Analiza praktyki (case‑based) oraz modele optymalizacji zakupów FMCG w zamówieniach podprogowych
Efekt skali w systemie wielojednostkowym pokazuje, że różnice kosztowe wynikające z wyboru modelu kontraktowego zamiast zakupów rynkowych narastają proporcjonalnie do liczby placówek. Przy rocznej różnicy na poziomie 5 520–10 908 zł dla jednej jednostki, obejmującej zarówno koszyk żywnościowy, jak i środki czystości, zespół liczący 10 szkół, przedszkoli lub placówek opiekuńczych generuje łączne straty rzędu 55 200–109 080 zł rocznie - pisze dr Beata Potemska.
W poprzednich częściach cyklu przedstawiono uwarunkowania systemowe zamówień podprogowych w jednostkach sektora finansów publicznych, wskazując na sztywność modeli umownych, niedostosowanie regulaminów wewnętrznych do specyfiki rynku FMCG oraz dominację formalnego podejścia kontrolnego nad oceną efektywności ekonomicznej.
Niniejszy artykuł stanowi podsumowanie i rozwinięcie analizy poprzez zastosowanie podejścia case‑based oraz modeli porównawczych. Celem jest wykazanie, że w praktyce funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych występuje trwała i mierzalna rozbieżność pomiędzy formalną poprawnością procedur zakupowych a ich efektywnością ekonomiczną, co prowadzi do systemowej utraty pieniędzy.
Czytaj poprzednie publikacje:
Dlaczego sztywne umowy w zamówieniach podprogowych są nieskuteczne
Elastyczne modele kontraktowania w zamówieniach podprogowych – propozycje rozwiązań
Umowy z sieciami handlowymi jako alternatywa dla zamówień podprogowych
Metodologia analizy
Analiza została przeprowadzona w oparciu o:
- modelowe koszyki zakupowe odpowiadające typowym potrzebom jednostek oświatowych i żywieniowych,
- porównanie dwóch modeli cenowych: kontraktowego (ex ante pricing) oraz rynkowego (real‑time pricing benchmark),
- dane odzwierciedlające typowe relacje cenowe obserwowane w praktyce JST,
- ocenę różnic kosztowych w ujęciu miesięcznym i rocznym,
- analizę efektów skali dla wielu jednostek organizacyjnych.
Choć dane mają charakter modelowy, to odzwierciedlają powtarzalne zjawiska obserwowane w praktyce zakupowej jednostek publicznych - analiza zmierza nie w kierunku przedstawienia mechanizmu systemowego.
Założenia analityczne – specyfika rynku FMCG w sektorze publicznym
Zakres analizy obejmuje zakupy:
- żywności (żywienie zbiorowe),
- środków czystości.
Rynek FMCG charakteryzuje się:
- wysoką zmiennością cen w krótkich okresach,
- częstymi promocjami i obniżkami,
- dużą konkurencyjnością detaliczną,
- znaczną różnicą pomiędzy cenami kontraktowymi a rynkowymi,
- możliwością substytucji produktów bez utraty funkcjonalności.
W takich warunkach stosowanie rocznych umów z cenami jednostkowymi prowadzi do utraty elastyczności zakupowej i ograniczenia możliwości reagowania na zmiany rynkowe.
Modele odniesienia – kontraktowy i rynkowy
1 Model kontraktowy (ex ante pricing)
Zakłada:
- stałą cenę jednostkową przez cały okres obowiązywania umowy,
- rozliczenia niezależne od bieżących warunków rynkowych,
- formalną konkurencyjność wyłącznie na etapie wyboru wykonawcy.
2 Model rynkowy (real‑time pricing benchmark)
Zakłada:
- odniesienie do aktualnych cen rynkowych,
- możliwość korzystania z promocji i obniżek,
- rozliczenia oparte o ceny obowiązujące w dniu dostawy.
