Część faktur zakupowych można odbierać poza KSeF
Prowadzę działalność gospodarczą i jestem podatnikiem VAT, którego obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie 1 kwietnia 2026 r. Z posiadanych przeze mnie informacji wynika, że pomimo wejścia w życie obowiązkowego KSeF w obrocie gospodarczym nadal będą funkcjonować faktury wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF. Mam wątpliwości dotyczące zasad odbioru faktur zakupowych po stronie nabywcy. Czy muszę je pobierać z KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Co do zasady, od 1 lutego 2026 r. ma Pan obowiązek odbierania faktur w KSeF. Jednak nie oznacza to bezwzględnego obowiązku odbioru wszystkich faktur zakupowych wyłącznie w KSeF. Obowiązek ten dotyczy jedynie faktur, które zgodnie z przepisami powinny być wystawione jako faktury ustrukturyzowane.
Otrzymanie faktury po nowemu
Przystąpienie do obowiązkowego KSeF oznacza fundamentalną zmianę w rozumieniu tego, czym jest otrzymanie faktury. Zgodnie z nowymi regulacjami, faktura ustrukturyzowana zostanie uznana za doręczoną Panu w momencie przydzielenia jej przez system ministerialny unikalnego numeru identyfikującego. Od tego dnia Pańskie prawo do odliczenia VAT naliczonego będzie nierozerwalnie związane z obecnością dokumentu w centralnej bazie danych.
Oznacza to, że tradycyjne kanały komunikacji, takie jak poczta tradycyjna czy e-mail, przestaną pełnić rolę oficjalnego nośnika faktur w relacjach z polskimi kontrahentami.
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
Objęcie Pana obowiązkowym KSeF nie oznacza, że od tego momentu wszystkie faktury zakupowe muszą być odbierane wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Zasadniczo, wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, podstawową formą dokumentowania sprzedaży pomiędzy podatnikami VAT będą faktury ustrukturyzowane wystawiane i udostępniane w KSeF. W takich przypadkach momentem otrzymania faktury przez nabywcę jest chwila jej udostępnienia w systemie, niezależnie od faktycznego zapoznania się z jej treścią.
Czytaj też w LEX: KSeF – stosowanie trybu awaryjnego oraz trybu offline24 >
Jednocześnie przepisy ustawy o VAT przewidują wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to m.in. sytuacji, w których po stronie sprzedawcy nie występuje obowiązek stosowania KSeF, też faktur uproszczonych czy faktur od podmiotów zagranicznych niemających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, a także innych czynności wyłączonych z obowiązku fakturowania w KSeF na podstawie przepisów szczególnych.
W konsekwencji otrzymanie przez Pana faktury w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF, jeżeli została ona wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami, pozostaje prawnie skuteczne. Tego rodzaju dokument może stanowić podstawę do ujęcia wydatku w ewidencji księgowej oraz – przy spełnieniu pozostałych warunków ustawowych – do odliczenia podatku naliczonego.
Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
Faktura wystawiona w KSeF musi tam zostać
Należy jednak podkreślić, że w przypadku gdy sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej i wystawi ją w KSeF, jedyną fakturą wywołującą skutki podatkowe jest faktura udostępniona w systemie. Ewentualne przekazanie jej wizualizacji w formie papierowej lub pliku PDF ma wyłącznie charakter informacyjny i nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej. Dla celów rozliczeniowych wiążąca pozostaje wyłącznie faktura dostępna w KSeF.
W praktyce oznacza to, że po wejściu obowiązkowego KSeF należy przygotować się na funkcjonowanie w modelu mieszanym. Z jednej strony konieczne będzie bieżące monitorowanie KSeF i odbiór faktur ustrukturyzowanych, które staną się podstawowym dokumentem zakupowym. Z drugiej strony nadal możliwe będzie otrzymywanie faktur poza KSeF od podmiotów nieobjętych obowiązkiem stosowania tego systemu, przy czym nie będzie istniał obowiązek ich wprowadzania do KSeF przez nabywcę.
Podsumowując, obowiązek odbioru faktur zakupowych w KSeF dotyczy wyłącznie faktur, które zgodnie z przepisami powinny zostać wystawione jako faktury ustrukturyzowane. W pozostałych przypadkach dopuszczalne jest otrzymywanie i rozliczanie faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF, z zachowaniem ogólnych zasad wynikających z ustawy o VAT.
Czytaj też w LEX:
Zmiany w JPK_VAT - nowe struktury JPK_V7M i JPK_V7K od 1 lutego 2026 r. >
KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
