Dodatkowe informacje na wizualizacji faktury z KSeF
Przesłanie kontrahentowi wizualizacji faktury wystawionej w KSeF, zawierającej dodatkowe informacje techniczne, logistyczne lub handlowe, nie powoduje obowiązku ponownej zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Warunkiem jest jednak, aby wizualizacja pozostawała zgodna z fakturą ustrukturyzowaną i nie była wprowadzana do obrotu jako odrębna faktura.
Prowadzimy działalność w zakresie sprzedaży towarów i jesteśmy czynnym podatnikiem VAT. Faktury wystawiamy w KSeF, a kontrahentom przesyłamy ich wizualizacje w formacie PDF, co w przypadku podmiotów zagranicznych stanowi podstawowy sposób przekazania treści faktury. Wizualizacja odzwierciedla dane faktury ustrukturyzowanej, w tym numer faktury i numer KSeF, dane stron, pozycje sprzedaży oraz kwoty netto i VAT. Może zawierać także dodatkowe informacje techniczne lub handlowe, np. numer zamówienia, dane przewoźnika, warunki dostawy, masę towaru czy logo firmy. Informacje te nie wpływają na wartość transakcji ani wysokość podatku. Dokument stanowi wyłącznie pomocnicze odwzorowanie faktury wystawionej w KSeF i nie dokumentuje odrębnej czynności. Czy przesłanie kontrahentowi takiej wizualizacji może skutkować uznaniem jej za odrębną fakturę i obowiązkiem zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT - pyta Czytelnik.
- Przesłanie kontrahentowi wizualizacji faktury wystawionej w KSeF, zawierającej dodatkowe informacje techniczne, logistyczne lub handlowe, nie powoduje obowiązku ponownej zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Warunkiem jest jednak, aby wizualizacja pozostawała zgodna z fakturą ustrukturyzowaną i nie była wprowadzana do obrotu jako odrębna faktura - odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Czym jest wizualizacja
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonaną na rzecz innego podatnika. Faktura powinna zawierać dane określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, w szczególności datę wystawienia, kolejny numer, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę towaru lub usługi, ich ilość, cenę jednostkową, wartość sprzedaży netto, stawkę VAT, kwotę podatku oraz kwotę należności ogółem.
W przypadku sprzedaży objętej obowiązkiem KSeF właściwym dokumentem potwierdzającym transakcję jest faktura ustrukturyzowana wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Stosownie do art. 2 pkt 32a ustawy o VAT przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym jej numerem identyfikującym w tym systemie.
Wizualizacja faktury w formacie PDF lub w formie wydruku nie stanowi zatem kolejnej faktury, jeżeli jest jedynie czytelnym odwzorowaniem pliku XML przesłanego do KSeF. Jej zadaniem jest umożliwienie kontrahentowi zapoznania się z treścią faktury w formie bardziej przejrzystej niż struktura XML.
Dotyczy to w szczególności zagranicznych kontrahentów, którzy nie korzystają z KSeF. Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT w określonych w tym przepisie przypadkach faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Może to nastąpić przykładowo przez przekazanie jej wizualizacji w formacie PDF.
Wizualizacja może być również dodatkowo przekazywana kontrahentom krajowym, mimo że posiadają oni dostęp do właściwej faktury bezpośrednio w KSeF. Samo przesłanie takiego dokumentu drogą mailową nie oznacza jeszcze wystawienia drugiej faktury.
Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF albo użycia jej poza systemem podatnik powinien oznaczyć ją kodem umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację zawartych w niej danych. Wizualizacja powinna więc posiadać właściwy kod QR pozwalający potwierdzić, że odnosi się do faktury ustrukturyzowanej wystawionej w systemie.
Na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej. Przez integralność treści rozumie się natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy, brak zmiany danych, które powinna zawierać faktura.
Oznacza to, że wizualizacja powinna w pełni odzwierciedlać treść faktury ustrukturyzowanej. Wszystkie dane podatkowe dotyczące transakcji, w szczególności rodzaj i ilość towarów, cena, wartość sprzedaży, stawka VAT oraz kwota podatku, muszą pozostawać zgodne z plikiem XML przesłanym do KSeF.
Dodatkowe informacje na wizualizacji nie mogą wpływać na VAT
Dopuszczalne jest jednak zamieszczanie na wizualizacji dodatkowych informacji, które nie są obligatoryjnymi elementami faktury. Mogą to być przykładowo: logo przedsiębiorcy, numer zamówienia, wewnętrzny kod klienta, nazwa przewoźnika, numer listu przewozowego, liczba palet, masa towaru, warunki dostawy według Incoterms albo dane dotyczące wysyłki.
