Najem prywatny lokalu użytkowego a faktury w KSeF
Wynajmuję jako osoba fizyczna lokal użytkowy stanowiący moją własność w ramach tzw. najmu prywatnego. Najem realizowany jest na rzecz firmy prowadzącej działalność gospodarczą. Umowa ma charakter odpłatny i ciągły, a miesięczny czynsz przekracza kwotę 10 000 zł. Nie prowadzę działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG. W związku ze świadczeniem usługi najmu korzystam ze zwolnienia z VAT. Najemca, jako podmiot gospodarczy, może żądać wystawienia faktury dokumentującej świadczoną usługę. Czy muszę ją wystawić w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
W opisanym stanie faktycznym ma Pan obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej (e-faktury) za pośrednictwem systemu KSeF.
Najem to działalność gospodarcza w VAT
Kluczowym krokiem w ocenie Pana obowiązków jest właściwe zdefiniowanie Pana statusu na gruncie ustawy o VAT. Często popełnianym błędem jest utożsamianie braku rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG z brakiem statusu podatnika VAT.
Definicja działalności gospodarczej na gruncie ustawy o VAT nie pokrywa się w pełni z definicją działalności gospodarczej wynikającą z przepisów Prawa przedsiębiorców. Zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły (art. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.). Natomiast na gruncie ustawy o VAT pojęcie działalności gospodarczej ma szerszy zakres.
Zgodnie natomiast z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby fizyczne wykonywujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Definicja działalności gospodarczej zawarta w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT jest niezwykle szeroka i obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Wynajmowanie lokalu użytkowego, stanowiącego Pana własność, w sposób ciągły (umowa długoterminowa) i za wynagrodzeniem (miesięczny czynsz przekraczający 10 000 zł) wprost wpisuje się w tę definicję. Nieruchomość jest w tym przypadku „towarem”, który wykorzystuje Pan w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Najem lokalu użytkowego na rzecz firmy spełnia przesłanki działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT. Umowa najmu jest odpłatna i ciągła, a czynsz ma charakter stały i przewidywalny. Świadczenie usługi jest zorganizowane i ma charakter zarobkowy, ponieważ lokal użytkowy jest wykorzystywany w sposób umożliwiający uzyskiwanie dochodu. Zatem na gruncie ustawy o VAT Klient jest podatnikiem, mimo braku rejestracji działalności w CEIDG.
Oznacza to, że na gruncie ustawy o VAT, wynajmując ten lokal, jest Pan podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą, niezależnie od tego, że dla celów podatku dochodowego (PIT) rozlicza Pan ten przychód jako „najem prywatny” poza CEIDG.
Kolejnym etapem analizy jest ustalenie, czy jako podatnik VAT jest Pan zobowiązany do naliczania tego podatku, czy też korzysta Pan ze zwolnienia. Z Pana opisu wynika, że korzysta Pan ze zwolnienia z VAT. W przypadku lokali użytkowych nie ma zastosowania zwolnienie przedmiotowe z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, które dotyczy wyłącznie usług wynajmowania nieruchomości o charakterze mieszkalnym na cele mieszkaniowe. Jedyną podstawą zwolnienia w Pana sytuacji jest zwolnienie podmiotowe, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, zwalnia się z podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 240 000 zł (limit obowiązujący od 1 stycznia 2026 r.). Biorąc pod uwagę, że miesięczny czynsz przekracza 10 000 zł, roczny obrót z samego najmu wynosi ponad 120 000 zł. Jeśli jest to Pana jedyne źródło przychodu z działalności (w rozumieniu ustawy o VAT), to mieści się Pan w tym limicie. Przyjmując, że zwolnienie to przysługuje Panu skutecznie, posiada Pan status tzw. „podatnika VAT zwolnionego podmiotowo”.
Podatnik zwolniony z VAT też wystawia faktury w KSeF
Przechodząc do kwestii dokumentowania świadczonej usługi, należy przeanalizować przepisy dotyczące wystawiania faktur. Ogólne zasady w tym zakresie reguluje art. 106b ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną na rzecz innego podatnika. Nabywcą w Pana przypadku jest „firma prowadząca działalność gospodarczą”, czyli podmiot spełniający definicję podatnika. Co prawda, art. 106b ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 113 ust. 1, co oznaczałoby, że co do zasady nie musi Pan co miesiąc wystawiać faktury. Jednakże, ten obowiązek pojawia się w sytuacji opisanej w art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, który jednoznacznie nakłada na podatnika obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy (w tym przypadku firmy), jeżeli żądanie to zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę. Ponieważ Pana najemca (firma) zgłosił takie żądanie, Pana prawo do niewystawiania faktury wygasa i ma Pan prawny obowiązek wystawienia faktury dokumentującej usługę najmu lokalu użytkowego za każdy miesiąc, którego dotyczy żądanie najemcy. Faktura ta będzie dokumentować sprzedaż zwolnioną z VAT.
W tym momencie kluczowe staje się ustalenie formy, w jakiej ta faktura musi zostać wystawiona. Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur stał się obligatoryjny dla większości podatników, w tym dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo. Przepisy ustawy o VAT jednoznacznie wskazują, że status podatnika zwolnionego (zarówno z art. 113, jak i art. 43) nie chroni przed obowiązkiem korzystania z KSeF. Kluczowy przepis to art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Ustawodawca, wprowadzając ten przepis, nie zrobił wyjątku dla podatników zwolnionych, o ile wystawiają oni faktury w relacjach B2B (Business to Business), czyli na rzecz innych przedsiębiorców. Wyłączenia z obowiązku stosowania KSeF, zawarte w art. 10ga ust. 2 ustawy o VAT, nie mają zastosowania w Pana sytuacji. Najistotniejsze z nich, dotyczące faktur B2C (na rzecz konsumentów), nie przysługuje Panu, ponieważ nabywcą jest firma prowadząca działalność gospodarczą. Również wyłączenie dla faktur uproszczonych do 450 zł nie ma zastosowania, gdyż kwota czynszu (ponad 10 000 zł) wielokrotnie przekracza ten limit.
Powyższa interpretacja znajduje pełne i jednoznaczne potwierdzenie w oficjalnych komunikatach Ministerstwa Finansów oraz wyjaśnieniach Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Ministerstwo Finansów w swoich FAQ wielokrotnie podkreślało, że obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT, w tym tych, którzy korzystają ze zwolnień podmiotowych lub przedmiotowych, o ile wystawiają oni faktury w relacjach krajowych B2B. Dodatkowo, w licznych wyjaśnieniach wydawanych w okresie przygotowawczym do wdrożenia KSeF, organy skarbowe konsekwentnie potwierdzały, że fakt posiadania statusu podatnika zwolnionego nie wyłącza z obowiązku stosowania ustrukturyzowanej formy faktur w systemie KSeF, w sytuacji gdy na gruncie przepisów ustawy o VAT powstanie obowiązek wystawienia faktury. Argumentacja ta wprost przekłada się na Pana sytuację.
Podsumowując, ze względu na to, że Pana najemca jest podmiotem gospodarczym (firmą) i zgłosił żądanie wystawienia faktury, ma Pan prawny obowiązek wystawienia tej faktury. Ponieważ transakcja ma charakter B2B, a przepisy obowiązujące od 1 kwietnia 2026 r. nakładają na podatników zwolnionych obowiązek korzystania z KSeF w relacjach z innymi przedsiębiorcami, faktura ta musi zostać wystawiona w systemie KSeF jako faktura ustrukturyzowana.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
