Branża beauty stała się sektorem podwyższonego ryzyka. Duża rotacja pracowników, częste umowy cywilnoprawne, płatności gotówkowe, zadatki, intensywna reklama w mediach społecznościowych oraz sprzedaż produktów sprawiają, że salony kosmetyczne, fryzjerskie i gabinety medycyny estetycznej znajdują się dziś pod równoległą obserwacją kilku instytucji kontrolnych - pisze Mateusz Ostrowski, prawnik, doktorant UW.
Jednym z najczęstszych uchybień wykrywanych podczas kontroli jest brak aktualnego regulaminu pracy albo dokument przygotowany kilka lat temu, który nie uwzględnia ostatnich zmian w przepisach.
Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, regulamin pracy musi być zgodny z obowiązującymi przepisami i dostosowany do realiów funkcjonowania salonu. Po nowelizacjach dotyczących pracy zdalnej, kontroli trzeźwości, urlopów opiekuńczych czy zasad wprowadzania monitoringu wiele regulaminów funkcjonujących w salonach jest dziś nieaktualnych. Inspektor pracy nie sprawdza wyłącznie tego, czy dokument istnieje - bada, czy jego treść odpowiada aktualnemu stanowi prawnemu oraz czy rzeczywiście jest stosowany w praktyce. W przypadku stwierdzenia naruszeń możliwe jest nałożenie mandatu w wysokości od 1 tys. do 2 tys. zł, a przy ponownym naruszeniu w ciągu dwóch lat nawet do 5 tys. zł. Jeżeli przedsiębiorca odmówi przyjęcia mandatu albo naruszenie zostanie uznane za poważne, sprawa może trafić do sądu, gdzie grzywna wynosi od 1 tys. do 30 tys. zł. Odpowiedzialność ponosi osoba zarządzająca - właściciel salonu, członek zarządu spółki lub osoba faktycznie kierująca pracownikami.
Problem nie dotyczy jednak wyłącznie regulaminu pracy. Drugim obszarem ryzyka jest regulamin świadczenia usług dla klientów. W branży beauty bardzo często pojawiają się punkty, które mogą zostać uznane za niedozwolone postanowienia umowne. Dotyczy to między innymi klauzul dotyczących:
Jeżeli takie postanowienia naruszają zbiorowe interesy konsumentów, organ ochrony konkurencji i konsumentów może wszcząć postępowanie i nałożyć karę sięgającą nawet 10 proc. obrotu przedsiębiorcy z poprzedniego roku. Dodatkowo przedsiębiorca może zostać zobowiązany do zmiany regulaminu oraz poinformowania klientów o wydanej decyzji. W praktyce postępowania często zaczynają się od pojedynczej skargi klienta.
Równolegle rośnie aktywność organów skarbowych. Zwiększenie możliwości stosowania tzw. zakupu kontrolnego oznacza, że kontroler może skorzystać z zabiegu jako zwykły klient, zapłacić gotówką lub kartą, a następnie sprawdzić, czy transakcja została prawidłowo zarejestrowana i czy wydano paragon. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości mandaty mogą wynosić od kilkuset złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, a kontrola często prowadzi do pogłębionej analizy rozliczeń podatkowych za wcześniejsze okresy. Branża beauty, ze względu na dużą liczbę transakcji detalicznych i częsty obrót gotówkowy, znajduje się w grupie działalności szczególnie monitorowanych.
Istotnym obszarem ryzyka jest także gospodarka odpadami i obowiązek wpisu do rejestru BDO. Wiele salonów nie zdaje sobie sprawy, że wytwarzając określone odpady inne niż komunalne - na przykład odpady chemiczne, opakowania po preparatach czy materiały jednorazowe - może podlegać obowiązkowi ewidencyjnemu. Brak wpisu do rejestru zagrożony jest administracyjną karą pieniężną od 5 tys. zł do nawet 1 mln zł. Wysokość kary zależy od skali działalności i charakteru naruszenia, jednak sam ustawowy pułap pokazuje powagę zagrożenia. Dodatkowo nieprawidłowości w zakresie ewidencji lub przekazywania odpadów mogą skutkować kolejnymi sankcjami.
Kolejne ryzyko dotyczy bezpieczeństwa stosowanych produktów. Odpowiedzialność za kosmetyki i preparaty używane w salonie ponosi właściciel, nawet jeżeli nabył je od hurtowni. Stosowanie produktów niespełniających wymogów bezpieczeństwa lub zawierających składniki wycofane z obrotu może skutkować karą administracyjną sięgającą 100 tys. zł, a w przypadku narażenia zdrowia klientów także odpowiedzialnością karną.
Coraz większego znaczenia nabierają również przepisy dotyczące ogólnego bezpieczeństwa produktów. Jeżeli przedsiębiorca importuje urządzenia kosmetyczne spoza Unii Europejskiej, może zostać uznany za podmiot odpowiedzialny na zasadach zbliżonych do producenta. W przypadku braku wymaganej dokumentacji technicznej, oznaczeń czy instrukcji użytkowania grożą kary sięgające nawet 1 mln zł. Oznacza to konieczność weryfikacji pochodzenia sprzętu oraz zgodności z wymogami bezpieczeństwa.
Wszystkie te elementy pokazują, że prowadzenie salonu beauty wymaga dziś znacznie większej świadomości prawnej niż jeszcze kilka lat temu. Regulamin przestał być formalnością, a stał się jednym z pierwszych dokumentów analizowanych podczas kontroli. Najczęstszy błąd przedsiębiorców polega na przekonaniu, że skoro „do tej pory nikt nie sprawdzał”, ryzyko jest niewielkie. Tymczasem kontrole mają charakter systemowy i często obejmują kilka obszarów jednocześnie. Jedna wizyta kontrolna może uruchomić kolejne postępowania.
Ochrona salonu przed sankcjami nie polega dziś na reagowaniu po fakcie, lecz na regularnym przeglądzie dokumentacji, aktualizacji regulaminów, analizie umów z pracownikami i klientami oraz weryfikacji obowiązków środowiskowych i konsumenckich. Koszt uporządkowania dokumentów jest nieporównywalnie niższy niż kary, które mogą sięgnąć dziesiątek, a w skrajnych przypadkach setek tysięcy złotych.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