Informacje te powinny mieć charakter wyłącznie pomocniczy, techniczny, logistyczny albo handlowy. Nie mogą one wpływać na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę VAT, wartość należności ani charakter transakcji.
Szczególną ostrożność należy zachować w przypadku informacji odnoszących się bezpośrednio do przedmiotu sprzedaży. Wizualizacja nie powinna zawierać dodatkowych danych, które zmieniałyby albo uzupełniały opis towaru lub usługi w sposób sprzeczny z fakturą znajdującą się w KSeF. Mogłoby to bowiem wprowadzać kontrahenta w błąd co do rzeczywistego zakresu transakcji.
Jeżeli określona informacja ma znaczenie dla identyfikacji dostawy lub warunków sprzedaży, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest jej zamieszczenie również w strukturze faktury ustrukturyzowanej, przykładowo w polu „DodatkowyOpis” albo „StopkaFaktury”. Pozwala to zachować pełną spójność pomiędzy plikiem XML a jego wizualizacją.
W przedstawionej sytuacji istotne jest również, że wizualizacja nie jest oznaczana jako odrębna faktura, nie otrzymuje osobnego numeru oraz nie dokumentuje innej czynności. Odnosi się do tej samej sprzedaży, która została już udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną w KSeF. Powinna być więc traktowana jako dodatkowy egzemplarz informacyjny tej samej faktury, a nie jako drugi dokument rozliczeniowy.
Ma to znaczenie w kontekście art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej albo osoba fizyczna, która wystawi fakturę z wykazaną kwotą podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Przepis ten ma zapobiegać ryzyku uszczuplenia podatku, w szczególności w przypadku wystawiania faktur dokumentujących czynności, które nie zostały wykonane, oraz wystawienia kilku faktur dotyczących tej samej sprzedaży. Gdyby podatnik wprowadził do obrotu dwa odrębne dokumenty funkcjonujące jako faktury, mogłoby powstać ryzyko dwukrotnego odliczenia VAT przez nabywcę.
Takiego ryzyka nie ma jednak w przypadku prawidłowo sporządzonej wizualizacji, która jednoznacznie odnosi się do faktury ustrukturyzowanej, zawiera jej numer KSeF i kod QR oraz nie stanowi samodzielnego dokumentu rozliczeniowego. Nie dochodzi wówczas do wystawienia drugiej faktury, lecz jedynie do przedstawienia treści faktury z KSeF w czytelnej formie.
Stanowisko dyrektora KIS
Stanowisko to potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2026 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW. Organ uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, który obok faktury ustrukturyzowanej przekazywał kontrahentom jej wizualizację zawierającą dodatkowe informacje handlowe, logistyczne i techniczne.
W piśmie tym możemy przeczytać: „(…)jeżeli wizualizacja faktur w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej, a wymienione przez Państwa we wniosku dodatkowe elementy oprócz tych przewidzianych w art. 106e ustawy, nie zaburzają czytelności faktury i nie powodują sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną, to dojdzie do prawidłowego udostępnienia faktury w formacie XML poza KSeF. Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy wskazać, że w analizowanej sprawie, skoro wizualizacja faktury w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury, a jednocześnie dodatkowe informacje umieszczane na fakturze nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji, to udostępniane kontrahentom wydruki generowane z systemu (…) będą stanowić wizualizację faktur przesyłanych do KSeF. W konsekwencji uznać należy, że przesyłanie Państwa kontrahentom, obok faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, wizualizacji faktury z systemu (…) zawierającej dodatkowe informacje, niemające wpływu na treść transakcji, nie powoduje/nie będzie powodowało obowiązku zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy. (…)”.
Dyrektor KIS podkreślił jednak, że wizualizacja musi w pełni odzwierciedlać treść faktury ustrukturyzowanej, a dodatkowe informacje nie mogą zaburzać jej czytelności ani powodować sprzeczności z plikiem XML. Organ zaznaczył również, że wizualizacja nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, których nie ujęto w fakturze ustrukturyzowanej, jeżeli mogłyby one wprowadzić nabywcę w błąd.
Podsumowując, mogą Państwo przesyłać kontrahentom wizualizację faktury wystawionej w KSeF, zawierającą dodatkowe informacje techniczne, logistyczne oraz handlowe. Nie spowoduje to obowiązku ponownej zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem że wizualizacja jest zgodna z plikiem XML, zawiera wymagany kod QR, nie dokumentuje odrębnej sprzedaży i nie jest przedstawiana kontrahentowi jako druga, niezależna faktura.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
