Jestem obywatelem Niemiec i dokonałem zakupu apartamentu położonego na terytorium Polski z przeznaczeniem na cele krótkoterminowego wynajmu. Wynajem ten ma charakter najmu prywatnego, tj. nie jest prowadzony w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej w Polsce. W związku z nabyciem nieruchomości oraz planowanym jej wykorzystaniem do świadczenia usług krótkoterminowego najmu zarejestrowałem się w Polsce jako podatnik podatku od towarów i usług (VAT) oraz uzyskałem zwrot podatku naliczonego. Mimo prób logowania przez bankowość elektroniczną, nie jestem w stanie uzyskać dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur. Proszę o wskazanie kroków, jakie powinienem podjąć jako obcokrajowiec nieprowadzący działalności gospodarczej, aby skutecznie uwierzytelnić się w KSeF i móc prawidłowo wywiązywać się z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych - pyta Czytelnik.
Dlaczego nie działa logowanie przez bankowość elektroniczną
W analizowanej sytuacji brak możliwości logowania do KSeF za pomocą bankowości elektronicznej nie wynika z błędu systemu, lecz z ograniczeń formalnych związanych z brakiem numeru PESEL i funkcjonowaniem krajowych metod identyfikacji. W celu zapewnienia zgodności z polskimi przepisami podatkowymi oraz możliwości prawidłowego wystawiania faktur, podatnik powinien uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny. Jest to rozwiązanie w pełni zgodne z prawem, skuteczne i powszechnie stosowane przez podmioty zagraniczne działające na terytorium Polski.
Dla celów dostępu do KSeF nie ma znaczenia, czy najem prowadzony jest w ramach działalności gospodarczej, czy jako najem prywatny. Kluczowe jest to, że podatnik:
- jest zarejestrowany jako podatnik VAT w Polsce,
- wykonuje czynności opodatkowane VAT,
- podlega obowiązkom w zakresie fakturowania.
Oznacza to, że niezależnie od kwalifikacji najmu na gruncie podatku dochodowego, podatnik musi mieć możliwość wystawiania faktur zgodnie z polskimi przepisami, w tym za pośrednictwem KSeF (w zakresie, w jakim system ten ma zastosowanie).
Dostęp do KSeF możliwy jest przy wykorzystaniu kilku metod uwierzytelniania, w szczególności:
- profilu zaufanego,
- podpisu kwalifikowanego,
- podpisu osobistego (e-dowód),
- bankowości elektronicznej (w ramach tzw. login.gov.pl),
- tokenów generowanych w systemie.
W praktyce jednak możliwość skorzystania z poszczególnych metod jest uzależniona od spełnienia określonych warunków formalnych, w szczególności związanych z identyfikacją osoby fizycznej w polskich systemach administracyjnych.
Z perspektywy praktycznej brak dostępu do KSeF może prowadzić do poważnych konsekwencji, w szczególności:
- braku możliwości wystawiania faktur w wymaganej formie,
- ryzyka naruszenia obowiązków podatkowych,
- potencjalnych sankcji administracyjnych.
Co może zrobić zagraniczny podatnik
W przypadku podatników zagranicznych korzystających z polskiego systemu VAT, kwestie techniczne związane z dostępem do systemów elektronicznych nabierają szczególnego znaczenia. Właściwe zabezpieczenie możliwości logowania i podpisywania dokumentów jest elementem należytej staranności w rozliczeniach podatkowych.
Większość polskich użytkowników loguje się do systemów administracji publicznej za pomocą tzw. Węzła Krajowego (login.gov.pl), który integruje Profil Zaufany oraz bankowość elektroniczną. Mechanizm ten działa w następujący sposób: bank, otwierając Panu rachunek, zweryfikował Pana tożsamość na podstawie paszportu lub dowodu osobistego. Jednak aby system bankowy mógł przekazać dane do KSeF w celu uwierzytelnienia, musi dojść do „mapowania” Pana tożsamości.
