Problemy z KSeF utrudniają gminom zamówienia publiczne
Od 1 lutego jednostki samorządu terytorialnego mogą mieć problem z przyporządkowaniem faktur do swoich jednostek podrzędnych, np. szkół. Część dostawców, którzy obowiązkowo wystawiają faktury w KSeF, nie jest w stanie wypełnić pola Podmiot3, a to uniemożliwia alokację faktur. Gminom nie pomogło formułowanie wymogu wypełnienia pola Podmiot3 w umowach z kontrahentami i zamówieniach publicznych (specyfikacji istotnych warunków zamówienia). Zdarza się, że nikt nie składa ofert przetargu, ponieważ potencjalni wykonawcy nie są w stanie spełnić wymogów związanych z oznaczaniem faktur w KSeF.
Od 1 lutego wszyscy podatnicy, w tym także jednostki samorządu terytorialnego, mają obowiązek odbierać faktury w KSeF. Obowiązek wystawiania faktur w systemie dotyczy na razie największych firm, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem, Jednak w przypadku gmin dużym utrudnieniem w odbiorze faktur może być centralizacja. Przypomnijmy, że gmina oraz jej jednostki i zakłady budżetowe są jednym podatnikiem VAT. Problemem może być więc odpowiednie przyporządkowanie faktury wystawionej na gminę, ale dotyczącej np. szkoły czy ośrodka pomocy społecznej.
- Niestety, potwierdziły się wcześniejsze obawy, że gminy, powiaty i województwa będą otrzymywać faktury bez wypełnionego pola Podmiot3 - jednostka podrzędna samorządu. W rezultacie, są samorządy, u których wszystkie faktury trafiają nie do jednostek podrzędnych, ale do zbiorczego „worka”. W części przypadków przyczyną jest to, że stosowane przez sprzedawców komercyjne programy do wystawiania faktur - wbrew wcześniejszym zapewnieniom Ministerstwa Finansów - nie tylko nie "wymuszają" wypełnienia pola Podmiot3, ale często to uniemożliwiają. Dane jednostki organizacyjnej (np. szkoły) są dopisywane w różnych miejscach na fakturze, ale nie w polu Podmiot3 - gdzie wymaga schema, aby jednostka podrzędna fakturę otrzymała. Tymczasem wystawcy są często przekonani, że podali wszystkie dane - mówi Joanna Rudzka, doradca podatkowy.
Czytaj też w LEX: E-faktury i Krajowy System e-Faktur >
Problem w zamówieniach publicznych
Problem zauważa Agnieszka Bieńkowska, doradca podatkowy, partner w ABJP. - Praktyka pokazuje, że nie wszystkie programy dostawców umożliwiają wypełnienie pola Podmiot3. Utrudnia to alokację faktur do jednostek podrzędnych. Faktury są wystawiane na główny NIP gminy, a ich rozdzielenie do odpowiednich jednostek wymaga dodatkowej pracy - mówi Agnieszka Bieńkowska.
Wyjaśnia, że wiele gmin, by uniknąć podobnych sytuacji, aktualizowało umowy z kontrahentami, wprowadzając w nich wymóg wypełniania przez dostawców pola Podmiot3 jako warunek akceptacji faktury i zapłaty należności. Okazało się jednak, że dostawcy często nie są w stanie spełnić tego warunku ze względów technicznych, ponieważ ich systemy informatyczne nie są do tego przystosowane.
Co więcej, wpływa to również na ogłaszane przez gminy przetargi. - Część gmin wprowadziła też warunek dotyczący fakturowania w zamówieniach publicznych. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia sformułowano wymóg, że w przetargu mogą wziąć udział tylko takie podmioty, które będą w stanie wypełnić w KSeF pole Podmiot3. W efekcie część firm rezygnuje z udziału w przetargu. Zdarza się, że dochodzi do sytuacji, w których nikt nie składa ofert, ponieważ potencjalni wykonawcy nie są w stanie spełnić oczekiwań związanych z oznaczaniem faktur w KSeF. Utrudnia to prowadzenie postępowań przetargowych. Dla niektórych firm utrata klienta, czyli jednostki samorządu terytorialnego, okazuje się mniej kosztowna, niż dostosowanie systemów informatycznych do wymogów JST - mówi Agnieszka Bieńkowska.
