Faktura ustrukturyzowana, o której mowa w przepisach, to dokument w formacie XML o ściśle określonej strukturze danych opisanej przez Ministerstwo Finansów w elektronicznym wzorze faktury, aktualnie FA(2) a od lutego 2026 roku FA(3). Faktura ustrukturyzowana wystawiana jest za pomocą KSeF. Wdrożenie organizacji do współpracy z KSeF wymaga przygotowań w trzech płaszczyznach:
- prawnej i podatkowej – polegającej na poznaniu i zrozumieniu nowych przepisów;
- zapewniającej zdolność do technicznej obsługi dokumentów elektronicznych;
- obejmującej dostosowanie procedur wewnętrznych do nowej, niematerialnej formy faktur.
Poniżej odpowiedzi na kilka pytań zadawanych przez przedsiębiorców związanych z przygotowaniem do obsługi faktur ustrukturyzowanych, a kierowanych do Symfonii jako dostawcy systemów ERP.
Czy wejście w życie obligatoryjnego KSeF zostanie po raz kolejny przesunięte?
Mało prawdopodobne, aby termin wdrożenia KSeF po raz kolejny został przesunięty poza daty określone w projekcie przekazanym do Sejmu, czyli 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Argumentów za wdrożeniem przybywa. Komisja Europejska przyjęła w marcu zmiany dyrektyw VAT, wprowadzając pakiet "VAT w erze cyfrowej" (ViDA). Wynika z nich, że elektroniczne faktury w transgranicznym obrocie gospodarczym wewnątrz UE staną się obowiązkowe w 2030 roku. Mniej znaną zmianą jest odstąpienie już w 2025 roku od obowiązku uzyskania przez państwa członkowskie zgody na wprowadzanie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w swoich krajach. Na szczeblu UE zauważono, że mechanizmy te są korzystne ekonomicznie, bo obniżają koszty i zwiększają bezpieczeństwo obrotu. Z polskiej perspektywy dochodzą argumenty fiskalne – wdrożenie KSeF ma zwiększyć wpływy podatkowe, co przy obecnej sytuacji budżetu ma duże znaczenie. Sam projekt ustawy jest też dojrzalszy od pierwotnych wersji – wprowadzono jednoznaczność co do daty wystawienia oraz prawo do przesłania faktury do KSeF w dniu następnym (tryb offline24), nie tracąc przy tym głównej idei, czyli obowiązkowej wymiany faktur przez portal rządowy.
Czy przedsiębiorcy mają jeszcze czas, by rozpocząć prace nad KSeF?
Czasu na przygotowanie do KSeF nie pozostało wiele. Im większa firma, tym bardziej skomplikowane procedury obsługi faktur, a zatem więcej czasu potrzeba na przygotowanie organizacji do połączenia z systemem. Wdrożenie KSeF to tak naprawdę dwa osobne projekty. Pierwszy dotyczy fakturowania, czyli doprowadzenia do stanu, w którym organizacja będzie zdolna do terminowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych, aby nie zakłócić kluczowego dla każdej firmy procesu sprzedaży. Z doświadczeń we wdrażaniu elektronicznego fakturowania wynika, że zajmuje to od 6 tygodni w małych firmach do 18 tygodni w większych, o przeciętnie złożonych procesach. Drugi projekt to wdrożenie obsługi faktur zakupowych pobieranych z KSeF, co zajmuje od 6 do 12 tygodni. Tu najwięcej czasu wymaga implementacja systemu obiegu dokumentów, niezbędnego do sprawnej akceptacji merytorycznej faktury niemającej postaci materialnej. Teoretycznie jest jeszcze czas, należy jednak zwrócić uwagę, że wdrożenie wymaga współpracy z dostawcą oprogramowania. Jeśli przedsiębiorcy będą czekać do ostatniej chwili, może się okazać, że dostawcy systemów IT nie będą w stanie zapewnić wsparcia wszystkim potrzebującym w oczekiwanym czasie.
Zobacz również: Przepisy dotyczące momentu wystawienia faktury w KSeF są ze sobą sprzeczne
Czy wdrożenie KSeF w danym podmiocie to zadanie wyłącznie dla księgowości?
W niektórych organizacjach można spotkać się z myśleniem, że skoro KSeF jest zapisany w ustawie o VAT, przygotowaniem firmy powinien zająć się księgowy. To podejście jest nie tylko błędne, ale może okazać się niebezpieczne. Wystarczy zadać sobie pytanie: kto w naszej organizacji jest właścicielem faktury? Dokument sprzedaży jest elementem procesu handlowego – to nie księgowość odpowiada za pozyskanie klienta, realizację dostawy czy nawet wystawienie faktury. Wdrożenie KSeF to jest to zadanie dla całej organizacji: działu sprzedaży, IT, administracji (zwłaszcza w obszarze faktur zakupowych i procedur akceptacji), zarządu i wreszcie księgowości. Ta ostatnia pełni w projekcie wdrożenia KSeF rolę doradczą, a nie wiodącą. Wiedza księgowości o wymogach formalnych i prawnych jest kluczowa dla powodzenia całego przedsięwzięcia, ale nie mniej ważna jest wiedza o procedurach fakturowych realizowanych w całej organizacji.
Czy mniejsze podmioty (poniżej 200 mln zł wartości sprzedaży) mogą czekać z wdrożeniem KSeF do 1 kwietnia 2026 r.?
