Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej dla KSeF - objaśnienia
obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie ogranicza się wyłącznie do przedsiębiorstw mających siedzibę w Polsce. Dla podmiotów zagranicznych, które nie mają siedziby w Polsce, lecz posiadają w kraju stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD), które aktywnie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług przewidziano obowiązek korzystania z KSeF. Objaśnienia wskazują na poszczególne wymogi oraz przesłanki, kiedy należy uznać podmiot zagraniczny posiadający SMPD.
Od 1 lutego 2026 r. weszła w życie zasada powszechnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przewidziano jednak okres przejściowy dla części przedsiębiorców – których łączna wartość sprzedaży wraz z VAT nie przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł przez pierwsze dwa miesiące obowiązywania nowych przepisów – od 1 lutego do 31 marca 2026 r., będą mogły nadal korzystać z dotychczasowych form dokumentowania sprzedaży. Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. dodatkowo możliwość wystawiania faktur poza KSeF zostanie zachowana także dla podmiotów, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej nie przekroczy 10 tys. zł.
W dniu 28 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów opublikowało finalną wersję objaśnień dotyczących zasad ustalania istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) na terytorium Polski przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu KSeF (Objaśnienia).
Jak czytamy, celem tych Objaśnień jest przedstawienie praktycznego zastosowania przepisów w zakresie VAT dotyczących zasad ustalania SMPD na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur w KSeF.
Co podatnik znajdzie w Objaśnieniach?
Ostateczna wersja Objaśnień zawiera definicję oraz kryteria, określające SMPD. Odwołuje się przy tym do dotychczasowego orzecznictwa, gdzie doprecyzowano m.in. znaczenie pojęć „odpowiedniej struktury w zakresie zaplecza personalnego i technicznego”, „struktury umożliwiającej świadczenie usług” czy „wystarczającego stopnia stałości”.
Z przedstawionych informacji jasno wynika, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie ogranicza się wyłącznie do przedsiębiorstw mających siedzibę w Polsce. Dla podmiotów zagranicznych, które nie mają siedziby w Polsce, lecz posiadają w kraju SMPD, które aktywnie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług przewidziano obowiązek korzystania z KSeF. Objaśnienia wskazują na poszczególne wymogi oraz przesłanki, kiedy należy uznać podmiot zagraniczny posiadający SMPD. Bowiem, jeśli dany z elementów nie wystąpi, obowiązek stosowania KSeF zasadniczo nie powstanie. W Objaśnieniach znajdziemy również praktyczne przykłady odnoszące się do różnego rodzaju transakcji i kwalifikacji samego istnienia SMPD.
Jakie jest znaczenie SMPD w KSeF?
W dodatkowych komentarzach określonych jako „Uwagi”, jednoznacznie podkreślono, że pojęcie SMPD nie jest tożsame z pojęciem „zakładu” (ang. permanent establishment), stosowanym dla celów opodatkowania dochodów. Samo stwierdzenie istnienia zakładu nie oznacza jeszcze automatycznie, że mamy do czynienia ze SMPD, co działa także w drugą stronę. Podobnie, same powiązania osobowe czy kapitałowe między podmiotami nie przesądzają bowiem z mocy prawa o powstaniu takiego miejsca. Objaśnienia odnoszą się tutaj do wyroku TSUE ws. Cabot Plastics Belgium SA C-232/22, pkt 36; wyrok ws. Berlin Chemie (C-333/20), pkt 38, 40; wyrok ws. Dong Yang Electronics (C-547/18), pkt 31, w którym podkreślono, że istnienie SMPD nie może być oceniane wyłącznie przez pryzmat formy prawnej podmiotu ani faktu posiadania przez zagranicznego podatnika zakładu lub spółki zależnej w innym państwie członkowskim niż państwo siedziby. O takiej kwalifikacji można mówić dopiero wtedy, gdy łącznie spełnione są wszystkie przesłanki wymagane do uznania istnienia SMPD.
Zatem z perspektywy podatnika zagranicznego kluczowe dla ustalenia obowiązku wystawiania faktur na podstawie określonych przesłanek. Decydujące znaczenie ma przy tym nie samo jego istnienie, lecz jego czynny udział w dostawie towarów lub świadczeniu usług. Oznacza to, że miejsce musi dysponować odpowiednią, trwałą strukturą personalną i techniczną, pozwalającą na faktyczną realizację transakcji. Jeżeli analiza wykaże, że SMPD aktywnie uczestniczy w danym świadczeniu, zagraniczny podatnik będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
W Objaśnieniach znajdziemy kluczowe przesłanki wskazujące na warunki powstania SMPD, tj.:
a) w miejscu znajduje się zaplecze personalne i techniczne usługodawcy,
b) zaplecze posiada strukturę, która umożliwia świadczenie usług,
c) miejsce, w którym znajduje się to zaplecze, charakteryzuje się stałością wystarczającą do
świadczenia usług.
SMPD w praktyce – co naprawdę tworzy stałą obecność?
