Sejm przyjął we wtorek dwie z trzech poprawek Senatu do nowelizacji ustawy o VAT, wprowadzającej Krajowy System e-Faktur. Oznacza to zakończenie prac nad ustawą i skierowanie jej do podpisu prezydenta.
Zgodnie z ustawą, obligatoryjny KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
W przypadku drobnych przedsiębiorców, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10 tys. zł brutto, termin zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Czytaj też w LEX: Wesołowska Agnieszka, KSeF – stosowanie trybu awaryjnego oraz trybu offline24>
Termin wystawienie faktury w KSeF - wątpliwości zostały
Eksperci zwracają uwagę, co zmieniło się w trakcie prac w parlamencie, a co pozostało bez zmian, mimo iż wymagało doprecyzowania.
- Mimo długiego procesu konsultacji i uwag zgłaszanych wielokrotnie przez m.in. doradców podatkowych, przepisy dotyczące KSeF nadal budzą wątpliwości. Niestety, parlament nie wprowadził oczekiwanych zmian do ustawy, które mogłyby te niejasności wyeliminować. Posłowie i senatorowie wnieśli jedynie poprawki redakcyjne. Zdziwienie może budzić fakt, że stosunkowo niewiele mówi się o problemie dotyczącym definicji momentu wystawienia faktury. Być może wynika to z faktu, że wielu przedsiębiorców odkłada wdrożenie KSeF na ostatnią chwilę. Tymczasem w praktyce, kiedy firmy zaczną już stosować te przepisy, mogą mieć z ich interpretacją szereg problemów. Niewykluczone, że konieczna może być nowelizacja jeszcze przed wejściem w życie ustawy – mówi Ewa Sokołowska, doradca podatkowy.
Wyjaśnia, że zgodnie z obowiązującym art. 106na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca sporządzi fakturę ustrukturyzowaną 8 marca i w polu P1 (pole to służy do podania daty wystawienia faktury) podaje 8 marca, a 11 marca wyśle ją do KSeF, to datą wystawienia będzie 11 marca. Od tej zasady są trzy wyjątki. Dotyczą one faktur wystawionych w trybie offline 24, wystawionych podczas awarii oraz podczas niedostępności KSeF, gdzie datą wystawienia faktury jest zawsze data z pola P1.
Tymczasem nowelizacja przyjęta właśnie przez Sejm wprowadza do ustawy o VAT art. 106nda ust. 16 Jest to przepis na tyle nieprecyzyjny, że stwarza różne możliwości jego interpretacji. Ta zaprezentowana przez Ministerstwo Finansów prowadzi do wniosku, że jeśli podatnik wyśle fakturę do KSeF później niż data wskazana w polu P1, to datą wystawienia tej faktury będzie data z pola P1.
- By uniknąć wątpliwości, podatnicy powinni co do zasady wysyłać faktury do KSeF tego samego dnia, w którym je sporządzą - mówi Ewa Sokołowska.
Ministerstwo Finansów informuje: Art. 106nda ust. 16 nie jest błędem interpretacyjnym, przepis ten doprecyzowuje, że za fakturę z trybu offline 24 uznaje się przypadki, gdy data przesłania faktury do KSeF jest późniejsza niż data z art. 106e ust. 1 pkt 1 (data pola P1).
Czytaj również: Pół roku do KSeF, a przepisy budzą wątpliwości
Wyzwania interpretacyjne i organizacyjne
Również Magdalena Jaworska, doradczyni podatkowa, radczyni prawna, partnerka w Quidea, wyzwań w ramach wdrożenia KSEF jest bardzo dużo, od tych które wiążą się z samą wykładnią przepisów, przez organizacyjne, po związane z ograniczeniami technicznymi systemów księgowych, z których korzystają podatnicy (ograniczenia systemowe).
