Chodzi o przedstawiony 14 października w Rządowym Centrum Legislacji projekt zmiany rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji VAT, który ma dostosować JPK VAT do KSeF - link do projektu. Projekt zakłada wprowadzenie:

  • nowych oznaczeń faktur/dokumentów w związku ze zmianami dotyczącymi KSeF,
  • obowiązku oznaczania faktur w ewidencji zakupu numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
  • regulacji związanych z rozliczeniem podatku VAT od niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

 

Nowe oznaczenia i sprzedaży i zakupu 

Zgodnie z projektem każda faktura w KSeF będzie musiała mieć wskazany numer KSeF. W przypadku braku tego numeru, obowiązkowe będzie  jedno z trzech oznaczeń:

  • OFF – dotyczącym faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, tj. faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie lub nie została do niego przesłana;
  • BFK - dotyczącym faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, tj. faktur o których mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT;
  • DI – dotyczącym  dowodu innego niż faktura (m.in. faktury wystawione w trybie offline24).

Czytaj też w LEX: Odliczanie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w przypadku gdy faktura jest wystawiana w trybie offline24 i na dzień złożenia JPK VAT podatnik nie posiada numeru KSeF tego dokumentu, powinien go wykazać w JPK VAT po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć „DI”. - Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować JPK VAT z deklaracją i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF -  tłumaczy MF.

Rozporządzenie wprowadzi też obowiązek wykazywania w ewidencji zakupu numeru KSeF przez nabywcę. Dotychczas nabywca mógł oznaczać taką fakturę fakultatywnie.

>> Jak informować klientów o zmianach w zakresie KSeF i nowych zasadach fakturowania przeczytasz też tutaj >>

 

Istotna zmiana w ostatniej chwili

Doradcy podatkowi alarmują, że wbrew uzasadnieniu do rozporządzenia, będzie to bardzo istotna zmiana. 

- Na nieco ponad trzy miesiące przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF Ministerstwo Finansów po raz kolejny zaskoczyło podatników. Mimo iż projekt rozporządzenia ma jedynie dostosować przepisy JPK VAT do zmian wynikających z ustawy KSeF, to w rzeczywistości będzie wymagał wprowadzenia daleko idących zmian w systemach raportowania JPK. Zaskoczeniem jest zwłaszcza konieczność oznaczania faktur po stronie zakupowej oraz konieczność składania korekt w sytuacji, kiedy faktura jest wystawiana w trybie offline24 i na dzień złożenia JPK VAT z deklaracją podatnik nie posiada numeru KSeF. Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować JPK VAT i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF. W praktyce będzie to dodatkowy uciążliwy obowiązek – mówi Magdalena Jaworska, doradczyni podatkowa, partnerka w Quidea.

Dodaje również, że podatnicy, przygotowując się do niego na nowo, powinni zastanowić się na ułożeniem procesów związanych z fakturowaniem i raportowaniem w VAT, tak żeby zminimalizować liczbę składanych korekt plików JPK.

Czytaj też w LEX: Od 1 listopada podatnicy mogą pobierać certyfikaty KSeF >

- Przedsiębiorcy są rozczarowani skalą nakładanych na nich obowiązków. Będą musieli w tym samym czasie nie tylko wdrożyć obligatoryjny KSeF ale też zmiany w systemach JPK VAT. Wymagać to będzie dodatkowych nakładów, nie tylko pracy, ale też poniesienia dodatkowych kosztów. Poza tym w podobnym terminie część z nich będzie musiała dodatkowo raportować JPK CIT – dodaje Magdalena Jaworska.

>> Jak informować klientów o zmianach w zakresie KSeF i nowych zasadach fakturowania przeczytasz też tutaj >>

 

Pytanie o terminy

Również Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP, zaznacza, że będą to bardzo duże zmiany. To nadmierne obciążenie podatników w czasie, gdy intensywnie pracują nad wdrożeniem KSeF oraz w niepewnym otoczeniu prawnym, ponieważ nie ma jeszcze ostatecznej wersji rozporządzeń wykonawczych do KSeF.

- Zmiany w JPK VAT to kolejne zmiany w systemach, które firmy muszą wdrożyć w tak krótkim czasie. Nowe oznaczenia trzeba będzie stosować nie tylko w raportowaniu od strony sprzedaży, ale również od strony zakupu, co stanowić będzie istotne utrudnienie. Co więcej, wymóg ten będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r. To oznacza, że nawet mniejsze podmioty, które będą miały obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r., będą musiały wdrożyć zmiany w JPK VAT od 1 lutego 2026 r., by oznaczać faktury zakupowe. Jednocześnie wymóg podawania numeru KSeF w przelewach, przy płatności za faktury zakupowe, został wcześniej odroczony do 1 stycznia 2027 r. Wydaje się więc, że zmiany proponowane w rozporządzeniu są nieprzemyślane i niedostosowane do pozostałych przepisów w zakresie KSeF. Poza tym okres trzech miesięcy może być niewystarczający na wdrożenie zmian w systemach JPK VAT, zwłaszcza w przypadku firm należących do dużych grup kapitałowych, gdzie zmiany w systemach wymagają zaangażowania zagranicznych zespołów informatycznych. Ministerstwo Finansów powinno rozważyć, po pierwsze odroczenie terminu obowiązywania rozporządzenia do 1 stycznia 2027 r., a po drugie - rezygnację z wymogu oznaczania numerem KSeF faktur zakupowych - mówi Janina Fornalik. 