Analiza case-based – porównanie modeli zakupowych
Tabela 1. Koszyk żywieniowy – porównanie kosztów jednostkowych (model kontraktowy vs rynkowy)
|
Produkt |
Jednostka |
Cena kontraktowa – typowy zakres |
Cena rynkowa – realne widełki |
Różnica realna |
|
Masło 200 g |
szt. |
4,80–6,20 zł |
3,99–5,49 zł |
0,50–1,50 zł |
|
Mleko UHT 3,2 proc. |
1 l |
3,80–4,80 zł |
2,99–3,49 zł |
0,50–0,80 zł |
|
Jajka M/L (10 szt.) |
op. |
8,50–10,00 zł |
6,99–8,49 zł |
0,50–1,50 zł |
|
Chleb 500–600 g |
szt. |
3,80–4,80 zł |
3,20–4,20 zł |
0,40–0,80 zł |
|
Makaron 500 g |
szt. |
3,50–4,50 zł |
2,99–3,99 zł |
0,30–0,60 zł |
|
Ryż 1 kg |
szt. |
6,50–8,00 zł |
5,49–6,99 zł |
0,50–1,00 zł |
|
Cukier 1 kg |
szt. |
4,00–5,00 zł |
3,49–4,49 zł |
0,30–0,60 zł |
|
Olej 1 l |
szt. |
7,00–9,00 zł |
6,49–7,99 zł |
0,50–1,00 zł |
|
Ser żółty 1 kg |
kg |
24–32 zł |
19–27 zł |
3–6 zł |
|
Wędlina pakowana 1 kg |
kg |
26–36 zł |
22–32 zł |
3–6 zł |
Wnioski syntetyczne
- Różnice realne wynoszą zazwyczaj 10–18 proc.
- Największe różnice dotyczą produktów wysoko przetworzonych.
- Różnice na poziomie 20–30 proc. lub wyższe są możliwe, ale wyłącznie w okresowych promocjach, które mają charakter krótkotrwały, limitowany i nieprzewidywalny. Oznacza to, że choć takie obniżki faktycznie występują, nie mogą być traktowane jako reguła ani jako podstawa do szacowania wartości zamówienia, ponieważ JST nie jest w stanie zagwarantować zakupu wymaganych wolumenów w cenach promocyjnych.
- Widełki te są zgodne z logiką rynku FMCG: duża zmienność cen bieżących, ale jednocześnie ograniczona przestrzeń do trwałych obniżek, co powoduje, że realne różnice kosztowe mieszczą się w stosunkowo stabilnym przedziale.
Tabela 2. Koszyk środków czystości – porównanie kosztów jednostkowych (model kontraktowy vs rynkowy)
|
Wnioski syntetyczne
- Największe różnice dotyczą produktów markowych (proszki, płyny do prania).
- Widełki te odzwierciedlają realny rynek 2024–2026, a nie ceny promocyjne.
- Różnice na poziomie 20–30 proc. lub wyższe są możliwe, ale wyłącznie w okresowych promocjach, które mają charakter krótkotrwały, limitowany i nieprzewidywalny. Oznacza to, że choć takie obniżki faktycznie występują, nie mogą być traktowane jako reguła ani jako podstawa do szacowania wartości zamówienia, ponieważ JST nie jest w stanie zagwarantować zakupu wymaganych wolumenów w cenach promocyjnych.
Tabela 3. Koszt miesięczny koszyka 10 produktów żywności (widełki cenowe)
|
Produkt |
Jednostka |
Wolumen mies. |
Koszt wg umowy (zł/mies.) |
Koszt wg rynku (zł/mies.) |
Różnica mies. realna (zł) |
|
Masło 200 g |
szt. |
50 |
240–310 |
200–275 |
25–75 |
|
Mleko UHT 3,2% |
1 l |
120 |
456–576 |
359–419 |
60–96 |
|
Jajka M/L (10 szt.) |
op. |
40 |
340–400 |
280–340 |
20–60 |
|
Chleb 500–600 g |
szt. |
200 |
760–960 |
640–840 |
80–160 |
|
Makaron 500 g |
szt. |
20 |
70–90 |
60–80 |
6–12 |
|
Ryż 1 kg |
szt. |
15 |
98–120 |
82–105 |
8–15 |
|
Cukier 1 kg |
szt. |
20 |
80–100 |
70–90 |
6–12 |
|
Olej 1 l |
szt. |
15 |
105–135 |
97–120 |
8–15 |
|
Ser żółty 1 kg |
kg |
8 |
192–256 |
152–216 |
24–48 |
|
Wędlina pakowana 1 kg |
kg |
10 |
260–360 |
220–320 |
30–60 |
|
Łącznie |
– |
– |
2 600–3 300 |
2 160–2 800 |
267–553 |
Tabela 4. Koszt miesięczny koszyka 9 produktów chemicznych (widełki cenowe)
|
Produkt |
Jednostka / założenie |
Wolumen mies. |
Koszt wg umowy (zł/mies.) |
Koszt wg rynku (zł/mies.) |
Różnica mies. realna (zł) |
|
Płyn do naczyń 1 l |
szt. |
15 |
90–120 |
75–105 |
15–23 |
|
Proszek do prania 6 kg |
op. |
8 |
360–520 |
304–440 |
40–80 |
|
Płyn uniwersalny 1 l |
szt. |
20 |
140–200 |
120–170 |
20–40 |
|
Płyn do podłóg 1 l |
szt. |
15 |
128–165 |
105–142 |
15–38 |
|
Płyn do WC 750 ml |
szt. |
15 |
105–135 |
90–112 |
15–23 |
|
Mydło w płynie 5 l |
kanister |
6 |
108–156 |
90–132 |
18–24 |
|
Ręczniki papierowe (2 rolki) |
op. (przyjęto 30 op./mies.) |
30 |
210–300 |
180–255 |
30–60 |
|
Papier toaletowy (8 rolek) |
op. (120 rolek ≈ 15 op./mies.) |
15 |
150–240 |
135–210 |
15–30 |
|
Worki na śmieci 60 l (20 szt.) |
op. (25 op./mies.) |
25 |
150–225 |
125–188 |
25–38 |
|
Łącznie (9 produktów) |
– |
– |
1 441–2 061 |
1 224–1 754 |
193–356 |
Analiza miesięcznych kosztów zakupu podstawowych produktów żywnościowych oraz środków czystości, nabywanych cyklicznie przez jednostkę, wskazuje na systematyczne różnice pomiędzy cenami wynikającymi z umowy a realnymi cenami rynkowymi. Choć w przypadku większości produktów różnice te mieszczą się w przedziale od kilkudziesięciu groszy do kilku złotych, ich kumulacja przy stałych, powtarzalnych wolumenach zakupowych generuje istotne odchylenia kosztowe.
