Wdrożenie KSeF – pierwsze obserwacje i ostrożne wnioski
1 lutego 2026 r. w Polsce rozpoczęło się obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), stanowiącego istotną zmianę w sposobie dokumentowania transakcji gospodarczych. Od momentu ogłoszenia nowych regulacji system ten wzbudzał niepokój wśród przedsiębiorców. Obecnie, po jego formalnym uruchomieniu, możliwe jest sformułowanie pierwszych, choć jeszcze bardzo wstępnych, obserwacji dotyczących jego funkcjonowania - pisze Szymon Raut, doradca podatkowy, partner w Paczuski Taudul Doradcy Podatkowi Sp. z o.o.
Od północy system obowiązuje największych przedsiębiorców. Pomimo wcześniejszych zapowiedzi możliwych trudności, w pierwszych godzinach działania KSeF nie odnotowano istotnych problemów technicznych. Logowanie do systemu przebiega prawidłowo, a przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania i odbierania faktur. Na tym etapie można zatem stwierdzić, że system został uruchomiony zgodnie z założeniami, choć nie oznacza to jeszcze pełnej weryfikacji jego stabilności i wydolności.
Miarodajna ocena dopiero po 1 kwietnia 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek stosowania KSeF dotyczy wyłącznie podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Tym samym skala faktycznego wykorzystania systemu jest bardzo ograniczona. Bardziej miarodajna ocena funkcjonowania KSeF będzie możliwa dopiero po 1 kwietnia 2026 r., natomiast pełne konsekwencje wdrożenia ujawnią się po 1 stycznia 2027 r., kiedy obowiązek korzystania z systemu obejmie wszystkich przedsiębiorców, w tym również najmniejsze podmioty, a jednocześnie zaczną obowiązywać sankcje za jego niestosowanie.
Z tego względu obecna sytuacja nie powinna być postrzegana jako jednoznaczny sukces. Można raczej mówić o przejściu pierwszego etapu wdrożenia, który potwierdza, że system został uruchomiony technicznie, lecz nie przesądza jeszcze o jego bezproblemowym funkcjonowaniu w warunkach powszechnego stosowania.
Jednocześnie w ostatnim czasie pojawiały się liczne informacje wskazujące, że nawet część największych przedsiębiorców nie zdążyła w pełni dostosować swoich systemów do wymogów KSeF. W takich przypadkach podmioty te informowały kontrahentów o czasowym kontynuowaniu dotychczasowych zasad fakturowania, polegających na przesyłaniu dokumentów np. drogą mailową w formacie PDF. Tego rodzaju sytuacje były w różnych branżach.
W praktyce trudności te nie są zaskakujące. W wielu organizacjach systemy finansowo-księgowe są zarządzane centralnie na poziomie międzynarodowym, a ich obsługą zajmują się zagraniczni dostawcy. Dostosowanie takich globalnych rozwiązań, w tym systemów klasy ERP (np. SAP), do szczegółowych i specyficznych polskich wymogów prawnych wymagało skomplikowanych zmian technologicznych oraz organizacyjnych. Proces ten realizowany pod presją czasu, wiązał się z istotnym ryzykiem operacyjnym i dopiero teraz będzie przechodził test.
Za wcześnie na pogłębione analizy
Z perspektywy administracji skarbowej dzień 1 lutego 2026 r. można uznać za moment, w którym system został formalnie uruchomiony i działa zgodnie z podstawowymi założeniami. Należy jednak mieć na uwadze, że jest to dzień wolny od pracy, a wiele przedsiębiorstw funkcjonuje w ograniczonym zakresie. Oznacza to, że KSeF nie został jeszcze poddany rzeczywistemu testowi w warunkach pełnego obciążenia. Informacje Ministerstwa Finansów o około 50 tys. wystawionych fakturach należy postrzegać w kontekście, że w normalnych warunkach w Polsce każdego dnia wystawiane są dziesiątki, a nawet setki milionów faktur.
Jednocześnie, na tego rodzaju pogłębione analizy jest jeszcze zbyt wcześnie. Obecny etap należy traktować jako fazę obserwacji i zbierania doświadczeń, które dopiero w kolejnych miesiącach pozwolą na rzetelną ocenę funkcjonowania systemu oraz identyfikację obszarów wymagających dalszych korekt.
Szymon Raut, doradca podatkowy, Partner w Paczuski Taudul Doradcy Podatkowi Sp. z o.o.