- Co więcej, zmiany w JPK VAT, dostosowujące do KSeF, będą musiały również wdrożyć zagraniczne podmioty zarejestrowane w Polsce na VAT, które nie będą miały obowiązku wystawiania faktur w KSeF, ponieważ nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. To kolejna nieprzemyślana propozycja, z której należałoby zrezygnować - dodaje. 

Przypomnijmy, że zagraniczna firma będzie musiała wystawiać faktury w KSeF, jeśli ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. 

Czytaj też w LEX: 

Zarządzanie pracownikami w finansach i księgowości - poradnik dla HRBP >

Należyta staranność w biurze rachunkowym >

 

Kary już od 1 lutego 2026 r. 

- Co ważne, zmiana rozporządzenia wchodzi w życie już 1 lutego 2026 r. W tym zakresie również będą obowiązywać kary za błędne zastosowanie znaczników KSeF w ewidencji JPK VAT. To oznacza, że mimo iż stosowanie sankcji za wystawianie faktur poza KSeF zostało odroczone do 2027 r., to sankcje związane z błędną ewidencją będą obowiązywać wcześniej, można więc powiedzieć, że zostały wprowadzone tylnymi drzwiami – mówi Magdalena Jaworska.

Przewidziane w art. 106 ni ustawy o VAT sankcje KSeF będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Zgodnie z art. 106ni, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

  1. nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
  2. w okresie trwania awarii albo niedostępności wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
  3. nie prześle faktury w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur

– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >

Natomiast już od 1 lutego 2026 r. podatnik może być ukarany za błędy w stosowaniu znaczników KSeF w ewidencji JPK VAT, na podstawie art. 109 ust. 3h ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik, wbrew obowiązkowi:

  1. nie prześle ewidencji skorygowanej w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu lub nie złoży wyjaśnień, albo zrobi to po terminie,
  2. w złożonych wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu – naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć, w drodze decyzji, na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd.

Przepisu ust. 3h nie stosuje się do podatnika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, który za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe.

- Kary mogą być nakładane na podstawie już obowiązujących przepisów, zgodnie z którymi naczelnik urzędu skarbowego najpierw wezwie podatnika do skorygowania ewidencji, wskazując błędy. Podatnik będzie miał 14 dni na korektę lub na wyjaśnienie, że nie doszło do pomyłki. Dopiero jeśli tego nie zrobi lub zrobi błędnie, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę. W praktyce podatnicy zapewne zastosują się do wezwania, by tego uniknąć. Nie zmienia to jednak faktu, że wdrożenie przepisów rozporządzenia już od 1 lutego 2026 r. nie jest dobrym rozwiązaniem – mówi Janina Fornalik.

Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >

 

Sprawdź również książkę: KSeF w praktyce biura rachunkowego + Szkolenie on-line ebook >>


MF nie pierwszy raz zaskakuje podatników

Eksperci zwracają uwagę, że projekt rozporządzenia to nie jedyna zaskakująca zmiana. W opublikowanym we wrześniu podręczniku KSeF Ministerstwo Finansów wskazało, że jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF (nie została ona przesłana do KSeF) i jest ona wystawiana w trybie online, sprzedawca może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji – czyli potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura dotycząca określonej transakcji. MF wyjaśnia, że potwierdzenie transakcji nie będzie regulowane przepisami ustawy ani rozporządzenia, gdyż nie nakłada na podatników żadnych nowych obowiązków, a jest odpowiedzią na potrzeby rynku. Ma to być pomocne np. w przypadku sprzedaży w sklepach stacjonarnych czy na stacjach benzynowych, by szybciej wydać klientowi dokument poświadczający sprzedaż, zanim fakturze zostanie przypisany numer KSeF. Możliwość wydawania potwierdzenia transakcji ma dotyczyć wyłącznie transakcji krajowych między przedsiębiorcami. W przypadku gdy podmiot wystawiający fakturujący jest zobowiązany do uzgodnienia sposobu doręczenia faktury (np. dla podmiotów zagranicznych i konsumentów), potwierdzenie transakcji nie wystarczy. 

Zapraszamy na szkolenie online w LEX: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym >

- Problem w tym, że potwierdzenie transakcji to rozwiązanie, które nie wynika z przepisów. Mimo iż intencją MF miała być odpowiedź na potrzeby rynku, to w praktyce wywołało to szereg wątpliwości. Powstaje pytanie, jak sprzedawca który stosuje tryb offline24 ma zdecydować, kiedy wydać potwierdzenie transakcji, a kiedy odpowiednio oznaczoną fakturę wystawioną w trybie offline24. Co w sytuacji, gdy np. kierowca płacący za paliwo na stacji benzynowej nie zna statusu VAT swojego pracodawcy, zwłaszcza gdy jest nim firma zagraniczna zarejestrowana na VAT w Polsce. W mojej ocenie, niezależnie od tego statusu sprzedawca powinien móc wystawić fakturę w trybie offline 24. Co więcej, całkowicie absurdalny jest projekt rozporządzenia w zakresie JPK w zakresie, w jakim wymaga korygowania ewidencji po nadaniu numeru KSeF fakturze wystawionej w trybie offline24, jeśli numer KSeF został nadany już po złożeniu JPK, a pierwotnie była oznaczona jako DI - mówi Janina Fornalik.

>> Jak informować klientów o zmianach w zakresie KSeF i nowych zasadach fakturowania przeczytasz też tutaj >>

Czytaj też w LEX: 

Wykorzystywanie przez organy danych z KSeF >

Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >