML, która nie przewiduje możliwości dołączania załączników w postaci plików binarnych, takich jak PDF czy JPG. Oznacza to, że dokumenty takie jak listy przewozowe, specyfikacje towarowe czy protokoły odbioru, które dotychczas były przesyłane razem z fakturą, tracą swój techniczny związek z dokumentem księgowym w procesie przesyłania przez bramkę Ministerstwa Finansów.
Faktura przesyłana do systemu KSeF musi zawierać wszystkie dane wymagane prawem, w tym dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje faktury, kwoty netto i brutto, stawki VAT oraz daty sprzedaży i wystawienia. Dokumenty dodatkowe, takie jak listy przewozowe, potwierdzenia dostawy czy inne załączniki handlowe, nie są częścią faktury w KSeF i nie mogą być przesyłane w ramach pliku XML. Ich przekazanie nie jest regulowane przez przepisy dotyczące KSeF, jednak pozostaje obowiązkiem przedsiębiorcy zapewnienie kontrahentowi dostępu do tych dokumentów w sposób umożliwiający prawidłową identyfikację przesyłki.
Dokument przewozowy i faktura osobno
W mojej ocenie, w obecnym stanie prawnym najbezpieczniejszym i zgodnym z przepisami rozwiązaniem jest przesyłanie faktury do KSeF w formie XML oraz równoczesne udostępnienie kontrahentowi czytelnej wersji PDF faktury. Dokumenty przewozowe powinny być przekazywane osobno, na przykład w oddzielnym załączniku do tej samej wiadomości e-mail, za pośrednictwem portalu B2B, systemu ERP lub – w przypadku przesyłki fizycznej – dołączone do przesyłki towaru. W treści korespondencji zaleca się jednoznaczne powiązanie faktury z dokumentem przewozowym poprzez wskazanie numeru faktury oraz numeru listu przewozowego, co umożliwia łatwą identyfikację i prawidłową ewidencję dokumentów zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.
Takie rozwiązanie zapewnia pełną zgodność z obowiązkami wynikającymi z KSeF, gwarantuje czytelność i przejrzystość dokumentów dla kontrahenta oraz minimalizuje ryzyko błędów, nieporozumień lub problemów w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej. W mojej ocenie wysyłka dokumentów przewozowych osobno, w sposób umożliwiający ich powiązanie z fakturą, stanowi najbardziej praktyczne i bezpieczne prawnie rozwiązanie w nowym systemie e-Faktur. Połączenie faktury i dokumentu przewozowego w jednym załączniku, jak miało to miejsce dotychczas, nie jest obecnie możliwe w kontekście KSeF, ponieważ system nie przewiduje możliwości dołączania dokumentów dodatkowych do pliku XML.
