Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy Krajowy System e-Faktur trafił pod obrady Sejmu. Przepisy mają wejść w życie w dwóch etapach – 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. Czy to wystarczy na przygotowania?
Sześć miesięcy to nie jest dużo czasu, w szczególności dla większych podmiotów. Jeśli ktoś jeszcze nie zaczął przygotowań, to najwyższy czas, żeby takie działania rozpocząć. Jednak wciąż mam wrażenie, współpracując z przedsiębiorcami, że część z nich żyje w przekonaniu, że KSeF jednak nie wejdzie. Obiektywnie wszystko wskazuje jednak na to, że nie będzie już kolejnych przesunięć.
Od czego należy zacząć?
Nie ma jakiegoś jednego, uniwersalnego rozwiązania, to zależy m.in. od wielkości firmy. Wydaje się, że warto podzielić ten proces na etapy i w każdym z tych etapów wyróżnić konieczne do wykonania czynności. Należy pamiętać, że KSeF to nie jest wyłącznie faktura ustrukturyzowana. KSeF wymusi na przedsiębiorcach cały szereg zmian w prowadzeniu biznesu. Natomiast sama faktura ustrukturyzowana również ma swoje ograniczenia i wymagania, do których trzeba się dostosować.
Co w praktyce sprawia przedsiębiorcom największe problemy?
Obecnie są to sprzeczne ze sobą przepisy dotyczące momentu wystawienia faktury. Należy zaznaczyć, że definicja momentu wystawienia faktury to podstawa prowadzenia biznesu. Data wystawienia faktury ma ogromne znaczenie np. we wszystkich tych transakcjach, w których obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury. Wpływa też m.in. na prawidłowość kursów stosowanych do przeliczania faktur walutowych, czy też sposób liczenia terminu płatności.
Tymczasem pół roku przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF ta definicja budzi poważne wątpliwości interpretacyjne.
Przypomnijmy, że wdrożenie KSeF zostało uregulowane w obowiązujących już przepisach ustawy o VAT (Dz.U.2025, poz. 775), jak też w projekcie nowelizacji ustawy o VAT, nad którym pracuje Sejm (nr druku 1407).
Zgodnie z obowiązującym art. 106na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca sporządzi fakturę ustrukturyzowaną 8 marca i w polu P1 (pole to służy do podania daty wystawienia faktury), podaje 8 marca, a 11 marca wyśle ją do KSeF, to datą wystawienia będzie 11 marca. Jeśli sporządzi fakturę 31 marca ( w polu P1 pokazuje 31 marca), a wysyła ją do KSeF 4 kwietnia, to datą wystawienia tej faktury jest 4 kwietnia.
Jeśli zaś przy sprzedaży np. w lutym, sporządzi fakturę 15 marca i w polu P1 poda 15 marca, ale prześle ją do KSeF 18 marca, to będzie to faktura wystawiona po terminie (fakturę należy bowiem wystawić do 15 dnia kolejnego miesiąca).
Od tej zasady są trzy wyjątki. Dotyczą one faktur wystawionych w trybie offline 24, wystawionych podczas awarii oraz podczas niedostępności KSeF, gdzie datą wystawienia faktury jest zawsze data z pola P1. I to jest zrozumiałe.
Czytaj też w LEX: Krajowy System e-Faktur - wyzwania i konsekwencje>
Na czym polega więc sprzeczność?
W projekcie nowelizacji ustawy o VAT, nad którym pracuje obecnie Sejm, pojawia się art. 106nda ust. 16. to przepis na tyle nieprecyzyjny, że stwarza różne możliwości jego interpretacji. Ta zaprezentowana przez ministerstwo prowadzi do wniosku, że jeśli podatnik wyśle fakturę do KSeF później, niż data wskazana w polu P1, to datą wystawienia tej faktury będzie data z pola P1. Mamy więc sprzeczność między art. 106na ust. 1 a 106nda.
Ministerstwo Finansów wyjaśniło na stronach internetowych, że datą wystawienia faktury jest data wysyłki faktury do KSeF. I to wynika z art. 106na ust. 1. Ale jeżeli ta data będzie późniejsza, niż data wskazana w polu P1, to datą wysyłki faktury do KSeF będzie data z pola P1. Z tego wniosek, że zawsze datą wystawienia faktury będzie data z pola P1.
Pewnie część przedsiębiorców ucieszy taka interpretacja, ponieważ daje im większą elastyczność. Kluczowa będzie data, którą wpiszą na fakturze, a nie data wysyłki do systemu.
