Zagraniczne firmy a KSeF - jak fiskus interpretuje przepisy
Zagraniczna firma nie musi wystawiać faktur w KSeF, jeśli nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Eksperci zwracają uwagę, że ustalenie tego ma kluczowe znaczenia w rozliczeniach z zagranicznymi kontrahentami. Warto mieć potwierdzenie w postaci interpretacji indywidulanej, tym bardziej, że obecnie organy podatkowe potwierdzają stanowiska podatników. Nie zawsze tak jednak było.
Kwestia posiadania lub nie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce od dawna budzi wiele wątpliwości, które zwiększyły się jeszcze w związku z wdrożeniem obligatoryjnym KSeF. Eksperci zwracają jednak uwagę, że ostatecznie praktyka interpretacyjna okazała się korzystna dla podatników. Fiskus przyznaje zwykle rację podmiotom, które występują w tej sprawie z wnioskiem o interpretację.
Kiedy zagraniczna firma wystawia faktury w KSeF
Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Obowiązek nie dotyczy wystawiania faktur przez m.in.:
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, przy czym to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
- Posiadanie lub brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce ma kluczowe znaczenia zarówno dla zagranicznych podmiotów, jak też ich polskich kontrahentów. W każdym przypadku warto upewnić się, czy kontrahent posiada potwierdzenie tego w postaci interpretacji indywidualnej. Co istotne, o ile w poprzednich latach stanowisko organów podatkowych było raczej negatywne dla podatników i oznaczało często konieczność zmiany sposobu rozliczenia, to obecnie interpretacje podatkowe są korzystne. Organy potwierdzają często w odpowiedzi na pytania zagranicznych podmiotów, że podmioty te nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i w konsekwencji nie muszą wystawiać faktur w KSeF – mówi Magdalena Jaworska, doradczyni podatkowa, partnerka w Quidea.
Wyjaśnia, że polski podatnik, zanim wystawi fakturę, musi zweryfikować, czy odbiorca ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. Jeśli ma, ale siedzibę działalności poza Polską, należy jeszcze zweryfikować, czy to stałe miejsce prowadzenia działalności nabywcy uczestniczy, czy nie uczestnicy w nabyciu towarów lub usług.
Jeśli zagraniczny kontrahent nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, polski podatnik wystawia mu fakturę w KSeF, ale dostarcza mu ją w sposób w nim uzgodniony.
Nie decyduje rejestracja do VAT ani oddział w Polsce
Przykładem korzystnego dla podatnika stanowiska jest interpretacja z 5 maja 2026 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.159.2026.2.AP). Z pytaniem wystąpiła niemiecka spółka, z siedzibą i pełnym zapleczem operacyjnym w Niemczech - zarejestrowała się jako podatnik VAT w Polsce, aby prowadzić sprzedaż towarów produkowanych przez polską spółkę powiązaną. Niemiecka spółka nie posiada w Polsce żadnych zasobów: nie zatrudnia pracowników, nie ma biura, magazynu, sprzętu, infrastruktury ani wydzielonej przestrzeni w zakładzie spółki powiązanej. Całość funkcji zarządczych, kontrolnych, sprzedażowych i marketingowych realizowana jest z Niemiec.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT nie ma więc obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy KSeF. Skoro jednak jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT w Polsce, ma możliwość wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF. Natomiast kwestię otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF reguluje przepis art. 106gb ust. 4 ustawy, który wskazuje m.in., że w przypadku gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Zatem, skoro spółka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nie będzie zobowiązana do odbioru faktur od polskich podmiotów przy użyciu KSeF. Jednocześnie powinna uzgodnić z danym podmiotem inny sposób odbioru ustrukturyzowanej faktury.
Również w interpretacji z 4 maja 2026 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.66.2026.2.RST) potwierdził brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku spółki mającej siedzibę w Szwecji, zarejestrowanej jak czynny podatnik VAT w Polsce. Ma też w Polsce oddział, który zatrudnia pracowników wykonujących zadania administracyjne, wsparcia operacyjnego oraz czynności pomocnicze. Dyrektor KIS zgodził się, że oddział w Polsce nie spełnia warunków stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ nie wykonuje jakichkolwiek czynności operacyjnych.
W interpretacji z 19 czerwca 2026 r. (nr 0114-KDIP1-2.4012.208.2026.2.RST) dyrektor KIS potwierdził brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku spółki mającej siedzibę w Serbii, która nie jest zarejestrowana do VAT w Polsce.
Kluczowe zaplecze techniczne i personel
Jak zauważa Tomasz Ogonowski, doradca podatkowy, senior consultant w NGL Tax, problematyka istnienia bądź nieistnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na gruncie przepisów o VAT była już wcześniej przedmiotem licznych rozstrzygnięć sądowych. Spory i wątpliwości wynikają przede wszystkim z dość ogólnej i mało precyzyjnej definicji tego zwrotu zawartej w art. 11 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze z dyrektywy 2006/112/WE.
- Istnieje przy tym bogata linia orzecznicza TSUE, z całokształtu której można wyczytać warunki, których łączne spełnienie powinno świadczyć o powstaniu stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Mowa tu przede wszystkim o istnieniu odpowiedniej struktury technicznej oraz struktury w zakresie zaplecza personalnego będących pod kontrolą zagranicznego podatnika czy wymogu, aby prowadzona działalność nosiła znamiona stałości i samodzielności pozwalające na podejmowanie decyzji dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług realizowanych z tego miejsca - mówi Tomasz Ogonowski.
Ministerstwo Finansów uwzględniło orzecznictwo TSUE w objaśnieniach podatkowych z 28 stycznia 2026 r. dotyczących zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. - Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, co do zasady, nie będzie występować u podmiotu zagranicznego korzystającego z usług pracowników innej spółki, jeżeli ci pracownicy nie podlegają instrukcjom ani kontroli tego podmiotu zagranicznego, podmiot ten nie ma wpływu na ustalanie organizacji ich pracy, pracownicy nie mają prawa zawierania ani negocjowania kontraktów handlowych w sposób wiążący dla tego podmiotu zagranicznego - stwierdziło MF.
