Dr Pietrzyk: KSeF nie pełni roli archiwów państwowych

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie pełni roli archiwów państwowych – jest systemem transakcyjnym obsługującym obieg e‑faktur. Cyfryzacja nie eliminuje obowiązków archiwalnych ani nadzoru archiwów; przeciwnie, wzmacnia ich znaczenie i odpowiedzialność za długotrwałe zachowanie dokumentacji - pisze dr Paweł Pietrzyk, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Cyfryzacja procesów oraz wdrażanie KSeF zmieniają narzędzia pracy, lecz nie zmieniają filozofii ochrony państwowego zasobu archiwalnego. W nowoczesnym państwie archiwa państwowe pozostają gwarantem autentyczności informacji, jej integralności oraz długotrwałego, bezpiecznego dostępu.

KSeF nie jest systemem długotrwałego przechowywania i nie zastępuje archiwów

KSeF to narzędzie informatyczne usprawniające obieg e‑faktur i automatyzujące część procesów finansowo‑księgowych. Nie spełnia jednak roli systemu do długotrwałego przechowywania danych i nie zastępuje archiwów państwowych.

Cyfryzacja wręcz zwiększa znaczenie archiwów państwowych jako instytucji odpowiedzialnych za właściwe, długookresowe zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej – powstającej dziś w przeważającej mierze cyfrowo – wraz z jej metadanymi, zgodnie ze standardami i pod nadzorem instytucjonalnym.

Obowiązki archiwalne wynikają z przepisów powszechnie obowiązujących

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach:

• każda jednostka państwowa i samorządowa jest zobowiązana do ewidencjonowania, przechowywania i ochrony dokumentacji – niezależnie od jej postaci.

Z kolei art. 6 ust. 1 tej ustawy nakłada obowiązek:

• klasyfikowania,
• kwalifikowania,
• zabezpieczania dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą lub zniszczeniem.

KSeF nie jest EZD i nie realizuje funkcji kancelaryjno‑archiwalnych

KSeF wspiera wymianę danych przy wystawianiu i przesyłaniu faktur, ale nie zawiera funkcjonalności właściwych dla Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD): nie dokumentuje przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, nie realizuje czynności kancelaryjnych, nie zapewnia klasyfikacji i kwalifikowania dokumentacji zgodnie z wymaganiami prawa. Tym samym nie może być uznany za system EZD.

W związku z tym, że KSeF nie spełnia kluczowych wymogów określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, nie może zastępować systemów EZD ani innych dziedzinowych systemów teleinformatycznych administracji w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją elektroniczną.

Konsekwencje praktyczne

• KSeF jest systemem transakcyjnym i repozytoryjnym – służy do wystawiania dokumentów księgowych (faktur) i wymiany korespondencji między podmiotami.
• Sposób i okres przechowywania dokumentów księgowych w KSeF wynika z przepisów podatkowych, a nie z prawa archiwalnego.
• Dokumenty księgowe wystawione w KSeF przekazywane są do właściwych podmiotów, które – zgodnie z przepisami archiwalnymi – mają obowiązek ich archiwizacji w swoim systemie zarządzania dokumentacją.

W administracji publicznej każdorazowe usunięcie dokumentacji (także w postaci elektronicznej) wymaga zgody właściwego dyrektora archiwum państwowego.

Rola archiwów państwowych w erze cyfrowej

Model EZD funkcjonuje w administracji od ponad 15 lat. Archiwa Państwowe od początku współtworzą standardy dla dokumentów elektronicznych, ich metadanych, zasad długotrwałego przechowywania i migracji. Archiwa nie są „od papieru” – odpowiadają za:

• gromadzenie i długookresowe przechowywanie dokumentacji elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne,
• kontrolę poprawności i kompletności procesów zarządzania dokumentacją w administracji, także w systemach teleinformatycznych,
• opracowanie i wdrażanie standardów zapewniających autentyczność, integralność i dostępność danych w długiej perspektywie.

To zadania niezastępowalne – niezależnie od formatu czy nośnika.

Ryzyka cyfrowe a potrzeba profesjonalnej archiwizacji

Dane cyfrowe są w wielu aspektach bardziej podatne na utratę niż papier. Błędy migracji, ataki cybernetyczne, utrata integralności danych, awarie infrastruktury, niekompatybilność formatów – wszystkie te ryzyka dowodzą, że stabilny zgodny ze standardami system archiwizacji to podstawa bezpiecznej cyfryzacji.

Podsumowując, pragnę jeszcze raz wyraźnie zaznaczyć, iż KSeF nie pełni roli archiwów państwowych – jest systemem transakcyjnym obsługującym obieg e‑faktur. Cyfryzacja nie eliminuje obowiązków archiwalnych ani nadzoru archiwów; przeciwnie, wzmacnia ich znaczenie i odpowiedzialność za długotrwałe zachowanie dokumentacji.

Autor: dr Paweł Pietrzyk, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych