Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF większość faktur będzie wystawiana i pobierana w systemie. Biura rachunkowe, po otrzymaniu odpowiednich uprawnień do KSeF, będą miały dostęp do faktur swoich klientów (zarówno wystawionych jak i otrzymanych). Co do zasady klienci nie będą już musieli dostarczać dokumentów, co powinno rozwiązać problemy z nieterminowością. Nadal jednak będą przekazywać swojemu księgowemu dokumenty, które otrzymają poza KSeF (np. faktury od podmiotów zagranicznych niemających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i najmniejszych podatników o wartości sprzedaży poniżej 10 tys. zł miesięcznie).
Rozpoczyna się maraton przygotowań
Oznaczać to będzie zmiany m.in. w sposobie komunikacji między podatnikami a ich księgowymi oraz w sposobie weryfikacji i akceptacji faktur. Eksperci zwracają uwagę, że KSeF zmieni zasady współpracy w takim stopniu, że konieczne może być dostosowanie umów o świadczenie usług księgowych.
- W mojej ocenie stoimy dziś u progu maratonu KSeF – wieloetapowego i wymagającego procesu: od analizy przepisów i wyjaśnień MF, przez przeszkolenie personelu i przygotowanie materiałów informacyjnych dla klientów, aż po wypracowanie spójnej strategii działania biura. Niezbędne będzie również uzupełnienie umów o nowe zasady współpracy, przeszkolenie zespołu z zakresu identyfikacji ryzyk (np. faktur niewysłanych do KSeF lub błędnie wystawionych) oraz wdrożenie procedur bieżącego monitorowania procesów i gotowości na ich modyfikację w oparciu o praktyczne doświadczenia. Trzeba do tego planu i strategicznego przygotowania - mówi Edyta Zaniewicz, doradca podatkowy i właścicielka biura rachunkowego ProPIT.
Michał Cielibała, doradca podatkowy, prezes Biura Rachunkowego Biurex, zwraca uwagę, że część przedsiębiorców ma zbyt daleko idące oczekiwania.
- Najmniejsi przedsiębiorcy zwykle nie zdają sobie sprawy z tego, co ich czeka. Słyszeli o KSeF, bo urzędy skarbowe prowadzą akcje informacyjne, ale są przekonani, że wszystko zrobi za nich księgowa lub biuro rachunkowe. Tymczasem rolą biura jest wsparcie i szkolenie, nie przejęcie wszystkich obowiązków. Należy jednak zaznaczyć, że samo wystawianie faktur w KSeF, mimo iż budzi wiele emocji, nie powinno sprawiać żadnych problemów. Dużym wyzwaniem będą natomiast kwestie związana z odbieraniem faktur zakupowych i księgowaniem wydatków – mówi Michał Cielibała.
Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Czytaj również: Tomasz Michalik: Wszyscy będą zadowoleni z KSeF
Ministerstwo przerzuca ciężar na biura rachunkowe
- Przed nami ogromna praca – najpierw zdobycie wiedzy, potem jej przetworzenie na procesy wewnętrzne, a następnie efektywne przekazanie tej wiedzy pracownikom i klientom. Ministerstwo Finansów niestety nie odpowiada na realne potrzeby rynku. Wsparcie jest niewystarczające, dlatego – według mnie – ciężar edukacji i wdrażania przedsiębiorców, jak zwykle, spocznie na barkach biur rachunkowych - zauważa Edyta Zaniewicz.
>> Jak informować klientów o zmianach w zakresie KSeF i nowych zasadach fakturowania przeczytasz też tutaj >>
Również Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting, uważa, że Ministerstwo Finansów przerzuca ciężar wdrożenia KSeF na biura rachunkowe. - Co prawda urzędy skarbowe prowadzą szkolenia, ale są one niewystarczające. W praktyce zostało to przerzucone na nas. Musimy też ponieść dodatkowe koszty. Bardzo niefortunne są też terminy wdrożenia KSeF - 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., co nałoży się na obowiązki związane z rozliczeniem podatków dochodowych i przygotowaniem sprawozdań finansowych za poprzedni rok - mówi Cezary Szymaś.
Zapraszamy na szkolenie online w LEX: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym >
Co sprawia przedsiębiorcom najwięcej problemów
Michał Cielibała wyjaśnia, że aby przedsiębiorca mógł wystawiać faktury w KSeF, powinien zainwestować w aktualizację oprogramowania, zapewniającą dostęp do systemu (po uwierzytelnieniu się przez certyfikat KSeF lub token).
- Przedsiębiorcy muszą mieć świadomość, że w przypadku błędów na fakturze konieczne będzie wystawienie faktury korygującej, nie da się tego poprawić w inny sposób. Nie będzie też można wystawić faktury z datą wsteczną. Dotychczas, mimo iż antydatowanie jest niezgodne z przepisami, w praktyce się zdarzało – zaznacza nasz rozmówca.
Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >
Czy biura rachunkowe będą wystawiać faktury w imieniu klientów?
Co do zasady możliwe są trzy rozwiązania: biuro wystawia i wysyła faktury do KSeF, klient wystawia faktury, a biuro wysyła do KSeF albo klient sam wysyła i wysyła faktury do KSeF.
- W naszym biurze przyjmujemy model, w którym to klient sam wystawia faktury w KSeF. Należy mieć świadomość, że ich wystawianie wiąże się z odpowiedzialnością karną, a pracownik biura rachunkowego nie ma możliwości weryfikacji, czy dana faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję albo zdarzenie gospodarcze – mówi Michał Cielibała.
Eksperci zwracają też uwagę, że nawet jeśli przedsiębiorcy sami nie będą jeszcze wystawiać faktur w systemie, to już od 1 lutego 2026 r. będą musieli je odbierać w KSeF.
>> Jak informować klientów o zmianach w zakresie KSeF i nowych zasadach fakturowania przeczytasz też tutaj >>
Przypomnijmy, że od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF będą wystawiać największe firmy (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek będzie dotyczył pozostałych przedsiębiorców. W przypadku drobnych przedsiębiorców, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, termin zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.
- Terminy te dotyczą wystawiania faktur. Jednak jeśli chodzi o odbiór faktur w KSeF, to wszyscy podatnicy muszą być przygotowani do ich odbierania w tym samym terminie - od 1 lutego 2026 r. To oznacza, że jeśli drobny przedsiębiorca zrobi po 1 lutego 2026 r. zakupy w markecie elektronicznym, będzie musiał odebrać fakturę w KSeF, nawet gdy sam będzie wystawiać je w KSeF dopiero od 2027 r. - mówi Cezary Szymaś.
Czytaj też w LEX: Samofakturowanie w KSeF >
Jak zweryfikować faktury zakupowe
Prezes Biura Rachunkowego Biurex zaznacza, że największym wyzwaniem będzie weryfikacja otrzymanych faktur. Większość zostanie wystawiona w KSeF, w tym faktury ze sklepu czy stacji benzynowej. Jednak zanim biuro rachunkowe pobierze je z systemu i ujmie w jego rachunku podatkowym, przedsiębiorca powinien zweryfikować faktury zakupowe.
Ekspercka wiedza o KSeF krok po kroku z ekspertami Wolters Kluwer. Sprawdź ->>>
- W KSeF mogą pojawić się dokumenty, które nie dotyczą działalności gospodarczej klienta, np. na prywatne zakupy. Mogą też pojawić się faktury z błędami lub wystawione przez oszusta. By ograniczyć związane z tym ryzyko, konieczny jest system weryfikacji. Klient musi ocenić, czy dana faktura dotyczy jego działalności gospodarczej, czy została wystawiona w prawidłowej wysokości oraz zaklasyfikować ją jako towar albo koszt uzyskania przychodu. W naszym biurze będziemy korzystać z programu buforującego, który będzie pobierał dane z KSeF, a klienci będą musieli je zaakceptować. To oznacza konieczność zawarcia w umowach odpowiednich klauzul dotyczących terminu poboru dokumentów z KSeF oraz terminu i sposobu ich akceptacji. Trzeba tez ustalić sposób postępowania w razie braku reakcji klienta – mówi Michał Cielibała.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
Klienci biur rachunkowych obawiają się też podwyżek cen usług. Jak będzie w praktyce?
- Ceny mogą wzrosnąć, ponieważ twórcy oprogramowania chcą pobierać opłaty za korzystanie z KSeF oraz będzie konieczne zaktualizowanie programów księgowych – mówi Michał Cielibała.
Inne rozwiązanie planuje Cezary Szymaś. - Zakładamy, że klienci będą sami pobierali swoje faktury z KSeF i dostarczali je do naszego biura. Tak jak dotychczas przesyłali faktury np. w formacie PDF, tak po zmianach będą je dostarczać w formie XML (właściwym dla KSeF). Rozwiąże to szereg problemów, także z weryfikacją, ponieważ klient przy okazji zweryfikuje, czy to właściwe faktury, dotyczącego jego działalności. Nasze biuro nie będzie korzystać z oprogramowania importującego faktury z KSeF, ponieważ wymagałoby to albo podniesienia cen usług, albo sfinansowanie tych wydatków z naszych własnych środków. Nie możemy sobie pozwolić na żadną z tych opcji. Nie planujemy w związku z tym zmiany umów z klientami - mówi Cezary Szymaś.
Czytaj też w LEX:
Dobrowolny KSeF dla B2C i jego konsekwencje >
Wykorzystywanie przez organy danych z KSeF >