To kolejne nieporozumienie. Przepisy wprowadzają różne terminy obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Nie nakładają jednak obowiązku ani terminu na ich odbieranie. Wynika to z faktu, że nabywca może, ale nie musi, użyć faktury do odliczenia VAT czy rozpoznania kosztów. Sprzedawca, po poprawnym wystawieniu faktury w KSeF, nie ma obowiązku dostarczania jej nabywcy w innej formie. W konsekwencji mniejsi przedsiębiorcy, choć sami zyskują więcej czasu na wdrożenie fakturowania sprzedaży, to faktury zakupu od dużych podatników VAT będą otrzymywać wyłącznie przez KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Dlatego żaden przedsiębiorca nie może odkładać wdrożenia obsługi faktur przychodzących dłużej niż do początku 2026 roku.
Cena promocyjna: 79.5 zł
|Cena regularna: 159 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 159 zł
Czy możliwość przesyłania w KSeF faktury z załącznikiem będzie dostępna dla wszystkich?
Z załączników w nowej wersji faktury ustrukturyzowanej FA(3) może skorzystać każdy przedsiębiorca, który uzyska zgodę Krajowej Administracji Skarbowej po przedstawieniu merytorycznego uzasadnienia. Należy w tym celu wysłać zgłoszenie ze wskazaniem celu, zawartości, rozmiaru danych oraz szacowanej liczby faktur z załącznikami. Prawdopodobnie zgodę bez problemu uzyskają ci podatnicy, którzy mają prawny obowiązek przekazywania wraz z fakturą informacji dodatkowych (np. bilingu telekomunikacyjnego). Załącznik nie może być jednak wykorzystany do przesyłania dowolnych danych. W praktyce przedsiębiorcy będą musieli znaleźć inny sposób na przesyłanie np. specyfikacji dostaw czy protokołów odbioru. Konieczny jest zatem przegląd obecnych procedur i ewentualne wdrożenie rozwiązań informatycznych do przesyłania takich dokumentów równolegle do KSeF. Na rynku są już dostępne odpowiednie rozwiązania techniczne, warto się im przyjrzeć i wybrać takie, które najlepiej wypełni potrzeby biznesowe przedsiębiorcy.
Czy każdy podatnik będzie mógł skorzystać z trybu offline24?
W procedowanym projekcie przewidziano prawo każdego podatnika do skorzystania z trybu offline24, czyli wysłania faktury do KSeF w ciągu jednego dnia roboczego od daty jej sporządzenia w swoim systemie. Warunkiem jest uzyskanie (od listopada 2025 r.) certyfikatu z odpowiednim uprawnieniem i zainstalowanie go w programie do fakturowania. Podatnik, który nie uzyska certyfikatu, powinien przesłać fakturę do KSeF niezwłocznie po jej przygotowaniu, czyli w tym samym dniu.
Czy faktury w KSeF trzeba będzie oznaczać kodem QR?
Te faktury, które będą używane poza systemem KSeF (np. udostępniane konsumentom lub zwizualizowane w innym programie), wymagają oznaczenia specjalnym kodem QR. Umożliwi on wyszukanie dokumentu w systemie i weryfikację jego autentyczności poprzez porównanie z oryginałem zapisanym w KSeF.
Czy żeby wystawiać faktury w KSeF, trzeba uzyskać specjalne uprawnienia?
Tak, osoba wprowadzająca fakturę do KSeF w imieniu podatnika musi uzyskać stosowne uprawnienie. Pozwala ono na wystawianie wszelkich faktur, niezależnie od kwoty nabywcy czy zawartości merytorycznej. Raz wystawionej faktury w KSeF nie można cofnąć ani edytować. Pozostaje ona w systemie przez 10 lat i jest podstawą do rozliczenia wykazanego na niej podatku. Z tego powodu należy dobrze przemyśleć model fakturowania w organizacji: czy każdy sprzedawca od razu wysyła fakturę do KSeF, czy może robi to węższa grupa osób, weryfikująca poprawność dokumentów przed ich formalnym wystawieniem? Tego rodzaju ustalenia są jednym z przykładów przeglądu procedur fakturowania, który należy przeprowadzić przygotowując organizację do wdrożenia elektronicznego fakturowania w KSeF.
Czy faktury w KSeF będzie mogło wystawiać i odbierać za podatnika biuro rachunkowe?
Technicznie nie ma przeszkód, aby biuro rachunkowe, działając w imieniu klienta, mogło wystawiać lub odbierać faktury. KSeF rozróżnia prawo do wystawiania od prawa do oglądania i pobierania faktur, przedsiębiorca może udzielić jednego z tych praw albo obu łącznie. Nie jest jednak oczywiste, czy biura zechcą przyjąć związane z tym obowiązki i ryzyko. Wystawienie faktury wiąże się z ryzykiem zafakturowania transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca i odpowiedzialności za tzw. pustą fakturę, a za taki czyn Kodeks karny skarbowy przewiduje dla wystawcy surowe sankcje. Również odbieranie faktur przez biuro pociąga za sobą ryzyko błędnego rozpoznania zasadności biznesowej kosztu. Akceptacja merytoryczna faktur musi pozostać po stronie przedsiębiorcy, nie może tego realizować księgowy w biurze rachunkowym, bo nie ma pełnej wiedzy o wszystkich działaniach biznesowych.
