Rezygnacja z papierowych dokumentów a KSeF
Jestem podatnikiem VAT prowadzącym sprzedaż towarów i usług zarówno dla innych podatników VAT, jak i klientów indywidualnych. Dotychczas część dokumentów sprzedaży wystawiałem w formie papierowej, w tym faktury VAT oraz faktury uproszczone w postaci paragonów fiskalnych z NIP nabywcy. Od 1 kwietnia 2024 roku obowiązywać będzie Krajowy System e-Faktur (KSeF), umożliwiający wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. W związku z tym chcę ustalić, czy możliwa będzie całkowita rezygnacja z papierowego obiegu dokumentów w firmie - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Jeżeli będzie Pan wystawiał i odbierał wyłącznie faktury w KSeF, nie ma obowiązku przechowywania ich w formie papierowej, tym samym nie ma przeszkód, aby zrezygnować z przechowywania papierowych dokumentów.
Przechowywanie przez 10 lat
Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) podatnicy są zobowiązani do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów rozliczania VAT oraz wszystkich dokumentów związanych z tym rozliczaniem, w szczególności faktur, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy wskazują, że podatnicy powinni przechowywać zarówno faktury wystawione przez siebie lub w ich imieniu, jak i otrzymane faktury, w tym te wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób zapewniający łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo podatnicy muszą zapewnić organom podatkowym – naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej oraz szefowi Krajowej Administracji Skarbowej – bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również możliwość ich pobrania i przetwarzania danych w nich zawartych.
W myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT faktury przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium Polski muszą być udostępnione organom podatkowym w taki sposób, aby miały do nich dostęp online za pomocą środków elektronicznych.
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób przechowywania faktur w praktyce. W KSeF wystawiane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane w formacie XML. System KSeF zapewnia przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, w tym również faktur wystawionych w trybach offline, takich jak tryb offline24, tryb awarii systemu czy tryb niedostępności KSeF, po ich przesłaniu do systemu. Faktury te przechowywane są w KSeF przez okres 10 lat, liczony od końca roku, w którym zostały wystawione. Dzięki temu przepisy art. 112 i 112a ustawy o VAT w zakresie obowiązku przechowywania faktur nie mają zastosowania do faktur dostępnych w KSeF – podatnik nie musi ich przechowywać we własnym zakresie ani w formie papierowej.
Co z terminem przedawnienia
W KSeF przechowywane będą także faktury VAT RR oraz ich korekty, zarówno te wystawione online, jak i przesłane w trybie offline24 po dosłaniu do systemu, zgodnie z art. 116 ust. 11 ustawy o VAT. Ministerstwo Finansów podkreśla, że przyjęty 10-letni okres przechowywania faktur w KSeF pokrywa w praktyce większość terminów przedawnienia zobowiązań podatkowych oraz okres dokonywania korekt podatku naliczonego w VAT, np. w przypadku nieruchomości.
Dodatkową korzyścią korzystania z KSeF jest to, że zarówno podatnik, jak i organ podatkowy mają stały dostęp do dokumentów, co ułatwia kontrolę podatkową i odciąża przedsiębiorcę od obowiązku dostarczania faktur do urzędu skarbowego.
W sytuacji gdy 10-letni okres przechowywania faktur w KSeF zakończy się przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik powinien pobrać faktury z systemu i przechowywać je poza KSeF zgodnie z art. 112 i 112a ustawy o VAT, w tym w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób zapewniający łatwe odszukanie dokumentów. Należy zadbać o pobranie tych dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć sytuacji, w której okres przedawnienia jeszcze nie upłynął, a dostęp do faktur w systemie jest już niemożliwy.
Podsumowując, jeżeli będzie Pan wystawiał i odbierał wyłącznie faktury w KSeF, nie ma obowiązku przechowywania ich w formie papierowej. System zapewnia zarówno bezpieczeństwo, integralność, jak i dostępność dokumentów dla organów podatkowych, jednocześnie odciążając podatnika od dodatkowych obowiązków archiwizacyjnych.
