Faktura za internet dla osoby fizycznej a obowiązek wystawienia w KSeF

Fakturę za dostęp do internetu można wystawić poza KSeF, jeżeli klient nabywa usługę na cele prywatne, nie podaje NIP i nie występuje przy tej transakcji jako podatnik. Prowadzenie przez niego działalności nierejestrowanej lub najmu prywatnego nie zmienia charakteru faktury, jeżeli konkretna usługa internetu nie jest nabywana na potrzeby tej aktywności.

Prowadzę działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług dostępu do internetu. Moimi klientami są przedsiębiorcy oraz osoby fizyczne, a sprzedaż dokumentuję cyklicznymi fakturami wystawianymi na podstawie zawartych umów. Część osób fizycznych może prowadzić działalność nierejestrowaną albo uzyskiwać przychody z najmu prywatnego, jednak nie informuje mnie o tym, nie podaje numeru NIP i zawiera umowę jako konsument. Może się również zdarzyć, że osoba posiadająca taki status nabywa usługę internetu wyłącznie na cele prywatne. Zamierzam wystawiać faktury w KSeF tylko wtedy, gdy klient poda NIP lub wskaże, że zakup jest związany z prowadzoną działalnością. W pozostałych przypadkach faktura będzie wystawiana poza KSeF jako faktura B2C.  Czy faktura wystawiona osobie fizycznej, która nie podaje NIP i nabywa usługę internetu na cele prywatne, może zostać uznana za fakturę konsumencką i wystawiona poza KSeF?

Tak, faktura za usługę dostępu do internetu może zostać wystawiona poza KSeF jako faktura konsumencka, jeżeli osoba fizyczna nabywa usługę na cele prywatne i nie występuje w ramach tej transakcji jako podatnik. Bez znaczenia pozostaje przy tym, że osoba ta równocześnie prowadzi działalność nierejestrowaną, wynajmuje prywatnie nieruchomość albo z innego tytułu posiada status podatnika VAT.

Kiedy zakup ma charakter konsumencki

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są co do zasady zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Od tej zasady ustawodawca przewidział jednak wyjątki.

Na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Faktury dokumentujące sprzedaż konsumencką, czyli transakcje B2C, mogą być zatem wystawiane w zwykłej formie, poza KSeF.

Przy ocenie charakteru transakcji należy uwzględnić nie tylko ogólny status danej osoby, ale przede wszystkim to, w jakim charakterze występuje ona przy konkretnym zakupie. Osoba fizyczna może być podatnikiem VAT z tytułu wynajmowania nieruchomości albo wykonywania innej działalności, a jednocześnie dokonywać określonych zakupów jako konsument.

Jeżeli zatem klient nabywa usługę dostępu do internetu na potrzeby osobiste, podaje wyłącznie imię, nazwisko i adres świadczenia usługi, nie wskazuje numeru NIP oraz nie informuje, że zakup ma związek z jego działalnością, transakcję można potraktować jako sprzedaż B2C. Sam fakt prowadzenia przez klienta działalności nierejestrowanej lub uzyskiwania przychodów z najmu prywatnego nie powoduje automatycznie, że każda wystawiona na jego rzecz faktura musi zostać przesłana do KSeF.

Stanowisko takie zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 kwietnia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.165.2026.1.KK. Organ uznał, że jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną lub uzyskująca przychody z najmu prywatnego dokonuje zakupu na cele prywatne, to w związku z tą transakcją występuje jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. W takim przypadku sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury przy użyciu KSeF.

W piśmie tym możemy przeczytać: „(…)Jak wynika z powołanego wyżej art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy, obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy usług, który jest osobą fizyczną, nieprowadzącą działalności gospodarczej. Zatem, w sytuacji, gdy Państwa nabywca dokonuje zakupu na cele prywatne, tj. w związku daną transakcją występuje jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, nie muszą Państwo wystawiać takiej faktury w KSeF. Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 3 jest prawidłowe. Jednocześnie, zgodnie z art. 106ga ust. 4 ustawy, w przypadku, wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane. Tym samym, mogą Państwo dobrowolnie wystawiać w KSeF wszystkie faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (…)”.

Brak NIP to nie jedyne kryterium

Brak numeru NIP stanowi istotną okoliczność wskazującą na konsumencki charakter zakupu, jednak nie powinien być traktowany jako jedyne kryterium. Decydujące znaczenie ma rzeczywisty cel nabycia usługi oraz informacje posiadane przez sprzedawcę w chwili wystawienia faktury. Jeżeli klient nie podaje danych firmowych, nie żąda wystawienia faktury na działalność i z zawartej umowy wynika, że korzysta z internetu prywatnie, sprzedawca może oprzeć się na tych okolicznościach.

Odmiennie należałoby postąpić, gdyby klient podał numer NIP, zawarł umowę jako przedsiębiorca albo wyraźnie wskazał, że internet będzie wykorzystywany w związku z działalnością nierejestrowaną, najmem lub inną działalnością gospodarczą. Wówczas faktura dokumentowałaby transakcję dokonywaną na rzecz podatnika i co do zasady powinna zostać wystawiona w KSeF.

Jednocześnie art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT dopuszcza dobrowolne wystawianie w KSeF również faktur na rzecz konsumentów. Oznacza to, że faktura B2C może zostać przesłana do KSeF, jeżeli sprzedawca zdecyduje się na takie rozwiązanie, nie jest to jednak obowiązkowe. Oficjalne informacje dotyczące KSeF również potwierdzają, że decyzja o dobrowolnym wystawianiu faktur konsumenckich w systemie należy do wystawcy.

Podsumowując, fakturę za dostęp do internetu można wystawić poza KSeF, jeżeli klient nabywa usługę na cele prywatne, nie podaje NIP i nie występuje przy tej transakcji jako podatnik. Prowadzenie przez niego działalności nierejestrowanej lub najmu prywatnego nie zmienia charakteru faktury, jeżeli konkretna usługa internetu nie jest nabywana na potrzeby tej aktywności.