Przekazywane kontrahentom wizualizacje PDF to nie puste faktury
Wizualizacje PDF (z kodem QR i numerem KSeF faktury) wystawiane i przesyłane kontrahentom, nie mogą zostać uznane za tzw. puste faktury. Ministerstwo Finansów potwierdza, że jeśli faktura otrzymała numer KSeF, sprzedawca może dodatkowo przekazać nabywcy jej wizualizację (np. PDF lub wydruk), pod warunkiem opatrzenia jej kodem QR z numerem KSeF. Wizualizacja nie jest odrębną fakturą, lecz jedynie prezentacją danych z pliku XML przesłanego do KSeF.
Przyjrzyjmy się temu na przykładzie spółki, czynnego podatnika VAT, która od 1 kwietnia 2026 r. wystawia krajowym podatnikom VAT faktury ustrukturyzowane w KSeF. W przypadku wybranych kontrahentów spółka dodatkowo przesyła wizualizacje tych faktur w formacie PDF, zawierające kod QR z numerem KSeF. Wizualizacje są udostępniane wyłącznie kontrahentom, którzy zgłoszą taką potrzebę, i w pełni odzwierciedlają treść faktury ustrukturyzowanej – obejmują wszystkie dane znajdujące się w pliku XML przesłanym do KSeF.
Kiedy można przekazać wizualizację
W praktyce spółka stosuje dwa modele przekazywania faktur krajowym podatnikom VAT:
- Faktura wyłącznie w KSeF – kontrahent samodzielnie pobiera ją z systemu.
- Faktura w KSeF plus wizualizacja PDF – kontrahent otrzymuje dodatkowo wizualizację faktury w formacie PDF z kodem QR i numerem KSeF.
Spółka obawia się, czy przekazywane wizualizacje PDF nie zostaną uznane za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, podmiot, który wystawi fakturę z wykazaną kwotą podatku, jest zobowiązany do jego zapłaty. Przepis ten ma zastosowanie m.in. w sytuacji:
- wystawienia faktury dokumentującej czynność, która nie miała miejsca (tzw. pusta faktura),
- wystawienia kilku faktur dokumentujących tę samą czynność – co prowadzi do podwójnego wykazania podatku.
Kluczowe jest zatem ustalenie, czy wizualizacja PDF stanowi odrębną fakturę, czy jedynie kolejny egzemplarz faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF.
Faktury ustrukturyzowane są wystawiane przy użyciu KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Fakturą ustrukturyzowaną jest dokument wystawiony w KSeF i oznaczony numerem KSeF (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).
Wizualizacja to nie (pusta) faktura
Wizualizacje nie stanowią pustych faktur i nie rodzą obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.
Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 (Cz. II) wskazuje, że:
- jeśli faktura otrzymała numer KSeF, sprzedawca może dodatkowo przekazać nabywcy jej wizualizację (np. PDF lub wydruk), pod warunkiem opatrzenia jej kodem QR z numerem KSeF,
- wizualizacja nie jest odrębną fakturą, lecz jedynie prezentacją danych z pliku XML przesłanego do KSeF.
Ponadto art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT nakłada obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do niej w KSeF, jeśli jest używana poza systemem. Oznacza to, że wizualizacja PDF z kodem QR jest jedynie formą prezentacji faktury, a nie nowym dokumentem księgowym.
Ministerstwo Finansów podkreśla również, że wizualizacja musi być spójna z treścią pliku XML przesłanego do KSeF, mieć logiczny i czytelny układ, nie zawierać żadnych rozbieżności względem faktury ustrukturyzowanej.
W analizowanym przypadku wizualizacje PDF:
- w pełni odzwierciedlają treść faktury ustrukturyzowanej,
- zawierają kod QR z numerem KSeF,
- są jedynie udostępnieniem faktury poza KSeF,
- stanowią kolejny egzemplarz tej samej faktury, a nie odrębny dokument.
Dlatego nie stanowią pustych faktur i nie rodzą obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.
Stanowisko to potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 31 grudnia 2025 r. (nr 0114‑KDIP1‑3.4012.843.2025.1.KP).
Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
