W środę prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, co kończy proces legislacyjny na poziomie ustawodawczym. To oznacza, że przedsiębiorcy powinni szybko przystąpić do wdrożenia systemu. W praktyce to się już dzieje.
Czytaj również: Ustawa o KSeF z podpisem prezydenta, firmy muszą się śpieszyć
Czas na audyt umów i procedur
- W tym momencie wszyscy pogodzili się już z koniecznością wdrożenia KSeF. Przedsiębiorcy przechodzą szkolenia, by zapoznać się z ostateczną wersją przyjętych przepisów oraz audyty gotowości. W wielu przypadkach wdrożenie obligatoryjnego KSeF będzie wymagało zmiany umów z kontrahentami oraz z biurami rachunkowymi. Biura rachunkowe zabezpieczają się poprzez zapisy w umowach, że to klient ponosi odpowiedzialność za ocenę danej transakcji, a rola biura sprowadza się jedynie do technicznego wystawienia oraz zaksięgowania dokumentu faktury - mówi Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski.
Wymienia, że w umowach z kontrahentami należy zwrócić uwagę na kilka aspektów. Przede wszystkim trzeba na nowo określić zakres danych oraz termin, w którym podatnik musi otrzymać je od kontrahenta, by móc wystawić fakturę. W wielu przypadkach trzeba będzie je otrzymać wcześniej niż dotychczas. KSeF uniemożliwi bowiem antydatowanie faktur, co – mimo iż jest niezgodne z przepisami – zdarzało się w praktyce. Uproszczone zostaną zasady korygowania faktur, ponieważ nie będą już konieczne uzgodnienia w tym zakresie z kontrahentem. Wdrożenie KSeF to także dobry moment, by uzgodnić ze sprzedawcami, jakie dane powinny być zawarte na fakturze. Pozwoli to nabywcom zautomatyzować obieg faktur oraz przyznać dostępy do systemu określonym osobom w firmie. Należy też opracować procedury dotyczące otrzymania faktury poza KSeF (np. gdy wystawia ją podmiot zagraniczny nieposiadający w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności) oraz dostarczania faktur w razie awarii.
- Warto podzielić proces wdrożenia KSeF na etapy i w każdym z tych etapów wyróżnić konieczne do wykonania czynności. Należy pamiętać, że KSeF to nie jest wyłącznie faktura ustrukturyzowana. KSeF wymusi na przedsiębiorcach cały szereg zmian w prowadzeniu biznesu. Natomiast sama faktura ustrukturyzowana również ma swoje ograniczenia i wymagania, do których trzeba się dostosować - mówi Ewa Sokołowska, doradca podatkowy, członek zarządu Małopolskiego Oddziału Krajowej Izby Doradców Podatkowych.
Cena promocyjna: 59.8 zł
|Cena regularna: 299 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 89.7 zł
Trzeba ustalić zakres danych i terminy zapłaty
Również Cezary Madeka, doradca podatkowy, manager w zespole VAT Thedy&Partners, zwraca uwagę na konieczność dostosowanie umów łączących podatników z kontrahentami. W aktualnych umowach należy przejrzeć wszystkie zapisy odnoszące się do fakturowania, w tym w szczególności mówiące o sposobie wysyłki faktury. Obecnie często w umowach wskazywany jest konkretny adres e-mail, na który ma trafić faktura, natomiast po wejściu w życie KSeF faktura będzie musiała być wysyłana inaczej (z wykorzystaniem KSeF).
- Dokonując zmian w umowach warto zwrócić uwagę również na kilka innych rzeczy. Przede wszystkim przedmiotem ustaleń między stronami powinno być to, czy podstawę płatności za wykonaną usługę lub dostarczony towar może stanowić wyłącznie faktura ustrukturyzowana wystawiona przy użyciu KSeF. Brak wcześniejszych ustaleń w tym zakresie może prowadzić do sporów, gdy kontrahent, niezależnie z jakich powodów, wystawi nam fakturę poza KSeF i będzie żądał zapłaty, a my nie będziemy chcieli dokonać takiej płatności z uwagi np. na wątpliwości w zakresie odliczenia VAT z takiego dokumentu – mówi Cezary Madeka.
Ważną kwestią jest również ustalenie z kontrahentem zakresu danych podawanych na fakturze (szczególnie w przypadku pól opcjonalnych) oraz procesu akceptowania treści faktury przed jej wysłaniem do KSeF.
- Jest to istotne z tego powodu, że po wejściu w życie KSeF nie będzie możliwości anulowania faktur przesłanych do tego systemu i dokonywanie zmian czy poprawek będzie wiązało się z koniecznością wystawiania faktur korygujących. Inną kwestią wartą wskazania jest ustalanie terminu płatności. Umowy często zawierają zapisy, że termin płatności jest liczony od daty wystawienia faktury lub od daty jej otrzymania, a - jak wiadomo - przepisy wprowadzające KSeF zawierają szczególne regulacje na temat zarówno daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jak i daty jej odbioru – mówi Cezary Madeka.
Jak opisać faktury
Arkadiusz Łagowski zwraca uwagę, że po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcy mogą mieć problem z weryfikacją faktur zakupowych, zwłaszcza gdy otrzymują ich setki czy tysiące miesięcznie. Dotychczas nabywca otrzymywał fakturę np. mailem, z dodatkowymi załącznikami, jak np. protokół zaawansowania prac. Po wdrożeniu KSeF trudno będzie powiązać fakturę zakupową z konkretną umową, a także zweryfikować, czy kwota podane na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie. Problem wynika z faktu, że w KSeF wszystkie faktury trafiają do jednego zbioru.
W KSeF będzie co prawda możliwość wystawiania faktur z załącznikiem, ale w ograniczonym zakresie. Po pierwsze, by skorzystać z możliwości przesłania do KSeF załącznika, trzeba będzie wcześniej zgłosić taki zamiar w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te będzie można składać od 1 stycznia 2026 r., a szczegółowe warunki zostaną określone w rozporządzeniu do ustawy. Po drugie, Ministerstwo Finansów przyznaje w uzasadnieniu, że mimo iż rozwiązanie będzie dostępne dla wszystkich, to zostało zaprojektowane z myślą o konkretnych branżach. Chodzi przede wszystkim o firmy z branży energetycznej, paliwowej, gazowej i telekomunikacyjnej, które w załączniku do faktury zamieszczają powtarzalne, ujednolicone informacje (dotyczące jednostki miary, ilości i ceny).
- Nie będzie więc można dodać takich załączników, jak np. harmonogram prac, kosztorys czy protokół odbioru w formacie PDF czy JPG. Dotychczas było to częstą praktyką, m.in. w branży budowlanej, ułatwiającą ustalenie, czego dotyczy płatność na fakturze, a także zweryfikować, czy kwota podane na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie - mówi Arkadiusz Łagowski.
- W niektórych branżach konieczne może być utrzymanie podwójnego obiegu dokumentów. Sprzedawcy będą więc wysyłać faktury do KSeF i dodatkowo, już poza KSeF, np. protokół odbioru. W praktyce przedsiębiorca prześle więc kontrahentowi mailem załącznik PDF, wraz z wizualizacją faktury z KSeF - dodaje.
Czas na porządki w firmach
Po wejściu w życie KSeF organy podatkowe zyskają o podatnikach dodatkowe dane, które też trafią do nich szybciej. Zyskają dzięki temu nowe możliwości analityczne.
- Dla wielu firm to także dobry moment na analizę przyjętych procedur oraz kwalifikacji określonych transakcji, by ograniczyć ryzyko sporów z organami podatkowymi. Należy pamiętać, że skarbówka już teraz wie o nas dużo, a po uruchomieniu obligatoryjnego KSeF i JPK CIT będzie wiedziała jeszcze więcej. Najbardziej ryzykowną praktyką jest niejednolite kwalifikowanie dla celów podatkowych przez jedną firmę podobnych transakcji, co może wynikać np. ze zmian kadrowych czy zmian linii orzeczniczej sądów. Wiele firm dokonuje więc przeglądu ryzykownych transakcji, występuje o interpretacje podatkowe, by w razie ewentualnego sporu wykazać dochowanie należytej staranności - mówi Arkadiusz Łagowski.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