Systemy te w 99 proc. przypadków wymagają numeru PESEL jako klucza łączącego dane z banku z bazą danych Ministerstwa Finansów. W przypadku obcokrajowców nieposiadających numeru PESEL:
- Profil Zaufany - zazwyczaj nie może zostać w pełni aktywowany lub powiązany z Pana statusem podatnika VAT bez numeru PESEL, co uniemożliwia autoryzację w KSeF.
- bankowość Elektroniczna - choć posiada Pan konto w polskim banku, bramka login.gov.pl często odrzuca próby logowania, jeśli dane przesyłane z banku nie zawierają polskiego identyfikatora PESEL, przez co system KSeF nie rozpoznaje Pana jako uprawnionego podmiotu.
W obecnym stanie prawnym i technicznym, jako obywatel Niemiec prowadzący najem prywatny w Polsce, powinien Pan uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, wydany przez certyfikowanego dostawcę usług zaufania. Jest to rozwiązanie niezależne od posiadania numeru PESEL, oparte na danych z Pana paszportu lub niemieckiego dowodu osobistego.
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i jest uznawany w całej Unii Europejskiej (zgodnie z rozporządzeniem eIDAS). W kontekście KSeF jest on kluczowy.
Programy do obsługi KSeF (w tym darmowa aplikacja Ministerstwa Finansów) pozwalają na logowanie się poprzez weryfikację certyfikatu podpisu kwalifikowanego. System odczytuje Pana dane (imię, nazwisko, ewentualnie NIP zapisany w certyfikacie) i dopasowuje je do Pana konta podatnika.
Podczas wyrabiania podpisu u komercyjnego dostawcy, Pana tożsamość jest weryfikowana na podstawie dokumentu tożsamości. W certyfikacie można zaszyć Pana numer NIP, co czyni go idealnym narzędziem do komunikacji z polskim fiskusem.
Procedura uzyskania dostępu i dalsze kroki
Aby rozwiązać Pana problem i zapewnić ciągłość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, należy dokonać zakupu podpisu kwalifikowanego. Musi Pan skorzystać z usług jednego z centrów certyfikacji działających w Polsce (np. Asseco/Certum, EuroCert, KIR, PWPW). Wiele z tych firm oferuje procedurę w pełni zdalną (poprzez weryfikację tożsamości wideo) lub pozwala na potwierdzenie tożsamości w punkcie partnerskim w Niemczech (jeśli posiadają tam sieć współpracy) lub w polskim konsulacie.
Przy wyrabianiu podpisu należy poprosić o wpisanie w certyfikacie Pana numeru NIP. Dzięki temu system KSeF automatycznie powiąże Pana podpis z Pana statusem podatnika VAT w Polsce.
Po uzyskaniu podpisu będzie Pan mógł:
- zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów;
- wystawiać faktury ustrukturyzowane (format .xml), które są jedyną dopuszczalną formą dokumentowania sprzedaży w tym systemie;
- nadawać uprawnienia innym osobom (np. księgowej w Polsce), aby mogły one w Pana imieniu operować w systemie.
Podsumowanie prawno-techniczne
Brak numeru PESEL w Pana przypadku jest kluczową przeszkodą w korzystaniu z metod darmowych (Profil Zaufany). Wydatek rzędu kilkuset złotych rocznie na podpis kwalifikowany jest w Pana sytuacji koniecznością operacyjną, która zapewnia:
- bezpieczeństwo prawne: Prawidłowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych, co przy najmie krótkoterminowym i odliczonym podatku VAT przy zakupie jest niezbędne do uniknięcia kontroli i sankcji skarbowych;
- niezależność: Możliwość zarządzania fakturami z dowolnego miejsca na świecie bez konieczności wizyt w polskich urzędach;
- uniwersalność: Podpis ten przyda się Panu również do podpisywania innych dokumentów, umów najmu czy deklaracji podatkowych przesyłanych do polskiej administracji.
Podsumowując, próby logowania przez bankowość elektroniczną nie zakończą się sukcesem z przyczyn systemowych. Skierowanie kroków do dostawcy podpisu kwalifikowanego jest jedyną merytorycznie uzasadnioną drogą, która pozwoli Panu na pełną kontrolę nad procesem fakturowania w Polsce.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
