Śmierć przedsiębiorcy a uprawnienia w KSeF
Przedsiębiorca prowadził jednoosobową działalność gospodarczą i był podatnikiem zobowiązanym do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W ramach prowadzonej działalności nadał biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF do obsługi faktur, w szczególności do wystawiania, odbierania oraz przeglądania faktur w jego imieniu. Następnie przedsiębiorca zmarł. Czy w chwili śmierci przedsiębiorcy uprawnienia nadane przez niego biuru rachunkowemu w KSeF tracą moc? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Nie, uprawnienia nadane biuru rachunkowemu w KSeF przez zmarłego przedsiębiorcę nie tracą automatycznie mocy z chwilą jego śmierci.
W opisanym stanie faktycznym przedsiębiorca prowadził jednoosobową działalność gospodarczą i jako podatnik korzystał z Krajowego Systemu e-Faktur. Przed śmiercią nadał biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF, obejmujące obsługę faktur w jego imieniu, w szczególności dostęp do faktur, ich pobieranie, ewentualnie wystawianie oraz inne czynności związane z obsługą rozliczeń. Po śmierci przedsiębiorcy powstała wątpliwość, czy uprawnienia nadane wcześniej biuru rachunkowemu wygasają z mocy prawa albo są automatycznie usuwane z KSeF.
Indywidualne narzędzia a nadane uprawnienia
W pierwszej kolejności należy odróżnić dwie kwestie: możliwość uwierzytelnienia się w KSeF narzędziami należącymi do zmarłego przedsiębiorcy oraz dalsze istnienie uprawnień nadanych przez tego przedsiębiorcę przed śmiercią innym osobom lub podmiotom. Śmierć podatnika będącego osobą fizyczną powoduje, że nie jest możliwe dalsze korzystanie z narzędzi uwierzytelniających należących do tej osoby, takich jak Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, token czy certyfikat KSeF. Są to narzędzia indywidualne, przypisane do konkretnej osoby fizycznej, a ich udostępnianie innym osobom jest niedopuszczalne również za życia podatnika. Tym bardziej po śmierci podatnika nie można posługiwać się jego narzędziami uwierzytelniającymi w celu logowania do KSeF.
Nie oznacza to jednak, że automatycznie wygasają lub są usuwane z systemu uprawnienia, które przedsiębiorca nadał wcześniej innym osobom fizycznym lub podmiotom. Ministerstwo Finansów w „Podręczniku KSeF 2.0. Część I” wyjaśnia wprost, że w przypadku śmierci podatnika będącego osobą fizyczną KSeF będzie pozyskiwał informacje o śmierci podatnika z CRP KEP, natomiast uprawnienia nadane przez zmarłego podatnika przed śmiercią innym osobom fizycznym lub podmiotom nie zostaną z chwilą śmierci usunięte z systemu.
Oznacza to, że samo zdarzenie śmierci przedsiębiorcy nie powoduje technicznego usunięcia uprawnień nadanych wcześniej biuru rachunkowemu. Jeżeli więc biuro rachunkowe zostało prawidłowo umocowane w KSeF przed śmiercią przedsiębiorcy, to uprawnienia te pozostają zapisane w systemie. Nie dochodzi do ich automatycznego wykasowania wyłącznie dlatego, że podatnik, który je nadał, zmarł.
Powyższe stanowisko ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ pozwala zachować ciągłość dostępu do faktur i danych niezbędnych do rozliczeń podatkowych. W wielu przypadkach biuro rachunkowe będzie musiało po śmierci przedsiębiorcy przygotować rozliczenia za okres sprzed śmierci, pobrać faktury zakupowe lub sprzedażowe, ustalić dane potrzebne do deklaracji, JPK albo innych obowiązków związanych z zakończeniem lub kontynuacją działalności. Automatyczne usunięcie uprawnień mogłoby uniemożliwić wykonanie tych obowiązków.
Należy jednak podkreślić, że brak automatycznego usunięcia uprawnień z KSeF nie oznacza, że biuro rachunkowe może posługiwać się narzędziami uwierzytelniającymi zmarłego przedsiębiorcy. Takie działanie byłoby niedopuszczalne. Biuro rachunkowe albo osoby działające po jego stronie powinny korzystać z własnych narzędzi uwierzytelniania oraz z uprawnień, które zostały im nadane w KSeF. Innymi słowy, kontynuacja dostępu jest możliwa wyłącznie w oparciu o własną tożsamość osoby lub podmiotu uprawnionego, a nie poprzez logowanie się jako zmarły podatnik.
Istotne jest także to, czy po śmierci przedsiębiorcy funkcjonuje przedsiębiorstwo w spadku i czy został ustanowiony zarząd sukcesyjny. Jeżeli po śmierci przedsiębiorcy ustanowiono zarząd sukcesyjny, przedsiębiorstwo w spadku staje się odrębną jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, która na gruncie VAT może być podatnikiem. W takiej sytuacji uwierzytelnianie w KSeF nie odbywa się już narzędziami należącymi do zmarłej osoby fizycznej. Możliwe jest natomiast złożenie zawiadomienia ZAW-FA przez przedsiębiorstwo w spadku, podpisanego przez osobę uprawnioną do reprezentowania przedsiębiorstwa, czyli zarządcę sukcesyjnego. W zawiadomieniu można wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w kontekście przedsiębiorstwa w spadku.
Po śmierci podatnika uprawnienia nadal działają
Ministerstwo Finansów wskazuje przy tym, że po śmierci podatnika będącego osobą fizyczną i po ustanowieniu zarządu sukcesyjnego nadal będą działały uprawnienia nadane przez podatnika innym osobom fizycznym i podmiotom. Oznacza to, że także w przypadku funkcjonowania przedsiębiorstwa w spadku wcześniejsze uprawnienia nadane biuru rachunkowemu nie zostają automatycznie usunięte wyłącznie z powodu śmierci przedsiębiorcy.
W praktyce należy więc przyjąć, że śmierć przedsiębiorcy powoduje blokadę możliwości korzystania z jego osobistych narzędzi uwierzytelniających, ale nie powoduje automatycznego wygaśnięcia uprawnień nadanych wcześniej biuru rachunkowemu. Uprawnienia te mogą nadal figurować w KSeF i umożliwiać biuru rachunkowemu wykonywanie czynności w zakresie, w jakim zostały nadane. W razie potrzeby dalsze uporządkowanie tych uprawnień powinno nastąpić przez osoby uprawnione do działania po śmierci przedsiębiorcy, w szczególności zarządcę sukcesyjnego albo inną osobę działającą w imieniu przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli takie przedsiębiorstwo funkcjonuje.
Podsumowując, na zadane pytanie należy odpowiedzieć, że uprawnienia nadane biuru rachunkowemu w KSeF przez zmarłego przedsiębiorcę nie tracą automatycznie mocy z chwilą jego śmierci i nie są z tego powodu usuwane z systemu. Nie można natomiast po śmierci przedsiębiorcy uwierzytelniać się w KSeF jego osobistymi narzędziami. Biuro rachunkowe powinno korzystać wyłącznie z własnych narzędzi uwierzytelnienia oraz z uprawnień nadanych mu wcześniej w KSeF, ewentualnie z uprawnień potwierdzonych lub nadanych po śmierci przedsiębiorcy przez podmiot lub osobę uprawnioną do działania w sprawach przedsiębiorstwa.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
