KSeF nie likwiduje faktur konsumenckich
Jestem osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Od czasu do czasu dokonuję zakupów od różnych przedsiębiorców, zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i online. Część z tych zakupów jest dokumentowana fakturą – tzw. fakturą konsumencką, którą otrzymuję do ręki w formie tradycyjnej papierowej lub jako plik PDF wysyłany na mój adres e-mail. Czy w związku z wprowadzeniem KSeF od 1 lutego 2026 r. również ja, jako konsument będę otrzymywał faktury wyłącznie w formie elektronicznej w systemie KSeF, czy też nadal będę mógł otrzymywać faktury tradycyjne? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Od 1 lutego 2026 r. jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie będzie Pan zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w celu odbioru dokumentów zakupowych. Sprzedawcy w dalszym ciągu będą dostarczać Panu faktury w formie tradycyjnej lub elektronicznej bezpośredniej.
Faktury konsumenckie nadal tradycyjnie
Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 r. wprowadził obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej przede wszystkim dla podatników VAT, którzy dokonują sprzedaży w relacjach B2B (biznes–biznes) oraz wobec jednostek sektora publicznego. Celem wprowadzenia systemu jest zwiększenie przejrzystości obrotu VAT, ułatwienie ewidencjonowania faktur oraz ograniczenie ryzyka popełniania błędów w rozliczeniach podatkowych.
Jednocześnie przepisy przewidują pewne wyjątki, w tym dotyczące sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Faktury wystawiane konsumentom – tzw. faktury konsumenckie – nie podlegają obowiązkowi wystawiania w systemie KSeF. Oznacza to, że w praktyce będzie Pan mógł nadal otrzymywać faktury w formie tradycyjnej papierowej lub w formie elektronicznej PDF, przesyłanej bezpośrednio przez sprzedawcę na wskazany adres e-mail.
Z perspektywy konsumenta rozwiązanie to jest korzystne i wygodne. Zachowana zostaje dotychczasowa możliwość wyboru formy otrzymywania faktur, co pozwala na ich łatwe przechowywanie i wykorzystanie w praktyce, np. do celów reklamacji, gwarancji czy ewentualnych zwrotów zakupionych towarów lub usług. Nie będzie Pan zobowiązany do zakładania konta w systemie KSeF ani do korzystania z platformy elektronicznej – faktury konsumenckie pozostają dostępne w formach tradycyjnych, znanych konsumentom od lat.
Nie wlicza się do limitu 10 tys. zł
Dodatkowo, warto podkreślić, że limit obrotu 10 000 zł, który decyduje o obowiązku stosowania KSeF dla najmniejszych podatników, odnosi się wyłącznie do sprzedaży dokonywanej w relacjach B2B lub wobec jednostek sektora publicznego. Sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nawet jeśli dokumentowana jest fakturą, nie jest uwzględniana przy ustalaniu tego limitu. W praktyce oznacza to, że Pana zakupy konsumenckie pozostają neutralne w kontekście obowiązku stosowania KSeF przez sprzedawców.
Co niezwykle istotne, faktury konsumenckie nie tylko pozostają poza KSeF pod kątem technicznym, ale również ich wartość nie wpływa na istotne limity obrotu, które mogłyby nakładać na sprzedawców dodatkowe obowiązki systemowe. Do limitu 10 000 zł, determinującego pewne uprawnienia podatników, wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których istnieje obowiązek ich wystawienia w KSeF. Potwierdza to intencję ustawodawcy, aby transakcje z osobami prywatnymi pozostały całkowicie neutralne względem wymogów technologicznych nakładanych na przedsiębiorców przez nową strukturę raportowania.
Podsumowując, jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej będzie Pan mógł nadal otrzymywać faktury w tradycyjnej formie papierowej lub w postaci elektronicznej PDF, niezależnie od wejścia w życie KSeF. Obowiązek korzystania z systemu dotyczy wyłącznie przedsiębiorców i nie obejmuje konsumentów. Tym samym Pana prawa pozostają niezmienione, a codzienna praktyka odbierania faktur pozostanie taka sama jak dotychczas.
