Archiwizacja faktur z KSeF przy prowadzeniu PKPiR
Przy prowadzeniu PKPiR dla małych przedsiębiorców wystarczające będzie przechowywanie i księgowanie faktur z KSeF w wersji elektronicznej. Faktury te będą mogły stanowić podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako faktury wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Nie będzie obowiązku ich drukowania, jeżeli biuro rachunkowe zapewni możliwość ich odczytu, kontroli, przechowywania oraz jednoznacznego powiązania z zapisami dokonanymi w PKPiR.
Prowadzę biuro rachunkowe, w ramach którego świadczę usługi księgowe na rzecz małych przedsiębiorców. Obsługiwani przeze mnie klienci rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W ramach obsługi księgowej ujmuję w PKPiR dokumenty sprzedażowe i kosztowe klientów, w tym faktury wystawiane oraz otrzymywane przez nich w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W związku z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur klienci będą otrzymywać oraz wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF. Faktury te będą dostępne w systemie w postaci elektronicznej, zasadniczo jako pliki XML, a program księgowy będzie umożliwiał ich pobranie, odczytanie oraz ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dokumenty będą przechowywane elektronicznie w systemie księgowym lub innym elektronicznym repozytorium, w sposób pozwalający na ich odszukanie, odczytanie i powiązanie z zapisami dokonanymi w PKPiR.
Czy przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla małych przedsiębiorców biuro rachunkowe będzie musiało drukować faktury otrzymane lub wystawione w KSeF i przechowywać je w formie papierowej, czy wystarczające będzie przechowywanie oraz księgowanie tych faktur wyłącznie w wersji elektronicznej? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Nie trzeba drukować faktur z KSeF
Przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie ma obowiązku drukowania faktur ustrukturyzowanych wystawionych lub otrzymanych w KSeF. Wystarczające będzie posługiwanie się fakturą w wersji elektronicznej, o ile będzie ona możliwa do odczytania, zweryfikowania, przechowywania oraz powiązania z konkretnym zapisem w PKPiR.
W przypadku podatników rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów podstawowe znaczenie ma rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z par. 6 ust. 3 pkt 1 tego rozporządzenia podstawą dokonywania zapisów w PKPiR są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, czyli przede wszystkim zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Oznacza to, że dla potrzeb PKPiR istotne jest, aby zapis w księdze był dokonany na podstawie prawidłowego dowodu księgowego. Takim dowodem będzie również faktura ustrukturyzowana wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jeżeli faktura została wystawiona zgodnie z przepisami ustawy o VAT i funkcjonuje jako faktura ustrukturyzowana w KSeF, to może stanowić podstawę ujęcia przychodu albo kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Nie ma przepisu, który nakazywałby drukowanie faktur z KSeF tylko dlatego, że podatnik prowadzi PKPiR albo że biuro rachunkowe prowadzi dla niego taką księgę. Faktura ustrukturyzowana ma postać elektroniczną. Co do zasady jest to plik w formacie XML, czyli dokument zapisany w sposób techniczny, przeznaczony do przetwarzania przez system informatyczny. Taki plik nie wygląda jak tradycyjna faktura papierowa ani jak plik PDF, ale nie zmienia to jego charakteru. Fakturą jest właśnie dokument elektroniczny przesłany do KSeF, a nie jego wydruk lub wizualizacja.
Wizualizacja faktury może oczywiście występować w praktyce. Program księgowy albo system obsługujący KSeF powinien umożliwiać przedstawienie danych z pliku XML w czytelnej formie, tak aby księgowy, właściciel firmy albo osoba dokonująca kontroli dokumentów mogli zweryfikować treść faktury. Taka wizualizacja może przypominać tradycyjną fakturę i może być wykorzystywana pomocniczo, np. do sprawdzenia kontrahenta, kwoty, daty, numeru faktury, stawki VAT, przedmiotu transakcji albo prawidłowości ujęcia dokumentu w PKPiR. Nie oznacza to jednak, że taka wizualizacja musi zostać wydrukowana i przechowywana w formie papierowej.
Trzeba więc odróżnić fakturę ustrukturyzowaną od jej wydruku. Wydruk będzie jedynie odwzorowaniem danych z faktury zapisanej w KSeF. Nie będzie on dokumentem pierwotnym. Dokumentem pierwotnym będzie faktura ustrukturyzowana w postaci elektronicznej. Skoro więc faktura funkcjonuje w KSeF jako dokument elektroniczny, to dla celów PKPiR wystarczające będzie korzystanie z niej w takiej formie, pod warunkiem że biuro rachunkowe będzie miało możliwość jej odczytania, zaksięgowania i powiązania z zapisem w księdze.
W praktyce oznacza to, że biuro rachunkowe obsługujące małych przedsiębiorców prowadzących PKPiR nie będzie musiało drukować faktur z KSeF i wpinać ich do papierowych segregatorów. Możliwe będzie prowadzenie dokumentacji w obiegu elektronicznym. Ważne będzie jednak, aby przyjęty sposób pracy zapewniał dostęp do faktury, możliwość jej kontroli oraz powiązanie dokumentu z konkretnym wpisem w księdze. Program księgowy powinien więc pozwalać na ustalenie, na podstawie jakiej faktury dokonano danego zapisu w PKPiR.
Takie powiązanie może następować np. przez automatyczne pobranie faktury z KSeF do programu księgowego, zapisanie numeru faktury, daty wystawienia, daty sprzedaży, danych kontrahenta, wartości netto, VAT, kwoty brutto oraz numeru identyfikującego fakturę w KSeF. Jeżeli system pozwala na odtworzenie faktury i jej wizualizację, to nie ma potrzeby tworzenia dodatkowej wersji papierowej. Istotne jest, aby w razie kontroli można było wykazać, że konkretny zapis w PKPiR wynika z konkretnego dowodu księgowego.
Faktury są przechowywane w KSeF
Znaczenie ma również to, że KSeF pełni funkcję systemu przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT wynika, że faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres wskazany w tym przepisie. Potwierdza to, że ustawodawca przewidział elektroniczny model funkcjonowania takich faktur. Skoro faktura jest przechowywana w systemie elektronicznym i możliwy jest do niej dostęp, to samo prowadzenie PKPiR nie powoduje konieczności jej drukowania.
Oczywiście biuro rachunkowe może zdecydować się na drukowanie wybranych faktur z powodów organizacyjnych, np. gdy ułatwia to wewnętrzny obieg dokumentów, akceptację kosztów przez klienta albo kontrolę merytoryczną. Będzie to jednak decyzja techniczna lub organizacyjna, a nie obowiązek wynikający z przepisów o prowadzeniu PKPiR. Sam fakt, że podatnik rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie wymaga przechowywania faktur z KSeF w formie papierowej.
Podsumowując, przy prowadzeniu PKPiR dla małych przedsiębiorców wystarczające będzie przechowywanie i księgowanie faktur z KSeF w wersji elektronicznej. Faktury te będą mogły stanowić podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako faktury wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Nie będzie obowiązku ich drukowania, jeżeli biuro rachunkowe zapewni możliwość ich odczytu, kontroli, przechowywania oraz jednoznacznego powiązania z zapisami dokonanymi w PKPiR.
