Termin przyjęcia faktury do programu księgowego a KSeF

Aby podatnik mógł odliczyć VAT naliczony z faktury zakupowej, muszą być spełnione łącznie podstawowe warunki. Po pierwsze, po stronie sprzedawcy musi powstać obowiązek podatkowy w odniesieniu do danej dostawy towarów albo świadczenia usług. Po drugie, musi dojść do faktycznego nabycia towarów albo usług przez podatnika. Po trzecie, podatnik musi posiadać fakturę dokumentującą transakcję. W przypadku faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF warunek otrzymania faktury należy ustalać według art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, czyli według daty nadania numeru KSeF.

Prowadzę księgowość podatnika, który otrzymał od kontrahenta fakturę wystawioną w KSeF. Faktura została wystawiona w KSeF w kwietniu i w tym miesiącu został jej nadany numer identyfikujący KSeF. Z przyczyn technicznych faktura nie została jednak od razu pobrana ani ujęta w wewnętrznym programie księgowym. Przyjęłam ją do programu księgowego dopiero w czerwcu, tj. w miesiącu, w którym faktura została faktycznie. Czy mogę ująć fakturę w programie księgowym w czerwcu, mimo że w KSeF została wystawiona i uznana za otrzymaną już w kwietniu, oraz czy podatnik może odliczyć podatek naliczony z tej faktury w rozliczeniu za czerwiec? 

- Moim zdaniem fakturę można technicznie przyjąć do programu księgowego w czerwcu, jeżeli dopiero w tym miesiącu została faktycznie pobrana, ujawniona albo zaimportowana do wewnętrznego systemu księgowego. Należy jednak odróżnić datę technicznego wprowadzenia dokumentu do programu księgowego od daty otrzymania faktury dla celów VAT - odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Terminy wystawienia faktur

Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF. Oznacza to, że decydujące znaczenie ma data nadania fakturze numeru KSeF, a nie data pobrania dokumentu do wewnętrznego programu księgowego podatnika.

Jeżeli zatem kontrahent wystawił fakturę w KSeF w kwietniu i w tym miesiącu został jej nadany numer KSeF, to z perspektywy przepisów VAT faktura została otrzymana przez nabywcę w kwietniu. Nie ma przy tym znaczenia, że z przyczyn technicznych, organizacyjnych, integracyjnych albo związanych z obiegiem dokumentów faktura została zauważona lub pobrana do programu księgowego dopiero w czerwcu. System wewnętrzny podatnika ma znaczenie dla organizacji pracy księgowej, ale nie decyduje o ustawowej dacie otrzymania faktury ustrukturyzowanej.

Samo późniejsze zaimportowanie, zaksięgowanie lub przyjęcie dokumentu do programu księgowego w czerwcu nie zmienia więc daty jego otrzymania w rozumieniu ustawy o VAT. W takim przypadku prawidłowe jest ujęcie faktury w programie w czerwcu jako dokumentu wprowadzonego z opóźnieniem, jednak bez zmiany rzeczywistej daty otrzymania faktury wynikającej z KSeF. Innymi słowy, czerwiec jest datą technicznego przyjęcia dokumentu do systemu księgowego, natomiast kwiecień pozostaje datą otrzymania faktury dla celów VAT.

Dla prawa do odliczenia podatku naliczonego znaczenie mają przepisy art. 86 ustawy o VAT. Według ogólnej zasady, zapisanej w art. 86 ust. 10  ustawy o VAT., prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Aby jednak odliczenie VAT mogło być zrealizowane, konieczne jest otrzymanie faktury. Istotne jest przy tym to, że ustawodawca zastrzegł, iż odliczenie nie może być dokonane wcześniej niż w deklaracji za okres rozliczeniowy (miesiąc/kwartał), w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem o terminie odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej od kontrahenta krajowego, który opodatkował swoją sprzedaż, decydują trzy parametry:

• powstał obowiązek podatkowy w stosunku do nabywanych towarów i usług,
• doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
• podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w tym terminie (w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy od danej czynności i podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup), to może odliczyć VAT naliczony w deklaracji podatkowej za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.

