Faktury od zagranicznych kontrahentów a KSeF
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i regularnie dokonuję zakupów od zagranicznych kontrahentów. Otrzymuję faktury od podmiotów z Unii Europejskiej i spoza niej. Chciałbym mieć jasność, czy wszystkie faktury od zagranicznych podmiotów, które otrzymuję w ramach prowadzonej działalności, muszą być przesyłane do KSeF, czy też obowiązek ten dotyczy wyłącznie krajowych faktur sprzedażowych, a dokumenty od kontrahentów zagranicznych pozostają poza tym systemem - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców nie podlegają obowiązkowi raportowania do KSeF. System ten jest przeznaczony wyłącznie do wystawiania i przesyłania faktur w rozumieniu polskich przepisów o VAT, obejmujących zarówno sprzedaż krajową, jak i sprzedaż na rzecz kontrahentów zagranicznych, jeśli podlegają one obowiązkowi wystawienia faktury zgodnie z polskim prawem.
Co trzeba raportować do KSeF
Faktury otrzymywane od zagranicznych kontrahentów, zarówno z Unii Europejskiej, jak i spoza jej granic, nie podlegają raportowaniu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System KSeF został wprowadzony przede wszystkim w celu standaryzacji i automatyzacji procesu wystawiania oraz przesyłania faktur w obrocie krajowym, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) oraz przepisami wykonawczymi regulującymi jego funkcjonowanie. Istotnym celem systemu jest umożliwienie organom podatkowym bieżącego nadzoru nad fakturami wystawianymi w Polsce oraz zapewnienie jednolitego standardu fakturowania, co w konsekwencji ma usprawnić proces weryfikacji podatku VAT i zmniejszyć ryzyko nadużyć.
Faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców dokumentują natomiast koszty ponoszone przez przedsiębiorcę i w świetle przepisów polskiego prawa podatkowego traktowane są jako dokumentacja zakupów. Choć faktury te mogą mieć wpływ na obowiązki podatkowe przedsiębiorcy, w tym na rozliczenie VAT naliczonego lub procedury importowe, to nie są one fakturami w rozumieniu obowiązku raportowania w KSeF. System KSeF został skonstruowany w taki sposób, aby obejmować przede wszystkim faktury wystawiane w Polsce oraz faktury sprzedażowe, które mają być przesyłane do nabywców krajowych lub, w przypadku transakcji z kontrahentami zagranicznymi, które podlegają obowiązkowi dokumentowania sprzedaży w polskich przepisach VAT.
Z tego względu faktury otrzymane od zagranicznych kontrahentów, niezależnie od tego, czy dotyczą usług, towarów czy innych świadczeń, nie muszą być raportowane do KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorca nie jest zobowiązany do przesyłania takich dokumentów ani rejestrowania ich w systemie, a jednocześnie może korzystać z nich do celów księgowych i podatkowych zgodnie z ogólnymi zasadami ewidencjonowania kosztów. Raportowanie do KSeF dotyczy natomiast faktur wystawianych przez przedsiębiorcę w Polsce w związku ze sprzedażą towarów lub usług, w tym również sprzedaży kierowanej do kontrahentów zagranicznych, jeżeli przepisy podatkowe wymagają wystawienia faktury w rozumieniu polskiego prawa.
W praktyce oznacza to, że system KSeF nie zastępuje księgowania zakupów ani nie służy do przesyłania informacji o fakturach kosztowych pochodzących od zagranicznych dostawców. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą nadal rejestruje takie faktury w swojej ewidencji księgowej i rozlicza VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale nie ma obowiązku wprowadzania ich do systemu KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą oddzielić obowiązki wynikające z krajowego raportowania faktur sprzedażowych w KSeF od obowiązków związanych z ewidencją zakupów i kosztów zagranicznych.
Warto również zaznaczyć, że w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych lub importu usług i towarów, przedsiębiorca nadal ma obowiązek stosowania odpowiednich przepisów VAT dotyczących takich transakcji, w tym rozliczenia VAT naliczonego i należnego, ewentualnego stosowania mechanizmu odwrotnego obciążenia czy dokumentowania importu usług, jednak te obowiązki nie wiążą się z raportowaniem faktur od zagranicznych kontrahentów w KSeF. System nie został przewidziany do kontroli kosztów ponoszonych u nabywcy, lecz do kontroli i ujednoliconego przesyłania faktur sprzedażowych w obrocie krajowym.
Faktury od zagranicznych kontrahentów poza KSeF
Podsumowując, faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców nie podlegają obowiązkowi raportowania do KSeF. System ten jest przeznaczony wyłącznie do wystawiania i przesyłania faktur w rozumieniu polskich przepisów o VAT, obejmujących zarówno sprzedaż krajową, jak i sprzedaż na rzecz kontrahentów zagranicznych, jeśli podlegają one obowiązkowi wystawienia faktury zgodnie z polskim prawem. Faktury kosztowe od zagranicy pozostają poza zakresem KSeF i przedsiębiorca może je dokumentować i rozliczać w księgowości w sposób tradycyjny, bez obowiązku ich raportowania do systemu. Dzięki temu obowiązki związane z ewidencją kosztów zagranicznych pozostają odrębne od obowiązków wynikających z KSeF, a przedsiębiorca ma pełną swobodę w rozliczaniu takich faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami VAT i zasadami prowadzenia księgowości.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą może bezpiecznie przyjmować i księgować faktury od zagranicznych kontrahentów bez konieczności wprowadzania ich do KSeF. Raportowanie do systemu dotyczy wyłącznie faktur sprzedażowych wystawianych w Polsce, zarówno dla klientów krajowych, jak i dla kontrahentów zagranicznych w przypadku, gdy przepisy wymagają wystawienia polskiej faktury. System KSeF nie służy do raportowania kosztów ani do przesyłania informacji o fakturach zakupowych od dostawców zagranicznych, co pozwala przedsiębiorcom zachować tradycyjną ewidencję kosztów i faktur przychodowych od kontrahentów zagranicznych.