Jednak informacja ministerstwa zamieszczona na stronie nie jest obowiązującym prawem. To nawet nie są wiążące wytyczne. Poza tym ministerstwo zaznacza, że to projekt, który jeszcze może się zmienić. Jednocześnie MF apeluje, by przedsiębiorcy rozpoczęli proces przygotowania się do KSeF i deklaruje, że będzie ich w tym wspierać. Powstaje pytanie, w jaki sposób.
Jak więc rozwiązać ten problem?
Należy mieć nadzieję, że ta regulacja zostanie wyprostowana na etapie prac sejmowych. Czyli albo zostanie usunięty przepis 106na ust. 1, albo zostanie doprecyzowany przepis 106nda ust. 16 . To ostatni moment na takie zmiany. Jeśli nic się nie zmieni, to – w mojej ocenie – znajdziemy się w patowej sytuacji.
Przypomnijmy, że prace nad KSeF trwają od kilku lat. MF chwali się, że były przedmiotem bardzo szerokich konsultacji społecznych.
Jestem zwolenniczką KSeF. Uważam, że w dalszej perspektywie będzie to ogromne ułatwienie. Jednak, biorąc pod uwagę jakość przepisów, na podstawie których KSeF będzie wdrożony, obawiam się dużego chaosu, przynajmniej na początku.
Cena promocyjna: 69.8 zł
Cena regularna: 349 zł
Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 244.3 zł
To na pewno nie koniec problemów. Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?
Wątpliwości budzi też sytuacja, w której przedsiębiorca otrzyma od kontrahenta fakturę wystawioną poza KSeF, bo np. kontrahent nie zdążył się przygotować do KSeF, a do końca 2026 r. wystawienie faktur poza systemem nie będzie karane.
Powstaje pytanie, czy podatnik będzie mógł bez przeszkód odliczyć VAT z takiej faktury. Jest to związane z definicją terminu otrzymania faktury. Datą otrzymania jest bowiem moment nadania fakturze numeru przez system KSeF.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przyjmuje w tym zakresie stanowisko korzystne dla podatników. Potwierdza, że takie faktury dają prawo do odliczenia VAT.
Ale to są interpretacje wydane w indywidualnych sprawach. Powstaje więc pytanie, czy każdy podatnik ma występować o indywidualną interpretację, żeby zabezpieczyć swoją sytuację prawno-podatkową.
Zobacz wzór w LEX: Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur>
Co jeszcze budzi wątpliwości?
Wątpliwości budzi też kwestia korzystania z trybu Offline24, w którym przedsiębiorca wystawia fakturę poza KSeF i musi ją najpóźniej następnego dnia roboczego przesłać do KSeF. Podatnicy liczyli, że będą mogli skorzystać z tego rozwiązania np. przy wystawianiu faktur na stacjach benzynowych, kiedy np. pracownik kupujący paliwo otrzymuje wizualizację faktury, a później faktura jest wysyłana do KSeF. Nabywca nie musiałby czekać na przesłanie faktury.
Z przepisów wynika, że faktury wystawiane w trybie Offline - 24 mogą być dostarczone nabywcom poza KSeF tylko wówczas, gdy nabywca – ujmując rzecz w dużym uproszczeniu - nie jest uczestnikiem KSeF (np. podmiot zagraniczny, konsument itd.). Taka faktura będzie oznaczona dwoma kodami QR. Jeden to kod offline, drugi - kod certyfikat.
W pozostałych przypadkach – faktury wystawione w trybie offline-24 mają być dostarczane podatnikom wyłącznie w KSeF. Faktura dostarczona nabywcy w KSeF, może być co prawda użyta poza KSeF, ale wówczas trzeba na nią nanieść kod QR, a pod nim podać nr KSeF faktury. To prowadzi do wniosku, że przedsiębiorca, który wystawia fakturę w trybie offline-24 (poza KSeF) nie może jej w chwili wystawienia udostępnić nabywcy (podatnikowi) poza KSeF – bo nie może nanieść na nią kodu QR z numerem KSeF faktury (z tego prostego powodu, że numer ten jeszcze nie został nadany, gdyż faktura nie została przesłana do KSeF). To powoduje, że prawdopodobnie nie będzie możliwe „szybkie” fakturowanie tj. wydanie wspomnianemu pracownikowi faktury i następnie dosłanie jej do KSeF.
Ewa Sokołowska, doradca podatkowy, członek zarządu Małopolskiego Oddziału Krajowej Izby Doradców Podatkowych
Polecamy też w LEX: Matarewicz Jacek, Ustawa o podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
