Przeanalizujmy przykład spółki prowadzącej wyłącznie działalność opodatkowaną VAT. W celu zapewnienia profesjonalnego, schludnego i jednolitego wizerunku firmy wobec klientów i partnerów biznesowych, a także dla ułatwienia identyfikacji pracowników, spółka zakupiła odzież biurową (m.in. koszule, marynarki, spodnie, spódnice, krawaty, paski, buty) przeznaczoną wyłącznie do noszenia w pracy. Odzież ta nie posiada logo firmy, jednak charakteryzuje się wzorem, fasonem i kolorem jednoznacznie kojarzonym z firmą, określonym szczegółowo w regulaminie pracy. Po zakończeniu zatrudnienia pracownicy są zobowiązani do jej zwrotu.
Zakup odzieży zostanie udokumentowany fakturą wystawioną na spółkę. Odzież pozostaje jej wyłączną własnością, a możliwość wykorzystania jej do celów prywatnych została całkowicie wykluczona poprzez odpowiednie zapisy regulaminu pracy dotyczące zasad używania, przechowywania i pielęgnacji. Spółka prowadzi również rejestr zakupionego i wydanego stroju służbowego.
W związku z tym pojawia się pytanie, czy spółka może odliczyć VAT naliczony od zakupu odzieży biurowej używanej wyłącznie w miejscu pracy, mimo że stroje nie mają logo firmy, lecz jedynie charakterystyczny wzór/fason i kolor kojarzony z firmą?
Kiedy możliwe jest odliczenia VAT
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem jest istnienie związku – bezpośredniego lub pośredniego – między zakupem a działalnością opodatkowaną.
Prawo do odliczenia przysługuje, o ile spełnione są przesłanki pozytywne z art. 86 ust. 1 oraz nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.
Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „stroju firmowego”, jednak w praktyce za odzież służbową uznaje się ubiór: którego noszenie wynika z obowiązku pracowniczego, posiadający cechy pozbawiające go charakteru osobistego, uniemożliwiający wykorzystanie go do celów prywatnych (np. logo, charakterystyczny krój, kolor).
Takie stroje ułatwiają identyfikację pracowników i mogą pełnić funkcję promocyjno‑reklamową. Wydatki na ich zakup pozostają wówczas w związku z działalnością gospodarczą.
W przypadku eleganckiej odzieży służbowej z logo firmy organy podatkowe potwierdzają możliwość odliczenia VAT (np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30.11.2012 r., IPPP2/443‑886/12‑4/AK).
Odzież bez logo, ale o charakterystycznym wzorze i kolorze
W analizowanej sytuacji stroje nie mają logo, lecz posiadają cechy jednoznacznie kojarzone z firmą i opisane w regulaminie pracy. W takim przypadku również można spotkać stanowisko dopuszczające odliczenie VAT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 23 stycznia 2026 r. (nr 0113‑KDIPT1‑1.4012.1056.2025.4.JK) wskazał, że: odzież o charakterystycznym wzorze/fasonie i kolorze, ściśle kojarzona z firmą, używana wyłącznie w pracy zgodnie z regulaminem, pozbawiona możliwości wykorzystania prywatnego, pełniąca funkcję identyfikacyjną i wizerunkową, może być uznana za wydatek związany z działalnością gospodarczą. W konsekwencji podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od jej zakupu, o ile nie wystąpią przesłanki negatywne z art. 88 ustawy.
To oznacza, że spółka może odliczyć VAT, jeśli odzież:
- pozostaje własnością spółki,
- jest używana wyłącznie w pracy,
- ma cechy jednoznacznie kojarzone z firmą,
- nie może być wykorzystywana prywatnie,
- a zasady jej używania są szczegółowo uregulowane.
