JPK VAT na nowych zasadach - łatwo o problemy
Od 1 lutego przedsiębiorcy muszą nie tylko odbierać faktury w KSeF, ale również wdrożyć zmiany w raportowaniu JPK VAT, by do 25 marca móc złożyć deklarację z nowymi oznaczeniami. Eksperci alarmują, że nie jest to tylko dostosowanie do KSeF, ale duża i kosztowna modyfikacja. Nawet małe firmy, które będą wystawiać faktury w KSeF od 2027 r., muszą już teraz przystosować JPK VAT do nowym wymagań. Przedsiębiorców niepokoi też kwestia kar. Mimo iż Ministerstwo Finansów zapewnia, że wszystkie sprawy będą rozpatrywane indywidualnie, to kary nie zostały wyłączone.
Chodzi o rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji VAT (Dz. U z 17 grudnia 2025, poz. 1800), które zakłada m.in. wprowadzenie: nowych oznaczeń faktur w związku ze zmianami dotyczącymi KSeF. Wprowadza też obowiązek oznaczania faktur w ewidencji zakupu numerem identyfikującym fakturę w KSeF.
Nowe oznaczenia i sprzedaży i zakupu
Zgodnie z rozporządzeniem każda faktura w KSeF musi mieć wskazany numer KSeF. W przypadku braku tego numeru, obowiązkowe będzie jedno z trzech oznaczeń:
- OFF – dotyczące faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, tj. faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie lub nie została do niego przesłana;
- BFK - dotyczące faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, tj. faktur o których mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT;
- DI – dotyczące dowodu innego niż faktura (m.in. faktury wystawione w trybie offline24).
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
W przypadku gdy faktura jest wystawiana w trybie offline24 i na dzień złożenia JPK VAT podatnik nie posiada numeru KSeF tego dokumentu, powinien go wykazać w JPK VAT po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć „DI”. - Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować JPK VAT z deklaracją i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF - czytamy w uzasadnieniu do rozporządzenia.
Czytaj też w LEX: KSeF – stosowanie trybu awaryjnego oraz trybu offline24 >
Ministerstwo Finansów wyjaśnia jednak, że rozporządzenie nie wymaga korygowania ewidencji sprzedaży/zakupu o uzupełnienie nr KSeF faktur, którym na dzień przesłania ewidencji ten numer nie został nadany. Faktura w trybie offline24 stanowi wyjątek. Poza tym przypadki, kiedy nastąpi zbieg terminu złożenia JPK_VAT z deklaracją (do 25. dnia następnego miesiąca) z brakiem uzyskania numeru KSeF dla faktur wystawionych w trybie offline24 (do 15. dnia następnego miesiąca), będą sporadyczne.
- Ujmowanie w JPK_VAT w ewidencji zakupu faktur z nadanym numerem KSeF nie powinno stanowić nadmiernego obciążenia dla podatników. Przykładowo w oprogramowaniu Ministerstwa Finansów e-mikrofirma zostaną zapewnione rozwiązania, które pozwolą na automatyczne zasilanie JPK_VAT z deklaracją fakturami otrzymanymi w KSeF, wraz z nadanym numerem KSeF. Wyeliminuje to konieczność manualnego przenoszenia numeru KSeF do pliku. W systemach komercyjnych można przewidzieć możliwości sprawdzenia powiązań systemów księgowych z KSeF. Wprowadzenie konkretnych rozwiązań technicznych zależy od firmy wdrażającej u danego podmiotu system KSeF oraz rozwiązania księgowego i informatycznego - informuje resort.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
Eksperci mówią o obciążeniu podatników
- Wbrew twierdzeniom Ministerstwa Finansów konieczność wprowadzenia zmian w JPK VAT stanowi duże obciążenie dla podatników, zwłaszcza iż w tym samym czasie musieli wdrożyć KSeF. Co więcej, ministerstwo dało podatnikom bardzo niewiele czasu, ponieważ rozporządzenie w sprawie JPK VAT zostało opublikowane 17 grudnia. Tymczasem w przypadku firm należących do dużych grup kapitałowych zmiany w systemach wymagają zaangażowania zagranicznych zespołów informatycznych - mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Wyjaśnia, że wymóg wprowadzenie zmian w JPK VAT dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r. To oznacza, że nawet mniejsze podmioty, które będą miały obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r., muszą wdrożyć zmiany w JPK VAT od 1 lutego 2026 r., by oznaczać faktury zakupowe. Jednocześnie wymóg podawania numeru KSeF w przelewach, przy płatności za faktury zakupowe, został wcześniej odroczony do 1 stycznia 2027 r.
- Przede wszystkim jednak trzeba wprowadzić daleko idące zmiany w systemach raportowania JPK VAT. Jeśli przedsiębiorca nie wdroży tych zmian, nie będzie mógł złożyć JPK VAT, ponieważ system nie przyjmie pliku w starej schemie. Nie będzie to techniczne możliwe - mówi Janina Fornalik.
