Faktury uproszczone a KSeF

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży części samochodowych w sklepie stacjonarnym. Obsługuję zarówno klientów indywidualnych, jak i przedsiębiorców. Każdą transakcję dokonaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności ewidencjonuję przy użyciu kasy fiskalnej, a klientom wydaję paragony fiskalne. W przypadku sprzedaży na rzecz podatników VAT, gdy wartość transakcji nie przekracza 450 zł brutto, wystawiam faktury uproszczone w formie paragonów fiskalnych zawierających numer NIP nabywcy. Czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nadal będę mógł stosować faktury uproszczone, czy każda sprzedaż na rzecz podatnika VAT będzie musiała być dokumentowana fakturą w KSeF - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Faktury uproszczone zostaną zlikwidowane z końcem 2026 roku. Do tego czasu podatnicy nie będą mieli obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dokumentujących sprzedaż o wartości nieprzekraczającej 450 zł lub 100 euro brutto. Po tej dacie będzie można wystawiać wyłącznie zwykłe faktury.

Czy jest faktura uproszczona

W przypadku faktury, w której kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, mamy do czynienia z tzw. fakturami uproszczonymi. Powinny zawierać one węższy zakres danych. Faktura uproszczona może nie zawierać imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu, a także danych, takich jak:

• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

- pod warunkiem jednak, że na fakturach będą zawarte dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku.

Ponadto należy pamiętać, że jeżeli podatnik dokonuje sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub równowartości 100 euro brutto, dokumentowanej paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane ustawą o VAT, to wówczas nie może on z tytułu tej samej transakcji wystawiać dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedaż została bowiem już udokumentowana fakturą uproszczoną, co skutkuje brakiem potrzeby wydawania dodatkowego dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Takie uregulowanie zapewnia uproszczenie procedur dokumentacyjnych dla drobnych transakcji, pozwalając przedsiębiorcom na efektywną obsługę klientów przy zachowaniu pełnej zgodności z przepisami podatkowymi.

Warto jednak zwrócić uwagę, że w Aplikacji Podatnika Krajowego Systemu e-Faktur w wersji 2.0 nie przewidziano funkcjonalności pozwalającej na wystawianie faktur uproszczonych do 450 zł, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Oznacza to, że po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie będzie możliwości generowania takich faktur uproszczonych bezpośrednio w systemie. W praktyce mogłoby to sugerować konieczność natychmiastowego rezygnowania z dotychczasowej praktyki dokumentowania drobnych sprzedaży paragonami z NIP, jednak ustawodawca przewidział w tym zakresie okres przejściowy.

Zgodnie z przepisami wprowadzającymi obowiązkowy KSeF podatnicy nie będą mieli obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dokumentujących sprzedaż o wartości nieprzekraczającej 450 zł lub 100 euro brutto do końca 2026 roku. W tym okresie transakcje te mogą być nadal dokumentowane w formie faktury uproszczonej, czyli paragonem fiskalnym zawierającym NIP nabywcy i wszystkie wymagane dane ustawowe. Taki zapis pozwala przedsiębiorcom zachować dotychczasowe praktyki w obsłudze drobnych transakcji detalicznych, jednocześnie stopniowo przygotowując się do pełnego wprowadzenia elektronicznej wymiany faktur w KSeF.

Zmiana od 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 roku nastąpi natomiast bezwzględny obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych w KSeF także dla sprzedaży o wartości nieprzekraczającej 450 zł lub 100 euro brutto. Oznacza to, że każda transakcja, nawet drobna sprzedaż detaliczna dokumentowana dotychczas fakturą uproszczoną, będzie wymagała wystawienia pełnej faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF. W praktyce będzie to wymagało dostosowania kas fiskalnych, oprogramowania sprzedażowego oraz procedur wewnętrznych sklepu, tak aby wszystkie transakcje, niezależnie od wartości, były rejestrowane elektronicznie w systemie KSeF.

Takie rozwiązanie ma na celu ujednolicenie sposobu dokumentowania sprzedaży i umożliwienie organom podatkowym pełnej kontroli nad obrotem towarów i usług, przy jednoczesnym zachowaniu okresu przejściowego pozwalającego przedsiębiorcom na płynne dostosowanie się do nowych wymogów. W kontekście prowadzonej działalności w zakresie sprzedaży części samochodowych oznacza to, że w ciągu najbliższych kilku lat drobne transakcje detaliczne mogą być nadal obsługiwane w dotychczasowy sposób, natomiast od 2027 roku każda sprzedaż na rzecz podatnika VAT będzie wymagała przesłania faktury ustrukturyzowanej przez KSeF, niezależnie od kwoty.

Podsumowując, obecnie faktury uproszczone w formie paragonu z NIP nabywcy nadal pozostają możliwe do stosowania dla transakcji o wartości do 450 zł brutto, co pozwala na zachowanie prostoty dokumentacji sprzedaży w sklepie stacjonarnym. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie odbiera prawa do stosowania tych dokumentów w okresie przejściowym do końca 2026 roku, natomiast od 1 stycznia 2027 roku wszystkie transakcje, niezależnie od wartości, będą musiały być dokumentowane pełnymi fakturami ustrukturyzowanymi, co wymaga odpowiedniego przygotowania systemów sprzedaży i procedur wewnętrznych przedsiębiorcy.