Zaplecze personalne i techniczne
Aby dane miejsce mogło zostać uznane za SMPD, musi dysponować odpowiednio zorganizowanym zapleczem personalnym i technicznym. Co należy przez to rozumieć? Jak wynika z Objaśnień, chodzi o strukturę adekwatną do rodzaju i skali prowadzonej działalności, która obejmuje m.in. personel, infrastrukturę techniczną, sprzęt, systemy informatyczne czy inne środki umożliwiające faktyczne wykonywanie czynności gospodarczych.
W zależności od specyfiki biznesu, elementem takiego zaplecza może być również nieruchomość, jeżeli jest ona niezbędna do prowadzenia działalności. Przykładem tutaj może być biuro, w którym podejmowane są decyzje dotyczące bieżącego zarządzania przedsiębiorstwem albo przygotowane i zawierane są tam umowy. Kluczowe jest jednak to, aby zaplecze to miało rzeczywisty, a nie jedynie formalny charakter – powinno stanowić wyraźnie wyodrębnioną strukturę organizacyjną i materialną, pozwalającą na samodzielnie wykonywanie określonych czynności. Funkcjonujące w Polsce zasoby personalne i techniczne muszą pozostawać w bezpośrednim związku z zagranicznym podmiotem, tak aby można było uznać, że tworzą one SMPD na terytorium kraju. Zwrócić należy jednak uwagę na to, że nie można mówić o powstaniu SMPD, jeżeli dostępne w Polsce zasoby nie są zaangażowane w kluczowe procesy związane z działalnością zagranicznego podatnika, np. jeżeli ich rola ogranicza się wyłącznie do czynności pomocniczych, technicznych czy administracyjnych i mają charakter uboczny wobec zasadniczej działalności.
Przykładowo, gdy zagraniczny podmiot będzie korzystał z personelu innej spółki, ale nie będzie sprawował nad nim faktycznego nadzoru, a także pracownicy nie będą działać pod jego kierownictwem, nie będą podlegać jego kontroli, a także nie będą uprawnieni do negocjowania ani zawierania w jego imieniu wiążących umów handlowych – SMPD nie powstanie.
Struktura umożliwiająca świadczenie usług
Zaplecze personalne i techniczne powinno tworzyć realnie funkcjonującą strukturę, która jest zdolna do samodzielnego świadczenia usług. Istotne dla oceny SMPD może okazać się tu stopień niezależności takiego miejsca względem centrali, w szczególności w sytuacji, czy posiada kompetencje decyzyjne oraz środki pozwalające na faktyczne wykonywanie powierzonych zadań.
W praktyce oznacza to, że SMPD powinno dysponować zasobami umożliwiającymi bieżące prowadzenie działalności, w tym zawieranie umów w ramach zwykłego zarządu, takich jak kontrakty na dostawy towarów czy świadczenie usług. Tylko struktura, która realnie realizuje działalność gospodarczą w oparciu o własne zaplecze w danym państwie, może zostać uznana za SMPD.
Charakter stałości
Kolejną istotną przesłanką jest tzw. element wystarczającej stałości, która odnosi się do trwałości zaplecza personalnego i technicznego. Struktura powinna funkcjonować w sposób ciągły i stabilny, umożliwiając podejmowanie decyzji w ramach bieżącego zarządu oraz faktyczne świadczenie usług. Działalność nie może mieć charakteru incydentalnego czy krótkotrwałego, konieczny jest określony poziom trwałego zaangażowania w danym państwie.
O wystarczającej stałości może świadczyć m.in. zawieranie wieloletnich umów, które potwierdzają istnienie trwałej struktury organizacyjnej. Jeżeli zagraniczny podmiot korzysta z zasobów innej firmy, kluczowe znaczenie ma to, by dysponował nimi w sposób stabilny i porównywalny do sytuacji, w której byłyby to jego własne zasoby. W szczególności mowa tu o działaniu na podstawie umów, które nie mogą zostać szybko rozwiązane oraz przy zapewnieniu realnej kontroli nad wykorzystywanym zapleczem.
Na koniec warto podkreślić praktyczny wymiar przedstawionych Objaśnień, w których możemy również znaleźć potwierdzenie ograniczenia ryzyka przerzucania na polskiego przedsiębiorcę odpowiedzialności za ewentualną ocenę istnienia SMPD. Bowiem podkreślono, że na polskich podatnikach nabywających towary lub usługi od zagranicznych kontrahentów nie ciąży obowiązek badania, czy dany podmiot posiada SMPD na potrzeby stosowania KSeF.
Opublikowane Objaśnienia w praktyce pokazują, że przedsiębiorcy mogą być zobowiązani do wewnętrznych analiz roli struktur w grupach międzynarodowych, zakresu kompetencji personelu czy faktycznego udziału w transakcjach. Nie tylko samo wdrożenie KSeF ale obowiązki poboczne wymagają weryfikacji modelu operacyjnego i jednocześnie wymuszają uporządkowanie procesów wewnątrz grupy.
Autor: Paulina Gławnicka, Specjalista ds. podatkowych