W praktyce oznacza to, że aby podatnik mógł odliczyć VAT naliczony z faktury zakupowej, muszą być spełnione łącznie podstawowe warunki. Po pierwsze, po stronie sprzedawcy musi powstać obowiązek podatkowy w odniesieniu do danej dostawy towarów albo świadczenia usług. Po drugie, musi dojść do faktycznego nabycia towarów albo usług przez podatnika. Po trzecie, podatnik musi posiadać fakturę dokumentującą transakcję. W przypadku faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF warunek otrzymania faktury należy ustalać według art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, czyli według daty nadania numeru KSeF.

Jeżeli więc faktura została otrzymana w KSeF w kwietniu, a obowiązek podatkowy u sprzedawcy również powstał w kwietniu, to prawo do odliczenia podatku naliczonego powstało co do zasady w rozliczeniu za kwiecień. Jeżeli podatnik nie skorzystał z tego prawa w rozliczeniu za kwiecień, może zastosować art. 86 ust. 11 ustawy o VAT. Przepis ten przewiduje, że jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia w podstawowym terminie, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z kolejnych okresów rozliczeniowych.

Rozliczenie miesięczne i kwartalne

W przypadku podatników rozliczających VAT miesięcznie odliczenie może zostać dokonane w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. Jeżeli zatem faktura została otrzymana w KSeF w kwietniu, a podatnik rozlicza VAT miesięcznie, to co do zasady może odliczyć VAT nie tylko w rozliczeniu za kwiecień, ale również w jednym z trzech kolejnych miesięcy, tj. w maju, czerwcu albo lipcu. W takiej sytuacji odliczenie podatku naliczonego w czerwcu mieści się w ustawowym terminie, pod warunkiem że spełnione są pozostałe przesłanki odliczenia i nie występują ograniczenia przewidziane w art. 88 ustawy o VAT.

Inaczej należałoby ocenić sytuację, gdyby podatnik rozliczał VAT kwartalnie. Wówczas należy odnieść się do zasad właściwych dla rozliczeń kwartalnych i ustalić, w którym kwartale powstało prawo do odliczenia oraz w których kolejnych okresach możliwe jest jego zrealizowanie. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika jednak, że chodzi o ujęcie faktury w programie w czerwcu po jej otrzymaniu w KSeF w kwietniu. Przy rozliczeniach miesięcznych czerwiec nadal mieści się w terminie pozwalającym na odliczenie VAT bez konieczności korygowania kwietnia.

Należy przy tym podkreślić, że nie powinno się zmieniać daty otrzymania faktury tylko dlatego, że faktura została pobrana do programu później. Jeżeli numer KSeF został nadany w kwietniu, to kwiecień pozostaje datą otrzymania faktury dla celów VAT. Wewnętrzny program księgowy może wykazywać datę wprowadzenia dokumentu w czerwcu, ale nie powinno to prowadzić do przyjęcia, że faktura została otrzymana dopiero w czerwcu. Dla celów dowodowych warto zachować informację, że faktura została pobrana lub ujawniona w systemie wewnętrznym z opóźnieniem, natomiast jej ustawowa data otrzymania wynika z KSeF.

Podsumowując, mogę przyjąć fakturę do programu księgowego w czerwcu, ponieważ dopiero wtedy została ona faktycznie pobrana albo ujawniona w wewnętrznym obiegu księgowym. Dla celów VAT należy jednak uznać, że faktura została otrzymana w kwietniu, jeżeli w kwietniu nadano jej numer KSeF. Odliczenie podatku naliczonego w czerwcu będzie co do zasady prawidłowe, ponieważ przy miesięcznym rozliczeniu VAT czerwiec mieści się w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych po kwietniu. Warunkiem jest oczywiście, aby zakup był związany z czynnościami opodatkowanymi podatnika oraz aby nie zachodziły negatywne przesłanki odliczenia określone w art. 88 ustawy o VAT.