Ryczałt dla menedżera niekiedy może być ryzykowny

Przedsiębiorcy mogą tylko do 20 lutego wybrać formę opodatkowania na 2026 r. Eksperci wskazują, że największe ryzyko sporów z fiskusem może powstać przy opodatkowaniu ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, zwłaszcza gdy ktoś łączy kontrakt menedżerski ze świadczeniem usług dla własnej spółki. Obecnie organom podatkowym będzie dużo łatwiej wychwycić tego typu sytuacje ze względu na wdrożenie obligatoryjnego KSeF oraz JPK CIT, czyli obowiązku przekazywania przez podatników CIT i PIT ksiąg rachunkowych

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają czas do 20 lutego, by zdecydować, w jaki sposób chcą się rozliczać w 2026 roku. Mają do wyboru, co do zasady, trzy opcje:

• rozliczenie według skali podatkowej (ze stawkami 12 i 32 proc.),
• podatek liniowy 19 proc. lub
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, którego stawki wynoszą od 2 do 17 proc. - w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.

Czytaj też w LEX: Zmiana formy opodatkowania na przykładach >

Usługi dla własnej spółki pod lupą fiskusa

Jak zauważają eksperci, rozliczenie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, które z roku na rok zyskuje na popularności, jest jednocześnie źródłem wielu sporów. Ryzykowny może być wybór zbyt niskiej – zdaniem fiskusa – stawki opodatkowania, ale również łączenie kontraktu menedżerskiego ze świadczeniem usług opodatkowanych ryczałtem na rzecz własnej spółki.

Według dra Piotra Sekulskiego, doradcy podatkowego, założyciela kancelarii Outsourced.pl, fiskus nie zgadza się co do zasady na połączenie umów o zarządzanie (opodatkowanych według skali, czyli stawek 12 i 32 proc.) z usługami doradztwa opodatkowanymi ryczałtem. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej ostatnimi czasy odmawia w takich przypadkach wydania interpretacji indywidualnej ze względu na „uzasadnione przypuszczenie” niedozwolonej optymalizacji podatkowej.

- Jeśli więc dana osoba występuje w spółce w podwójnej roli i łączy zarządzanie ze świadczeniem usług opodatkowanych ryczałtem, ryzykuje spór z fiskusem. KIS od pewnego czasu uznaje takie działanie za przejaw optymalizacji. Jeśli zostanie to potwierdzone w praktyce, to w razie kontroli organ podatkowy może zażądać opodatkowania wszystkich uzyskiwanych od spółki przychodów według skali podatkowej - mówi dr Piotr Sekulski. 

Jednocześnie zaznacza, że tylko usługi "materialne", tj. inne niż zarządcze (np. specjalistyczne, techniczne, informatyczne, księgowe itp.), będą mogły korzystać z preferencji przewidzianych dla przychodów z działalności gospodarczej. Usługi zarządcze należy opodatkować według skali podatkowej. To oznacza, że podatnicy świadczący różnego rodzaju usługi powinni rozdzielić je w formie dwóch różnych umów.

Jego zdaniem ostrzeżeniem dla podatników może być wyrok NSA z 5 listopada 2024 r. (sygn. II FSK 996/24) w sprawie podatnika, który kwestionował odmowę wydania interpretacji indywidualnej. Sprawa dotyczyła udziałowca i członka zarządu spółki z o.o., który świadczył na jej rzecz usługi w ramach jednoosobowej działalności (przedstawicielstwo handlowe, pozyskiwanie klientów, negocjacje, promocja marki itp.). Od przychodów z faktur wystawianych własnej spółce płacił 8,5 proc. ryczałtu.

Dyrektor KIS, po zasięgnięciu opinii szefa KAS, odmówił wydania interpretacji, uznając, że opisany model współpracy nosi znamiona unikania opodatkowania. Podatnik przegrał sprawę przed WSA w Białymstoku, a potem przed NSA. NSA zgodził się z fiskusem, że w opisanej sytuacji samo wyodrębnienie czynności do działalności gospodarczej członka zarządu w warunkach powiązań ze spółką przesądza o sztuczności. - Organ prawidłowo uznał, że istnieje uzasadnione przypuszczenie, iż celem wprowadzenia tego rozwiązania było zmniejszenie obciążeń podatkowych skarżącego – orzekł NSA.

Nowe możliwości kontroli

- Łączenie funkcji zarządzania spółką ze świadczeniem usług na rzecz tej spółki w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej samo w sobie nie jest nieprawidłowe, ale na pewno generuje szereg ryzyk. Obecnie organom podatkowym będzie dużo łatwiej wychwycić tego typu sytuacje ze względu na wdrożenie obligatoryjnego KSeF oraz JPK CIT, czyli obowiązku przekazywania przez podatników CIT i PIT ksiąg rachunkowych - wskazuje Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, partner w kancelarii Chojnacka & Łagowski.