Czytaj w LEX: Zmiany w JPK_VAT - nowe struktury JPK_V7M i JPK_V7K od 1 lutego 2026 r. >
Resort finansów nie uwzględnił postulatów Konfederacji Lewiatan, aby dać podatnikom więcej czasu na dostosowanie swoich systemów IT do nowej struktury JPK VAT. Oznacza to konieczność rozbudowy raportowania JPK i systemów źródłowych o dodatkowe dane, które w pierwszej kolejności podatnicy będą musieli zinwentaryzować i odpowiednio oznaczyć w systemach źródłowych.
Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >
-Niestety wprowadzenie obowiązkowego KSeF zbiegło się z nowym powszechnym obowiązkiem prowadzenia ewidencji JPK_VAT według nowych dodatkowych znaczników. Jednak z moich obserwacji wynika, że wdrożenie tych wymogów już za luty przebiega z różnym natężeniem – w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i zaawansowania systemów księgowych - mówi Magdalena Jaworska, doradczyni podatkowa, partnerka w Quidea,
Jej zdaniem, kluczowym wyzwaniem jest brak okresu przejściowego, szczególnie dla firm niekorzystających jeszcze z KSeF. Dla części podatników zaskoczeniem jest, że nowe znaczniki trzeba wprowadzać już do ewidencji za luty, a nie od kwietnia.
-W praktyce więc każdy podatnik VAT musi ujmować numer KSeF albo wskazać oznaczenie OFF, BFK lub DI. Dla większości firm, które nie wystawiają jeszcze faktur przez KSeF, kluczowe staje się prawidłowe stosowanie znacznika BFK i zrozumienie, kiedy wykazywać DI i BFK. Kolejnym obszarem wymagającym dopracowania jest bowiem interpretacja przepisów i ustalenie wytycznych księgowania. Przy większych organizacjach systemy muszą automatycznie pobierać numery KSeF, walidować znaczniki oraz obsługiwać ich różne kombinacje. Ważne jest także zrozumienie różnych zasad korygowania dla wybranych oznaczeń oraz tego, że niektóre znaczniki wprost się wzajemnie wykluczają - mówi Magdalena Jaworska.
Pytanie o kary
Wiele obaw budzi też kwestia kar za błędy w JPK VAT, zwłaszcza iż do końca 2026 r. podatnicy nie będą karani za błędy w KSeF.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w przypadku błędów w plikach JPK_VAT z deklaracją, tak jak dotychczas, zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 109 ust. 3e-3g ustawy o podatku od towarów i usług podatnik po zidentyfikowaniu błędów w złożonym pliku może go skorygować. Możliwość skorygowania przez podatnika błędów w JPK_VAT z deklaracją istnieje również, gdy błędy te zostaną stwierdzone przez naczelnika urzędu skarbowego, w wyniku wezwania do ich usunięcia. Przypadki takie będą rozpatrywane – jak dotychczas – indywidualnie.
-Zatem kary za błędnie wypełnione pliki JPK_VAT z deklaracją nie mają charakteru automatycznego i mogą zostać nałożone dopiero w sytuacji, gdy podatnik nie skoryguje ich odpowiednio po uprzednim wezwaniu przez naczelnika urzędu skarbowego - wyjaśnia MF.
Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
- Dla przedsiębiorców zaskoczeniem jest fakt, że kary za błędy nie zostały automatycznie zawieszone – jak ma to miejsce w przypadku niestosowania KSeF do końca 2026 roku. Przedsiębiorcy muszą więc już teraz dochować należytej staranności przy oznakowaniu dokumentów w JPK_V7M – mówi Magdalena Jaworska.
- Kary mogą być nakładane na podstawie już obowiązujących przepisów, zgodnie z którymi naczelnik urzędu skarbowego najpierw wezwie podatnika do skorygowania ewidencji, wskazując błędy. Podatnik będzie miał 14 dni na korektę lub na wyjaśnienie, że nie doszło do pomyłki. Dopiero jeśli tego nie zrobi lub zrobi błędnie, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę. W praktyce podatnicy zapewne zastosują się do wezwania, by tego uniknąć. Jednak w przypadku systemowych błędów w dużych firmach ich szybkie poprawienie może być problematyczne – dodaje Janina Fornalik.
Od 1 stycznia 2027 r., zgodnie z art. 106ni, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi: nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, w okresie trwania awarii albo niedostępności wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, nie prześle faktury w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur – naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Zobacz procedury w LEX:
Już obecnie, na podstawie art. 109 ust. 3h ustawy o VAT, jeżeli podatnik, wbrew obowiązkowi: nie prześle ewidencji skorygowanej w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu lub nie złoży wyjaśnień, albo zrobi to po terminie, w złożonych wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu – naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć, w drodze decyzji, na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd. Przepisu ust. 3h nie stosuje się do podatnika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, który za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe.
Zobacz szkolenie online w LEX: E-faktura w praktyce biura rachunkowego >
