Czy można usunąć fakturę z KSeF
Prowadzę działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. W ramach firmy korzystam z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawiłem fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, która została poprawnie przesłana do systemu i otrzymała numer identyfikujący nadany przez KSeF. Po jej wystawieniu okazało się, że faktura została wystawiona omyłkowo i nie powinna dokumentować żadnej rzeczywistej transakcji. W związku z powyższym powstała wątpliwość, czy istnieje możliwość usunięcia faktury, która została już wystawiona i przyjęta w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Nie, w systemie KSeF nie ma możliwości usunięcia faktury, która została już poprawnie wystawiona i otrzymała numer identyfikujący.
Faktura ustrukturyzowana, która została skutecznie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i otrzymała numer identyfikujący nadany przez ten system, zostaje w nim zapisana w sposób trwały. Wynika to z konstrukcji KSeF oraz przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, które wprowadzają zasadę niezmienności i nieusuwalności dokumentów po ich przyjęciu przez system centralny.
Nie można skasować błędnej faktury
Zgodnie z art. 106na ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775) – dalej u.p.t.u., faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Od momentu nadania numeru identyfikującego przez system, dokument ten staje się oficjalnym dowodem księgowym i podatkowym, który nie może zostać wykasowany z bazy danych Ministerstwa Finansów, nawet jeśli został wystawiony całkowicie omyłkowo.
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
Brak funkcjonalności usuwania faktur ma na celu zapewnienie pełnej transparentności rozliczeń oraz zapobieganie manipulacjom w rejestrach podatkowych. KSeF pełni rolę archiwum państwowego, w którym każdy dokument ma swój unikalny ślad. System nie przewiduje procedury "wycofania" czy "anulowania" dokumentu poprzez jego trwałe usunięcie z zasobów, bez względu na to, czy faktura dokumentuje rzeczywistą sprzedaż, czy powstała w wyniku błędu użytkownika lub systemu sprzedażowego.
Brak możliwości usunięcia faktury z KSeF dotyczy zarówno sytuacji, w których faktura zawiera błędy formalne lub merytoryczne, jak i przypadków, gdy została wystawiona całkowicie omyłkowo, bez zaistnienia jakiejkolwiek transakcji gospodarczej. Nawet jeśli faktura nie została przekazana kontrahentowi w sensie faktycznym, to w świetle przepisów uznaje się ją za doręczoną z chwilą jej udostępnienia w KSeF. Tym samym nie istnieje instytucja „anulowania” lub „usunięcia” faktury ustrukturyzowanej, znana wcześniej z obrotu papierowego lub elektronicznego poza KSeF.
Czytaj też w LEX: KSeF – stosowanie trybu awaryjnego oraz trybu offline24 >
Trzeba skorygować do zera
W przypadku gdy faktura została wystawiona omyłkowo i nie dokumentuje rzeczywistej transakcji, jedynym prawnie dopuszczalnym sposobem jej „wyeliminowania” z rozliczeń jest wystawienie faktury korygującej do zera. Zasady wystawiania takich dokumentów regulują art. 106j–106l u.p.t.u. W przypadku faktury wystawionej do nieistniejącej transakcji, należy wystawić fakturę korygującą "do zera", która wyzeruje wszystkie wartości (ilości i kwoty) z dokumentu pierwotnego. Taka korekta również musi zostać przesłana do KSeF i otrzymać własny numer identyfikujący.
Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
Faktura korygująca nie powoduje zniknięcia faktury pierwotnej z systemu
Oba dokumenty funkcjonują w KSeF równolegle: pierwotna (omyłkowa) oraz korygująca (zerująca). Dopiero zestawienie tych dwóch dokumentów daje organom podatkowym oraz kontrahentowi informację, że transakcja została anulowana w świetle przepisów o VAT. Co istotne, w KSeF nie istnieje pojęcie anulowania faktury przed jej doręczeniem, ponieważ faktura uznawana jest za doręczoną nabywcy w momencie nadania jej numeru KSeF (zgodnie z art. 106na ust. 2 u.p.t.u.).
Podsumowując, raz wystawiona faktura ustrukturyzowana pozostaje w systemie KSeF na stałe. Podatnik nie ma technicznej ani prawnej możliwości jej usunięcia. Jedynym sposobem na wyeliminowanie skutków omyłkowo wystawionej faktury jest przeprowadzenie pełnej procedury korekty ustrukturyzowanej.
Czytaj też w LEX:
Zmiany w JPK_VAT - nowe struktury JPK_V7M i JPK_V7K od 1 lutego 2026 r. >
KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >
