Ustawa o KSeF z podpisem prezydenta, firmy muszą się śpieszyć

Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, co kończy proces legislacyjny na poziomie ustawodawczym. To oznacza, że przedsiębiorcy - o ile jeszcze tego nie zrobili - powinni szybko przystąpić do wdrożenia systemu. Doradcy podatkowi wskazują jednak, że mimo długich prac i procesu konsultacji ustawa ciągle budzi szereg wątpliwości.

Zgodnie z ustawą, obligatoryjny KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

W przypadku drobnych przedsiębiorców, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10 tys. zł brutto, termin zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r. 

Krótki czas na wdrożenie KSeF

- Podstawowym problemem jest krótki czas na wdrożenie nowych przepisów oraz fakt, że ustawa, mimo długiego okresu prac i konsultacji, wciąż budzi wiele wątpliwości. Nadal nie zostały jeszcze opublikowane rozporządzenia wykonawcze, co wynika z oczekiwania na podpis prezydenta. Dodatkowo, środowisko testowe będzie gotowe dopiero pod koniec września. To bardzo krótki okres, biorąc pod uwagę rewolucyjny charakter zmian. Większość przedsiębiorców zdaje sobie z tego sprawę, widać poruszenie i zaangażowanie w prace wdrożeniowe. W praktyce jednak powstaje wiele wątpliwości – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.

Dotyczą one m.in. sytuacji, w której przedsiębiorca otrzyma od kontrahenta fakturę wystawioną poza KSeF, bo np. kontrahent nie zdążył się przygotować do KSeF, a do końca 2026 r. wystawienie faktur poza systemem nie będzie karane. Powstaje pytanie, czy podatnik będzie mógł bez przeszkód odliczyć VAT z takiej faktury. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przyjmuje w tym zakresie stanowisko korzystne dla podatników. Potwierdza, że takie faktury dają prawo do odliczenia VAT. Jednak są to interpretacje wydane w indywidualnych sprawach.

Wciąż wątpliwości budzi też termin wystawienia faktury. Zgodnie z obowiązującym art. 106na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca sporządzi fakturę ustrukturyzowaną 8 marca i w polu P1 (pole to służy do podania daty wystawienia faktury), podaje 8 marca, a 11 marca wyśle ją do KSeF, to datą wystawienia będzie 11 marca. Z kolei zgodnie z ustawą podpisaną przez prezydenta, inna zasada została sformułowana w projekcie nowelizacji ustawy o VAT, w art. 106nda ust. 16. Wynika z niego, że jeśli podatnik wyśle fakturę do KSeF później, niż data wskazana w polu P1, to będzie ona uznana za fakturę wystawioną w trybie offline i datą wystawienia tej faktury będzie data z pola P1.

Wiele pytań dotyczy też kwestii faktur pracowniczych i tego, w jakiej formie pracownik otrzyma fakturę np. na stacji benzynowej. Przyjęto założenie, że faktura wystawiona w trybie offline dla podatnika VAT nie powinna być przekazywana w formie papierowej lub PDF, lecz wyłącznie za pośrednictwem KSeF.

Ustawodawca nie wyłączył też z KSeF zagranicznych podmiotów, co generuje szereg problem dla tych podmiotów oraz ich polskich kontrahentów. Wystawiania faktur w KSeF uniknie jedynie podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.  W praktyce powstają jednak wątpliwości, jak należy rozumieć termin "stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej", ponieważ przepisy go nie definiują jednoznacznie, co potwierdza bogate orzecznictwo. 

Warto, by ministerstwo wydało objaśnienia

 - By wyjaśnić wątpliwości dotyczące KSeF, dobrym rozwiązaniem byłoby wydanie przez Ministerstwo Finansów objaśnień podatkowych lub interpretacji ogólnej. Przedsiębiorcy, podejmując ogromny wysiłek organizacyjny i finansowy, związany z wdrożeniem KSeF, chcą mieć pewność, że poprawnie stosują przepisy. Publikacje na stronach ministerstwa czy inne formy wypowiedzi przedstawicieli MF nie mają bowiem mocy ochronnej dla podatników. Należy też pamiętać, że interpretacje indywidualne, nawet gdy skarbówka prezentuje w nich korzystne dla podatników stanowisko, chronią tylko wnioskodawców w indywidualnej sprawie – mówi Janina Fornalik.

Również Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski, zwraca uwagę na ograniczenia czasowe oraz wynikające z przepisów niejasności.

- Wdrożenie KSeF to skomplikowany proces, który dotyczy wszystkich działów firmy, nie tylko księgowości, ponieważ wymaga zmiany wielu procesów. Konieczne jest m.in. ustalenie z kontrahentami tego, jakie dane mają zawierać faktury i w jaki sposób będą przesyłane pozostałe informacje. Dlatego te kilka miesięcy, które pozostały do 1 lutego i 1 kwietnia to niezbyt wiele czasu – mówi Arkadiusz Łagowski.

Zaznacza też, że nabywca nie ma żadnej możliwości, żeby zweryfikować, czy sprzedawca prawidłowo wystawia faktury poza systemem. Tymczasem do ewentualnych nieprawidłowości może dojść w wyniku np. błędu wystawcy, który powinien wystawić fakturę w KSeF, ale wystawi ją poza systemem. Tego typu błąd może popełnić np. zagraniczny podmiot, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, które uczestniczy w transakcji, więc powinien wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Możliwe są też nieprawidłowości po stronie małego podmiotu, który omija KSeF, mimo przekroczenia limitu 10 tys. zł miesięcznie.

- Co prawda, skarbówka potwierdza w interpretacjach indywidualnych, że takie faktury dają prawo do odliczenia VAT. Przykładowo w interpretacji z 4 marca 2025 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA) dyrektor Krajowej Informacji skarbowej potwierdził, że spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na jej rzecz przez dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające do odliczenia. Jednak kwestia ta wymaga jednoznacznego potwierdzenia, ponieważ dotyczyć będzie co do zasady wszystkich podatników. Sam fakt, że przedsiębiorcy mają co do tego wątpliwości, jest podstawą, by minister finansów wydał w tej sprawie objaśnienia lub interpretację ogólną, powołując się na unijną zasadę neutralności VAT. Należy też zwrócić uwagę, że wątpliwości nie dotyczą jedynie odliczenia VAT, ale również kosztów uzyskania przychodów w podatkach dochodowych - mówi Arkadiusz Łagowski.

Szef KAS Marcin Łoboda mówił jednak pod koniec czerwca, że na razie nie ma planów wydania interpretacji ogólnej ani objaśnień.

- Według mnie obecnie jest zbyt wcześnie na interpretację ogólną czy objaśnienia. Można to rozważyć, gdy pojawią się rozbieżności w praktyce, albo gdy coś będzie wymagało doprecyzowania, czyli dopiero gdy przepisy o KSeF wejdą w życie. Obecnie chcemy się skupić na szkoleniu przedsiębiorców - powiedział Marcin Łoboda.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.