- Przykładowo w ramach tego ostatniego obszaru można wskazać na kwestię związaną z wystawianiem zbiorczych faktur korygujących. Dotychczas powszechnym rozwiązaniem było wystawiania do takiego dokumentu faktury osobnego załącznika, gdzie umieszczane były dane dokumentów korygowanych. Wymagania KSeF sprowadzają się jednak do jednoznacznego wskazania każdej korygowanej faktury źródłowej w ramach wystawiania dokumentu ustrukturyzowanego w postaci zbiorczej faktury korygującej. Przy zbiorczych korektach obejmujących wiele dokumentów (a w niektórych przypadkach nawet setki) może to być czasochłonne i podnosić ryzyko błędu w przypisaniu danych- mówi Magdalena Jaworska.
Co więcej - jak dodaje - niektóre systemy księgowo-finansowe nie są odpowiednio przygotowane do automatycznego zaciągania danych przy wystawianiu faktur korygujących w KSeF. Po stronie podatnika może to prowadzić do konieczności opracowania i wdrożenia rozwiązań alternatywnych, a gdy takie się nie znajdą może wymagać w przyszłości dodatkowej pracy manualnej przy wystawianiu korekt
Ministerstwo Finansów informuje, że KSeF to narzędzie cyfrowe, oparte na procesach automatycznych. Zintegrowanie księgowych systemów komercyjnych z KSeF przyśpieszy i ułatwi pracę. Dostosowanie programów księgowych leży po stronie ich producentów. Funkcjonalność KSeF w zakresie jednoznacznego powiązania korekty faktury z fakturą źródłową to uproszczenie i eliminacja ryzyka pomyłek. Rozwiązanie to będzie eliminowało problemy, a nie je tworzyło.
Tylko jeden dzień na dosłanie faktury w trybie offline
Eksperci ostrzegają też, że stosowanie trybu offline 24 może przynieść przedsiębiorcom wiele rozczarowań. Przede wszystkim podatnicy będą musieli przesłać do KSeF fakturę wystawioną w trybie offline 24 najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Termin ten będzie obowiązywał niezależnie od tego, co jest przyczyną nieprzesłania faktury na bieżąco do KSeF, nawet gdy następnego dnia roboczego nie ustanie awaria u podatnika lub problemy z połączeniem z internetem. Sejm nie przyjął poprawek, które zakładały wydłużenie tego terminu do trzech lub pięciu dni.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że faktury wystawione w trybie awaryjnym (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeF w terminie siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. Faktury wystawione w trybie offline (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:
- zakończenia okresu niedostępności KSeF,
- ich wystawienia - w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF.
Według MF, "zapewnia to odpowiedni stopień efektywności konieczny w celu uszczelnienia systemu podatkowego".
Skutkiem uznania faktury za fakturę offline może być nałożenie na przedsiębiorcę kary. Może tak być w przypadku, gdy faktura zostanie przesłana do KSeF później niż następnego dnia roboczego. Od 2027 r. w przypadku nieprzesłania faktury offline do KSeF w wymaganym terminie przedsiębiorcy grozić będzie kara w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7 proc. kwoty należności.
- KSeF to narzędzie, którego jednym z głównych celów jest uszczelnienie systemu podatkowego. Wprowadzenie trybu offline 24 z krótkim terminem na dosłanie faktury zgodne jest z celem niwelowania rozszczelnienia systemu podatkowego. Kara administracyjna za niedochowanie obowiązków podatkowych nie jest nowym rozwiązaniem. Dyscyplinuje podatników do przestrzegania przepisów prawa -informuje MF.
Tryb offline niewiele ułatwi
Ponadto - jak wyjaśnia Ewa Sokołowska - przedsiębiorcy liczyli, że będą mogli skorzystać z tego rozwiązania np. przy wystawianiu faktur na stacjach benzynowych, kiedy np. pracownik kupujący paliwo otrzymuje wizualizację faktury, a później faktura jest wysyłana do KSeF. Nabywca nie musiałby czekać na przesłanie faktury.
Z przepisów wynika, że faktury wystawiane w trybie offline 24 mogą być dostarczone nabywcom poza KSeF tylko wówczas, gdy nabywca – ujmując rzecz w dużym uproszczeniu - nie jest uczestnikiem KSeF (np. podmiot zagraniczny, konsument itd.). Taka faktura będzie oznaczona dwoma kodami QR. Jeden to kod offline, drugi - kod certyfikat.
W pozostałych przypadkach – faktury wystawione w trybie offline 24 mają być dostarczane podatnikom wyłącznie w KSeF. Faktura dostarczona nabywcy w KSeF, może być co prawda użyta poza KSeF, ale wówczas trzeba na nią nanieść kod QR, a pod nim podać nr KSeF faktury. To prowadzi do wniosku, że przedsiębiorca, który wystawia fakturę w trybie offline 24 (poza KSeF) nie może jej w chwili wystawienia udostępnić nabywcy (podatnikowi) poza KSeF – bo nie może nanieść na nią kodu QR z numerem KSeF faktury (z tego prostego powodu, że numer ten jeszcze nie został nadany, gdyż faktura nie została przesłana do KSeF). To powoduje, że prawdopodobnie nie będzie możliwe „szybkie” fakturowanie tj. wydanie wspomnianemu pracownikowi faktury i następnie dosłanie jej do KSeF.
- KSeF w trybie offline nie ma na celu przyśpieszenie fakturowania. Rozwiązanie to przewidziane jest w przypadku niedostępności do systemu, problemów z Internetem. Głównym trybem pracy KSeF jest tryb online, a więc bezpośrednie połączenie i wystawianie faktur w czasie rzeczywistym - informuje MF.
Cena promocyjna: 69.8 zł
|Cena regularna: 349 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 244.3 zł
Jak zweryfikować wydatki służbowej i pracownicze
Według Magdaleny Jaworskiej, jednym z ważniejszych problemów, z którym również będą musiały zmierzyć się przedsiębiorstwa, szczególnie te większe, jest reorganizacja procesu rozliczania wydatków służbowych i pracowniczych. Dotychczasowy model, w którym pracownik otrzymywał fakturę bezpośrednio do ręki lub na e-mail, ulegnie zmianie. Z tym, że na zmiany w otrzymywaniu faktur firmy powinny być już przygotowane od 1 lutego 2026 r. W nowym systemie KSeF:
- Zasadniczo pracownicy nie będą otrzymywać faktur bezpośrednio od dostawców
- Wszystkie faktury B2B będą przesyłane przez KSeF
- Identyfikacja faktur będzie możliwa tylko poprzez unikalny numer KSeF, chyba że na fakturze znajdą się dodatkowe oznaczenia (jednak w praktyce wystawcy faktur mogą ich nie umieszczać)
- Dostęp do systemu KSeF będą miały jedynie osoby upoważnione przez podatnika
- Sytuacja to może prowadzić do problemów z weryfikacją faktur pracowniczych – księgowy może nie mieć informacji o tym, kto i kiedy dokonał zakupu, może to również powodować dublowanie księgowania faktur (raz otrzymanych w KSeF a drugim razem w obiegu alternatywnym poprzez pracownika), skomplikowania w powiązaniu faktury z konkretnym pracownikiem lub projektem, utrudnionego procesu rozliczania delegacji i wydatków służbowych. Ogólnie mówiąc, rozliczanie w KSeF wydatków pracowniczych powoduje konieczność przemyślenia całego obiegu dokumentów w firmie - mówi Magdalena Jaworska.
Według Ministerstwa Finansów, obieg dokumentów w przedsiębiorstwie oparty jest na wewnętrznych regulacjach i zwyczajach. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF będzie wymagało aktualizacji tych zasad. Jednakże związane jest to z automatyzacją i przyśpieszeniem tych procesów, co stanie się wartością dodaną dla przedsiębiorców.
Polecamy też w LEX: Matarewicz Jacek, Ustawa o podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
