Faktura KSeF dla szkoły będącej jednostką gminy – czyje dane wpisać w KPiR?
Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam podatek dochodowy na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dokonałem sprzedaży na rzecz szkoły funkcjonującej jako jednostka organizacyjna gminy. Faktura została wystawiona w KSeF w taki sposób, że w części dotyczącej nabywcy wykazana została gmina wraz z jej numerem NIP, natomiast szkoła została wskazana odrębnie jako odbiorca towaru/usługi. Jakie dane kontrahenta powinienem ująć w PKPiR przy ewidencjonowaniu tej sprzedaży: czy dane gminy wskazanej na fakturze jako nabywca, czy dane szkoły, która faktycznie otrzymała towar/usługę? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
W opisanej sytuacji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako dane kontrahenta należy wpisać dane gminy, a nie szkoły. Skoro w fakturze wystawionej w KSeF nabywcą jest gmina, z podaniem jej NIP, natomiast szkoła została wskazana odrębnie jako odbiorca towaru lub usługi, to w kolumnach dotyczących kontrahenta w KPiR należy ująć dane gminy. Dane szkoły można ewentualnie zamieścić pomocniczo w kolumnie 19 „Uwagi”, jeżeli podatnik uzna, że jest to potrzebne dla identyfikacji transakcji.
Podatnikiem jest gmina
Przy sprzedaży realizowanej na rzecz szkoły publicznej będącej jednostką organizacyjną gminy trzeba odróżnić nabywcę w rozumieniu faktury od faktycznego odbiorcy towaru lub usługi. W takim układzie podatnikiem VAT i nabywcą wskazywanym w KSeF jest zasadniczo jednostka samorządu terytorialnego, czyli gmina. Szkoła, jako jednostka organizacyjna gminy, może być wykazana na fakturze jako podmiot inny, tj. odbiorca, ale nie zastępuje ona gminy jako nabywcy.
Oznacza to, że jeżeli faktura w KSeF została wystawiona w ten sposób, że w części dotyczącej nabywcy wskazano gminę wraz z jej NIP, a szkołę wykazano odrębnie jako odbiorcę, to przy wpisie do podatkowej księgi przychodów i rozchodów za kontrahenta należy uznać gminę. To z gminą, jako nabywcą wskazanym na fakturze, należy powiązać zapis księgowy dotyczący przychodu ze sprzedaży. Dane szkoły mają w tej sytuacji charakter uzupełniający, organizacyjny lub informacyjny, ponieważ pozwalają ustalić, której jednostki gminnej dotyczyła dostawa towaru albo wykonana usługa.
Od 1 stycznia 2026 r. zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowy wzór księgi uwzględnia funkcjonowanie KSeF, w tym odrębne pola dotyczące oznaczenia faktury wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz dane kontrahenta.
W przypadku faktury wystawionej w KSeF numer identyfikujący tę fakturę należy wpisać w kolumnie 3 księgi. Dane kontrahenta ujmuje się natomiast w kolumnach 5–7. Z objaśnień do księgi wynika, że kolumny te służą do wpisywania identyfikatora podatkowego kontrahenta, imienia i nazwiska albo nazwy firmy oraz adresu kontrahenta, czyli dostawcy albo odbiorcy, z którym zawarta została transakcja udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie musi już wpisywać w kolumnach 6 i 7 jego nazwy oraz adresu.
W opisanym przypadku identyfikatorem podatkowym kontrahenta będzie NIP gminy wskazanej na fakturze jako nabywca. W konsekwencji w kolumnie 5 księgi należy wpisać NIP gminy. Jeżeli podatnik nie ogranicza zapisu wyłącznie do identyfikatora podatkowego, w kolumnach 6 i 7 powinien konsekwentnie wykazać nazwę i adres gminy, a nie szkoły. Nie należy mieszać danych w ten sposób, że w kolumnie 5 wpisywany jest NIP gminy, a w kolumnach 6 i 7 nazwa lub adres szkoły, ponieważ prowadziłoby to do niespójnego oznaczenia kontrahenta.
Gdzie wpisać dane szkoły
Dane szkoły mogą natomiast zostać wpisane w kolumnie 19 „Uwagi”. Kolumna ta służy do zamieszczania uwag odnoszących się do treści zapisów w pozostałych kolumnach księgi. Można więc wskazać w niej np. „odbiorca: Szkoła Podstawowa nr …” albo „towar/usługa dla Szkoły Podstawowej nr …”. Taki zapis nie zastępuje danych nabywcy, ale może ułatwić późniejszą identyfikację transakcji, zwłaszcza gdy podatnik współpracuje z wieloma jednostkami organizacyjnymi tej samej gminy.
Takie podejście jest spójne również z zasadami wystawiania faktur w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego. W przypadku jednostek podrzędnych JST nabywcą w strukturze faktury jest jednostka samorządu terytorialnego, np. gmina, natomiast jednostka podrzędna, taka jak szkoła, powinna być wskazywana jako Podmiot3, czyli odbiorca. Skoro więc w KSeF nabywcą jest gmina, to również w KPiR jako dane kontrahenta powinny być ujęte dane gminy.
Podsumowując, przy fakturze KSeF wystawionej dla sprzedaży realizowanej na rzecz szkoły będącej jednostką organizacyjną gminy zapis w KPiR powinien wyglądać następująco: w kolumnie 3 należy wpisać numer identyfikujący fakturę w KSeF, w kolumnie 5 NIP gminy, a jeżeli podatnik uzupełnia także dalsze dane kontrahenta – w kolumnach 6 i 7 nazwę oraz adres gminy. Dane szkoły jako faktycznego odbiorcy można pomocniczo zamieścić w kolumnie 19 „Uwagi”.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