Wyjaśnia również, że powszechnym zjawiskiem są odmowy wydania interpretacji indywidualnych, po zasięgnięciu opinii szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w związku z ryzykiem unikania opodatkowania. Organy podatkowe informują podatnika, że może wystąpić o opinię zabezpieczającą, czyli instrumentu chroniącego przed zastosowaniem klauzuli przeciw unikaniu opodatkowania.

Czytaj więcej w LEX: Opinie zabezpieczające przed stosowaniem przepisów o przeciwdziałaniu unikaniu opodatkowania >

Od dłuższego czasu organy wszczynają też czynności sprawdzające w stosunku do menedżerów, którzy łączą funkcje zarządzania spółką z prowadzeniem jednoosobowej działalnością gospodarczą. Chodzi o sytuację, w której menedżer, prowadzący działalność opodatkowaną ryczałtem, świadczy na rzecz swojej spółki dodatkowe usługi, np. pozyskiwania nowych klientów. Organy podatkowe sprawdzają różne czynniki, m.in. dokumentację wykonania usługi na rzecz spółki (na czym polegała i czy rzeczywiście została wykonana), kto był odbiorcą usługi, ile wynosiło wynagrodzenie. Weryfikowane są też stawki ryczałtu. 

- By ograniczyć ryzyko sporu z fiskusem, kluczowe jest, by czynności w ramach powołania czy kontraktu menedżerskiego nie dublowały się z usługami świadczonymi w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Bardzo istotne jest więc dokumentowanie rodzaju świadczonych usług. W razie sporu należy też móc udowodnić, że wynagrodzenie zostało wypłacone na warunkach rynkowych, co warto poprzeć odpowiednim benchmarkiem - mówi Arkadiusz Łagowski. 

Również Grzegorz Grochowina, szef Zespołu Zarządzania Wiedzą w Departamencie Podatkowym w KPMG w Polsce, zaznacza, że w razie sporu, jeżeli menedżer świadczy na rzecz spółki zarówno usługi zarządcze (kontrakt), jak i inne usługi (np. doradcze, marketingowe, operacyjne) w ramach działalności gospodarczej, istnieje ryzyko że organy mogą uznać, iż wszystkie czynności są elementem zarządzania spółką, a więc powinny być co do zasady opodatkowane i oskładkowane jak kontrakt menedżerski. 

Ryzyko maleje, gdy zakres kontraktu menedżerskiego i usług z JDG są wyraźnie różne, a usługi z JDG mają charakter specjalistyczny, niezwiązany z zarządzaniem. Konieczne jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji wykonania usług oraz wypłacanie wynagrodzenia na zasadach rynkowych. Spółka powinna tez móc uzasadniać, dlaczego korzysta z tych usług - mówi Grzegorz Grochowina. 

Co z projektem zmian w podatkach

Ministerstwo Finansów zapowiada, że wróci do przedstawionego w ubiegłym roku projektu zmian w podatkach dochodowych  (UD 116), który zakładał m.in. stosowanie maksymalnej 17-procentowej stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w przypadku świadczenia usług na rzecz własnej spółki. Według MF chodzi o opodatkowanie przychodów z usług, które podatnik świadczy na rzecz podmiotu powiązanego, według stawki 17 proc. Podmiot powiązany to podmiot w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT (spółki osobowej i kapitałowej, w której są wspólnikami, członkami zarządu itp.).

Resort wyjaśnia, że obecnie podatnicy dość często korzystają z mechanizmu optymalizacyjnego, polegającego na świadczeniu usług na rzecz podmiotu powiązanego. Przykładowo, wspólnik spółki z o.o. świadczy na rzecz tej spółki usługi doradcze, a przychody z tego tytułu opodatkowuje stawką ryczałtową 8,5 proc. Dlatego, zgodnie z projektowanym art. 12. ust. 1 pkt 1 ustawy ryczałtowej, w takim przypadku przychody osiągane z usług świadczonych w ramach wolnych zawodów będą opodatkowane 17 proc.

Czytaj też w LEX: Stawki podatkowe w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych >

Projekt zakładał wprowadzenie także innych bardzo szerokich zmian, których większość była niekorzystna dla podatników. Ustawa miała wejść w życie 1 stycznia 2026 r., ale nie została nawet przyjęta przez rząd. Według informacji z Ministerstwa Finansów, rząd ma wrócić do prac nad projektem, by zmiany mogły wejść w życie od 2027 r.

- Mimo iż zmiana zakładająca wprowadzenie 17 proc. ryczałtu od świadczenia usług na rzecz własnej spółki wydaje się niekorzystna, to mogłaby zakończyć wieloletnie spory dotyczące rozliczenia członków zarządu. Brak tego typu regulacji sprawia, że przedsiębiorcy muszą zachować ostrożność zarówno w kwestii rozliczeń z własną spółką, jak i wyboru stawki ryczałtu. Należy zwrócić uwagę, że popularna stawka 8,5 proc. jest często kwestionowana – mówi dr Sekulski.