KSeF w samorządach - automatyzacja, procedury, dobre praktyki - zobacz w LEX >
Praktyka inna niż zapewnia resort finansów
Joanna Rudzka wskazuje, że samorządy od początku prac nad wdrożeniem KSeF ostrzegały przed tego typu problemami i aby ich uniknąć, postulowały wprowadzenie obowiązku wypełniania na fakturze pola Podmiot3, odnoszącego się do danych zakładów i jednostek budżetowych.
Jednak według Ministerstwa Finansów, jest to niemożliwe z uwagi na ograniczenia wynikające z art. 226 dyrektywy 2006/112/WE.
- Wprowadzenie prawnego obowiązku wypełnienia sekcji Podmiot3 jest niemożliwe z uwagi na ograniczenia co do zakresu wymaganych danych na fakturze na podstawie dyrektywy unijnej VAT1, ale nie jest również konieczne dla osiągnięcia założonego celu wymuszenia podania NIP jednostki wewnętrznej JST lub IDWew jednostki podrzędnej – wyjaśnia Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej w odpowiedzi na interpelację poselską nr 14259.
- Wprowadzone w strukturze logicznej FA(3) rozwiązanie polega na konieczności wypełnienia w elemencie Podmiot2 (tj. w danych nabywcy) znacznika JST. Każdy podatnik, który będzie wystawiał fakturę, będzie zobligowany do wskazania w niej, czy dotyczy ona jednostki podrzędnej JST. Odbywać się to będzie poprzez właściwe wypełnienie znacznika jednostki podrzędnej JST – tj. wskazanie „1” lub „2” w polu JST. W sytuacji, gdy wystawca faktury wskaże „1” – oznacza to, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. W takim przypadku, wystawca faktury powinien wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP (lub identyfikator wewnętrzny w przypadku korzystania z modelu uprawnień wykorzystującego IDWew) i określić oznacza, że faktura nie dotyczy jednostki podrzędnej JST - wyjaśnia MF.
Czytaj też w LEX: KSeF a RODO – nowe wyzwania w ochronie danych osobowych - przegląd obowiązków ciążących na ADO i IOD >
- Ministerstwo Finansów ze swojej strony wykonało szereg działań wspierających proces wystawiania faktur na rzecz JST, przy jednoczesnym poszanowaniu obowiązujących norm prawnych (w tym prawa UE). W ocenie resortu wdrożone rozwiązania oraz wydane rekomendacje dla dostawców programów księgowych zabezpieczają interes JST. Oczywiście właściwa komunikacja na linii JST a dostawcami, także jest tu istotna - podsumowuje resort.
Czytaj też w LEX: KSeF specyficzne wyzwania dla jednostek sektora finansów publicznych >
Jak zauważa Joanna Rudzka, resort nie sprecyzował, na czym ma polegać "wymuszenie" podania NIP jednostki wewnętrznej JST lub IDWew jednostki podrzędnej.
- Praktyka pokazuje, że rozwiązania zastosowane przez producentów oprogramowania są odwrotne, niż zapewniał resort finansów: System automatycznie zaznacza, że faktura nie dotyczy jednostki podrzędnej samorządu terytorialnego. Taka faktura nie trafi do jednostki organizacyjnej, mimo, że wystawca wpisał jej dane i NIP. Należy mieć nadzieję, że zostanie to naprawione - dodaje Joanna Rudzka.
Czytaj też w LEX: Gmina i jednostki samorządu terytorialnego w KSeF >
