Faktura w KSeF również dla zagranicznego kontrahenta?
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Od kwietnia bieżącego roku muszę rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W ramach działalności wystawiam faktury zarówno dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych (posiadających siedzibę poza terytorium Polski). Czy będę zobowiązany do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF również dla kontrahentów zagranicznych, którzy nie mają dostępu do KSeF i nie będą w stanie odebrać faktury w tym systemie? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
W sytuacji gdy KSeF będzie obowiązkowy, również faktury dla zagranicznych kontrahentów należy wystawiać za jego pośrednictwem.
Dla podmiotu zagranicznego też w KSeF
W opisanym stanie faktycznym należy w pierwszej kolejności odnieść się do zasad funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz zakresu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych wynikającego z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.
KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, przesyłania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Co do zasady, w okresie dobrowolnego stosowania systemu podatnik sam decyduje, czy wystawia faktury w KSeF, czy w dotychczasowej formie (papierowej lub elektronicznej). W okresie obowiązkowego stosowania KSeF podatnicy objęci tym obowiązkiem będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu systemu, z wyjątkiem sytuacji wyraźnie wskazanych w przepisach.
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
Kluczowe znaczenie ma zatem ustalenie, czy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje również faktury wystawiane na rzecz kontrahentów zagranicznych, tj. podmiotów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Zgodnie z konstrukcją przepisów dotyczących KSeF obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju. Obowiązek ten odnosi się do czynności podlegających przepisom polskiej ustawy o VAT. Co do zasady, jeżeli podatnik podlega obowiązkowi stosowania KSeF, faktury dokumentujące sprzedaż powinny być wystawiane w systemie, nawet jeśli nabywcą jest podmiot zagraniczny.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
Przepisy nie uzależniają obowiązku wystawienia faktury w KSeF od tego, czy nabywca ma techniczną możliwość odebrania faktury w systemie. Oznacza to, że fakt, iż zagraniczny kontrahent nie posiada dostępu do KSeF i nie będzie w stanie zalogować się do systemu w celu pobrania faktury, co do zasady nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia tej faktury w formie ustrukturyzowanej, jeżeli znajduje się on w reżimie obowiązkowego KSeF.
Okres dobrowolnego i obowiązkowego KSeF
W praktyce mechanizm wygląda w ten sposób, że faktura wystawiona w KSeF uznawana jest za doręczoną w momencie jej przydzielenia numeru identyfikującego przez system. W przypadku nabywców zagranicznych, którzy nie korzystają z KSeF, podatnik powinien dodatkowo przekazać im fakturę w uzgodnionej formie (np. jako wizualizację faktury ustrukturyzowanej w formacie PDF). Taka wizualizacja nie stanowi odrębnej faktury, lecz jest jedynie odwzorowaniem danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej. W sensie prawnym fakturą pozostaje dokument wygenerowany i przyjęty przez KSeF.
Czytaj też w LEX: Zmiany w JPK_VAT - nowe struktury JPK_V7M i JPK_V7K od 1 lutego 2026 r. >
Inaczej sytuacja może wyglądać w okresie, w którym korzystanie z KSeF ma charakter dobrowolny. Jeżeli podatnik nie jest jeszcze objęty obowiązkiem stosowania systemu, może zdecydować, że faktury dla kontrahentów zagranicznych będzie wystawiał poza KSeF, w dotychczasowej formie elektronicznej (np. jako plik PDF przesyłany e-mailem), nawet jeśli równolegle korzysta z KSeF w relacjach krajowych. W okresie fakultatywnego stosowania systemu podatnik ma bowiem swobodę wyboru formy dokumentowania sprzedaży.
Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >
Podsumowując, należy rozróżnić dwa stany:
- okres dobrowolnego stosowania KSeF – podatnik może wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów poza systemem, nawet jeśli korzysta z KSeF w innych przypadkach;
- okres obowiązkowego stosowania KSeF – co do zasady podatnik objęty obowiązkiem powinien wystawiać faktury w KSeF również na rzecz kontrahentów zagranicznych, niezależnie od tego, czy mają oni techniczną możliwość odbioru faktury w systemie. W takim przypadku należy dodatkowo przekazać kontrahentowi wizualizację faktury w uzgodnionej formie.
Wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF mogą wynikać wyłącznie z wyraźnych przepisów (np. dotyczących określonych typów czynności lub szczególnych procedur). Sam fakt, że zagraniczny kontrahent „i tak nie odbierze” faktury w KSeF, nie stanowi wystarczającej podstawy do pominięcia systemu w okresie jego obligatoryjnego stosowania.
- KSeF – stosowanie trybu awaryjnego oraz trybu offline24 >
- Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
