Po opublikowaniu w Dzienniku Ustaw ustawy wdrażającej Krajowy System e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy nie mają już wątpliwości, że muszą przygotować się na fakturową rewolucję. Jednak w praktyce napotykają szereg problemów i niespodzianek.
Eksperci zwracają uwagę, że mimo iż KSeF będzie wdrażany etapami, to fazowanie dotyczy tylko wystawiania faktur. Przypomnijmy, że od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF będą wystawiać największe firmy (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek będzie dotyczył pozostałych przedsiębiorców. Ale jest też wyjątek. W przypadku drobnych przedsiębiorców, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, termin zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.
- Terminy 1 lutego i 1 kwietnia będą dotyczyć wystawiania faktur. Jednak jeśli chodzi o odbiór faktur w KSeF, to wszyscy podatnicy muszą być przygotowani do ich odbierania w tym samym terminie - już od 1 lutego 2026 r. To jest bardzo ważne, bo często mniejsi przedsiębiorcy twierdzą, że skoro mają obroty poniżej 200 mln zł, to KSeF obowiązuje ich dopiero od kwietnia – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
To oznacza, że nawet mała firma, która będzie wystawiać faktury w systemie od 1 kwietnia, będzie musiała je odbierać w KSeF dwa miesiące wcześniej - od 1 lutego, jeśli jej kontrahentem jest duży podmiot. Podobnie najmniejsze podmioty, które same będą wystawiać od 1 stycznia 2027 r., odbierać muszą je w KSeF już w 2026 r.
- Warto rozważyć, by w początkowym okresie po 1 lutego duże podmioty wysyłały kontrahentom (mniejszym firmom) również wizualizacje faktur tak jak dotychczas poza KSeF, na wypadek gdyby kontrahent nie zdążył się przygotować do ich odbioru w systemie – mówi Janina Fornalik.
Sprawdź również szkolenia: https://www.wolterskluwer.com/pl-pl/solutions/lex/ksiegowosc/ksef-szkolenia
https://sip.lex.pl/#/training/1845498611/1/lesniewska-izabela-k-se-f-kolejny-etap-przygotowan
Uwaga na faktury zakupowe
- Przedsiębiorcy mają coraz większą świadomość dotyczącą KSeF i jeśli wcześniej nie przystąpili do prac, teraz intensywnie nadrabiają zaległości. Odnoszę jednak wrażenie, że podatnicy koncentrują się głównie na wystawianiu e-faktur, co w praktyce nie powinno sprawiać trudności. Natomiast - w mojej ocenie - 90 proc. problemów dotyczyć będzie faktur zakupowych, czego wciąż niewielu podatników ma świadomości. Zbyt mało mówi się też o tym, że po wprowadzeniu KSeF wzrośnie ryzyko kontroli i kwestionowania rozliczeń, ponieważ organy podatkowe zyskają na bieżąco jeszcze więcej danych. Teraz jest więc dobry moment na analizę przyjętych procedur oraz kwalifikacji określonych transakcji, by ograniczyć ryzyko sporów z organami podatkowymi – mówi Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski.
Wyjaśnia, że przygotowując się do odbioru faktur zakupowych przedsiębiorcy powinni ustalić, po pierwsze, kto w firmie weryfikuje faktury otrzymane od kontrahentów. Pozostawienie tego księgowym może nie wystarczyć, skoro to nie oni składają zamówienia. Po drugie, po 1 lutego 2026 r. w obiegu pojawią się różne faktury, zarówno wystawione w KSeF jak i poza KSeF (przez podmioty małe i zagraniczne nieposiadający w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności), co również będzie wymagało weryfikacji. Po trzecie, trzeba ustalić z kontrahentami zakres danych na fakturze. Pozwoli to nabywcom zautomatyzować obieg faktur oraz przyznać dostępy do systemu określonym osobom w firmie.
- Niestety, nie zawsze wdrożenie KSeF będzie oznaczać automatyzację. Część firm, np. z branży budowlanej, w obawie przed chaosem, już teraz zapowiada, że utrzymają podwójny obieg dokumentów, by móc zweryfikować czego dotyczy faktura. Nabywca otrzyma więc fakturę w KSeF, a dodatkowo mailem wizualizację faktury z KSeF wraz z załącznikami PDF (np. harmonogram prac, kosztorys czy protokół odbioru). Będzie więc musiał porównać, czy dokumentem otrzymane mailem odpowiadają tym otrzymanym w KSeF. To oznacza więcej pracy oraz dodatkowe koszty związane z obsługą tych procedur - mówi Arkadiusz Łagowski.
Wynika to z faktu, że w KSeF będzie co prawda możliwość wystawiania faktur z załącznikiem, ale w ograniczonym zakresie. Nie będzie więc można dodać takich załączników, jak np. harmonogram prac, kosztorys czy protokół odbioru w formacie PDF czy JPG. Dotychczas było to częstą praktyką, m.in. w branży budowlanej, ułatwiającą ustalenie, czego dotyczy płatność na fakturze, a także zweryfikować, czy kwota podane na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie.
Również Janina Fornalik uważa, że część firm może utrzymać komunikację poza KSeF. Zaznacza, że faktura musi być wystawiona najpierw w KSeF, przed przesłaniem jej wizualizacji mailem z odpowiednimi oznaczeniami. Rozwiązaniem, które pomoże nabywcy przypisać e-fakturę do transakcji, może być również podanie w e-fakturze linku do załącznika zapisanego w formacie PDF lub JPG, który klient będzie mógł sobie ściągnąć.
- Wydaje się, że pierwszy rok obowiązywania KSeF będzie rokiem testowym, w którym przedsiębiorcy nie unikną błędów, ale również będzie to sprawdzian działania i wydajności systemu. Dobrze więc, że do końca 2026 r. nie będą nakładane sankcje. Należy przy tym mieć świadomość, że podatnicy dostali bardzo mało czasu na wdrożenie systemu. Do 1 lutego pozostało nieco ponad 4 miesiące, a jeszcze nie zakończył się de facto proces legislacyjny. Nie ma jeszcze opublikowanych rozporządzeń wykonawczych. Warto też, by Ministerstwo Finansów wydało oczekiwane przez rynek wytyczne, najlepiej w formie objaśnień do KSeF, ponieważ opublikowany niedawno przez MF podręcznik nie zapewnia przedsiębiorcom ochrony, a wątpliwości dotyczących stosowania nowych wymogów jest wiele – mówi Janina Fornalik.
Ile kosztować będzie wdrożenie KSeF?
W praktyce tylko najmniejsi przedsiębiorcy, którzy wystawiają tylko kilka faktur w miesiącu, mogą skorzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Pierwsza to Aplikacja Podatnika KSeF, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur. Powstaje jednak pytanie, ile dany przedsiębiorca odbiera miesięcznie faktur zakupowych, ponieważ będzie musiał je ręcznie zaksięgować, a potem wprowadzić do ewidencji. Druga to aplikacja e-mikrofima w e-Urzędzie Skarbowym, która umożliwia odbieranie faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Nie będzie jednak można dodać załącznika. Jak informuje MF, wystawienie faktury z załącznikiem będzie możliwe tylko w komercyjnych programach księgowych zintegrowanych z API KSeF 2.0. Bezpłatne aplikacje MF będą obsługiwały e-faktury, ale bez tej dodatkowej funkcji.
Dla pozostałych firm oznacza to niemały wydatek.
- Koszty zależą od kilku czynników: od wielkości firmy, od posiadanych przez nią obecnie systemów finansowo-księgowych (oraz od tego, czy wystawia faktury w jednym czy w dwóch albo trzech systemach) oraz od tego, czy będzie to rozwiązanie "szyte na miarę", czyli dostosowane do jej indywidualnych potrzeb. W praktyce wdrożenie KSeF może kosztować od kilku, kilkunastu tysięcy zł w przypadku małych firm, do nawet milinów zł w przypadku największych. Jeśli chodzi o mniejsze firmy, zmiana polega często na aktualizacji systemu, czyli - jak przewiduje umowa z dostawcą oprogramowania dostosowaniu go do nowych przepisów. Należy jednak sprawdzić, czy taka aktualizacja dotyczy tylko wystawiania faktur, czy także ich odbioru. Jeśli przedsiębiorcy zależy na automatyzacji dostosowanej do jego potrzeb, musi przygotować się na wyższe wydatki - mówi Arkadiusz Łagowski.
Cena promocyjna: 69.8 zł
|Cena regularna: 349 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 244.3 zł
Czas na porządki w firmie
Arkadiusz Łagowski zwraca uwagę, że po uruchomieniu obligatoryjnego KSeF i JPK CIT organy podatkowe będą wiedziały o podatnikach jeszcze więcej niż obecnie. Wdrożenie KSeF jest więc okazją, by zweryfikować firmowe procedury. Najbardziej ryzykowną praktyką jest niejednolite kwalifikowanie dla celów podatkowych przez jedną firmę podobnych transakcji, co może wynikać np. ze zmian kadrowych czy zmian linii orzeczniczej sądów. Wiele firm dokonuje więc przeglądu ryzykownych transakcji, występuje o interpretacje podatkowe, by w razie ewentualnego sporu wykazać dochowanie należytej staranności.
Również Stefan Kowalski, radca prawny z Kancelarii Radcy Prawnego Stefan Kowalski uważa, że prowadzenie KSeF to będzie rewolucja w kontroli skarbowej i kontroli celno-skarbowej.
- Organy podatkowe szybciej będą mogły zwrócić uwagę na wszystkie nietypowe transakcje podatnika, ponieważ będą miały natychmiastowy i pełny dostęp do wszystkich wystawionych i odebranych faktur ustrukturyzowanych. Dane z KSeF będą zautomatyzowane i analizowane w czasie rzeczywistym, co wpłynie na szybkość reakcji organów podatkowych w przypadku podejrzanych transakcji. Wprowadzenie JPK czy STIR ułatwiło organom typowanie podmiotów do kontroli oraz blokowanie ich rachunków bankowych. KSeF spowoduje, że organ będzie wiedział o wszystkich fakturach wystawionych i odebranych przez podatnika, zanim przyjdzie do niego na kontrolę, a podatnik będzie musiał wyjaśnić każdą podejrzaną transakcję - mówi Stefan Kowalski.