W koszyku żywnościowym, obejmującym dziesięć podstawowych produktów spożywczych, miesięczna różnica kosztowa wynosi 267–553 zł, co w skali roku przekłada się na 3 204–6 636 zł. Dane potwierdzają, że ceny kontraktowe są w większości przypadków wyższe od cen rynkowych, co jest typowe dla umów o stałych cenach zawieranych w okresach zmienności rynkowej.
Analogiczne zjawisko obserwuje się w koszyku środków czystości, obejmującym dziewięć produktów zużywanych regularnie w działalności jednostki. Różnica miesięczna wynosi tu 193–356 zł, co rocznie daje 2 316–4 272 zł. Podobnie jak w przypadku żywności, ceny kontraktowe przewyższają ceny rynkowe w większości pozycji.
Łącznie oba koszyki generują miesięczne odchylenie kosztowe na poziomie 460–909 zł, co w skali roku oznacza różnicę 5 520–10 908 zł. Wynik ten potwierdza, że nawet niewielkie różnice jednostkowe – rzędu kilkudziesięciu groszy lub kilku złotych – przy stałych, powtarzalnych zakupach prowadzą do istotnych obciążeń budżetowych. W warunkach stabilnych cen rynkowych model kontraktowy okazuje się mniej korzystny kosztowo, co uzasadnia konieczność bieżącego monitorowania gospodarności, adekwatności stawek umownych oraz zasadności utrzymywania stałych cen w dłuższych okresach.
Efekt skali w systemie wielojednostkowym
Efekt skali w systemie wielojednostkowym pokazuje, że różnice kosztowe wynikające z wyboru modelu kontraktowego zamiast zakupów rynkowych narastają proporcjonalnie do liczby placówek. Przy rocznej różnicy na poziomie 5 520–10 908 zł dla jednej jednostki, obejmującej zarówno koszyk żywnościowy, jak i środki czystości, zespół liczący 10 szkół, przedszkoli lub placówek opiekuńczych generuje łączne straty rzędu 55 200–109 080 zł rocznie.
W większych systemach wartości te rosną liniowo:
- · 20 jednostek: 110 400–218 160 zł
- · 30 jednostek: 165 600–327 240 zł
- · 50 jednostek: 276 000–545 400 zł
W skali gminy, powiatu lub województwa różnice te mogą sięgać setek tysięcy złotych, a w dużych systemach nawet przekraczać pół miliona złotych rocznie. Należy przy tym podkreślić, że są to wartości konserwatywne, oparte na stabilnych widełkach cenowych. W praktyce różnice mogą być jeszcze większe, ponieważ jednostki dokonujące zakupów rynkowych mogłyby korzystać z okresowych promocji i obniżek cen, które dodatkowo zwiększają przewagę modelu rynkowego. Ze względu na ich krótkotrwały i nieprzewidywalny charakter nie mogą one jednak stanowić podstawy do szacowania wartości zamówienia.
To właśnie efekt skali stanowi jeden z najsilniejszych argumentów za zmianą paradygmatu zakupowego w jednostkach sektora finansów publicznych. Optymalizacja systemu wymaga odejścia od wyłącznie kontraktowego rozumienia ceny i wprowadzenia mechanizmów uwzględniających dynamikę rynku, co stanowi warunek realnej gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
Polecamy książki podatkowe
